Kirkon keskusrahasto: HR-järjestelmä

Tämä on Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn, jonka tavoitteena on hankkia Suomen evankelis-luterilaisen kirkon ja seurakuntatalouksien käyttöön HR-järjestelmä (jatkossa myös "järjestelmä" tai "palvelu") sekä siihen liittyviä palveluita. Hankinnassa on kyse HR-järjestelmän toimituksesta, ylläpidosta ja kehittämisestä Saas-palveluna. Hankinnan monimutkaisen luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai vaatimusmäärittelyä ei kyetä tekemään ilman neuvottelujen käymistä. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä, jossa tilaaja neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista (ml. vaatimusmäärittely) menettelyyn hyväksyttyjen tarjoajien kanssa. Neuvottelujen tavoitteena on täsmentää hankintasopimuksen ehdot siten, että tilaajan ja seurakuntatalouksien tavoitteet HR-järjestelmäratkaisulle täyttyvät mahdollisimman hyvin markkinoilla olevien valmisohjelmistojen avulla. Neuvottelujen avulla tarjoajille pyritään saamaan mahdollisimman hyvä ymmärrys tilaajan tarpeista sekä tilaajalle ymmärrys tarjoajien ratkaisuista ja näin saamaan mahdollisimman hyvä lopputulos HR-järjestelmän hankintaan. Neuvottelujen aluksi neuvottelumenettelyyn valituilta osallistujilta pyydetään alustavat tarjoukset vastaamalla alustavaan tarjouspyyntöön. Neuvottelumenettelyn aikana tarjouspyyntöä / hankintasopimuksen ehtoja tarkennetaan ja neuvotteluiden päätteeksi osallistujat saavat lopullisen tarjouspyynnön vastattavakseen. Kiinnostuneet ehdokkaat voivat lähettää osallistumishakemuksen, jolla pyytävät saada osallistua hankintamenettelyyn. Ehdokkaan soveltuvuus- ja kelpoisuus ehdot kerrottu mm. Osallistumispyynnön kohdassa Muut ehdot.

Kirkon keskusrahasto hankkii kokonaisratkaisuna järjestelmän henkilöstötietojen hallintaan (HR master), palvelusuhteen elinkaaren hallintaan ja henkilöstön kehittämiseen sekä sen käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvät palvelut. Tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä ”HR-järjestelmä” tarkoittaa Saas-palveluna hankittavaa järjestelmää kokonaisuudessaan tuotanto- ja koulutus-/testiympäristöineen sekä järjestelmään liittyviä tukipalveluita. Hankinnan tavoitteena on, että tuleva HR-järjestelmä kattaisi henkilöstöön liittyvät asiat (lukuun ottamatta rekrytointia ja palkanlaskentaa) koko työsuhteen elinkaarelta ja vähentäisi manuaalista työtä. Hankekuvauksen (osallistumispyynnön liite 1 ) kohdassa 6. Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset on lueteltu yleisiä vaatimuksia hankittavaa järjestelmää ja toimittajan palveluita kohtaan. Esitetyt vaatimukset ovat vähimmäisvaatimuksia tarjottavaan ratkaisuun liittyen, eikä näistä voida joustaa neuvottelumenettelyn aikana. Kiinnostuneita ehdokkaita kehotetaan tutustumaan huolellisesti tähän osallistumispyyntöön ja sen liitteisiin, joissa on kuvattu tarkemmin HR-järjestelmää ja sillä suoritettavia tehtäviä. Hankinnan kohteena oleva järjestelmä on valmisohjelmisto, joka parametroimalla ja vain vähäisellä ohjelmointityöllä (esim. järjestelmäliittymät) saatetaan vastaamaan tilaajan kuvaamia tarpeita. Hankintasopimus tehdään kilpailutuksen voittaneen toimijan kanssa kattamaan ensin käyttöönottoprojekti, jonka jälkeen siirrytään jatkuvien palveluiden käytön piiriin. Sopimuskauden aloitusaikataulu on arvio ja sopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Toimitettavan järjestelmän käyttäjälisensseistä ja SaaS-/pilvipalvelun teknologian toimittamisesta voidaan tehdä erillinen sopimus SaaS-/pilvipalvelutoimittajan kanssa, mikäli tämä on sopimusrakenteen vuoksi välttämätöntä. Aikataulullisesti kilpailutuksen tavoitteena on solmia hankintasopimus valitun toimittajan kanssa vuoden 2022 ensimmäisen vuosipuoliskon aikana, mutta aika on arvio eikä tilaaja sitoudu siihen. Käyttöönottoaikataulu tullaan suunnittelemaan vaiheittaiseksi eri käyttäjäorganisaatioiden mukaan. Tarkempi aikataulu ja vaiheistus sovitaan valitun toimittajan kanssa. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska tarkoitus on hankkia HR-järjestelmä kokonaisratkaisuna siten, että sekä sen käyttöönottoon että ylläpitoon liittyvät palvelut ovat yhteensopivia ja että niiden hallittavuus tämän vuoksi on helppoa ja käytännöllistä. Hankinnan tavoitteena on yhdistää tällä hetkellä seurakuntatalouksien eri järjestelmissä tapahtuvaa henkilötietojen hallintaa samaan käyttökokemukseltaan yhdenmukaiseen kokonaisuuteen. Mikäli SaaS-/pilvipalvelun teknologiatoimittajan kanssa tehdään erillinen sopimus, voidaan muuhun ylläpitoon ja jatkuviin palveluihin liittyvä sopimus irtisanoa erikseen ja kilpailuttaa myöhemmin uudelleen.