Tietopyyntö - Espoon kaupunginmuseon kulttuuriperinnön tietojärjestelmä

TÄMÄ EI OLE ENNAKKOILMOITUS, HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN TIETOPYYNTÖ MARKKINODEN KARTOITTAMISEKSI Hankinnan tiivistetty kuvaus: Hankinnan kohteena on Espoon kaupunginmuseon kulttuuriperinnön tietojärjestelmä SaaS palveluna. Kaupunginmuseo vastaa ammatillisena museona aineellisen ja aineettoman kulttuuriperinnön sekä kulttuuriympäristöön liittyvän tiedon tallentamisesta, säilyttämisestä, tutkimuksesta ja sekä esille saattamisesta ja jakamisesta Espoossa. Kulttuuriperinnön tietojärjestelmällä hallinnoidaan hankintaerien, valokuvien, esineiden, arkistoaineistojen, kirjaston, kulttuuriympäristötiedon (esim. rakennukset, alueet, arkeologiset kohteet) sekä toimija- ja osapuolitietojen muodostamaa kokonaisuutta, jossa on tällä hetkellä noin 300 000 tietuetta. Kulttuuriperinnön tietojärjestelmä sisältää myös teksti-, video- ja äänitietueita. Järjestelmällä hallitaan kokoelmiin ja kulttuuriympäristöön kuuluvia aineistoja ja niiden teknisiä, rakenteellisia ja hallinnallisia metatietoja sekä keskeisiä kokoelmatyön ja kulttuuriympäristötyön prosesseja. Järjestelmään tallennetaan kokoelmiin, rakennettuun kulttuuriympäristöön ja arkeologisiin kohteisiin liittyvät kuvailu-, historia- ja alkuperätiedot, niiden hankinnan, hallinnan, ylläpidon ja käsittelyn tiedot, aineistojen käyttöön liittyvä dokumentaatio sekä aineistoihin liittyvien oikeuksien tiedot. Järjestelmällä hallinnoidaan erilaista henkilötietoa ja sen tulee täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaateet. Kulttuuriperinnön tietojärjestelmä on museoiden kaikkien ammattiryhmien työkalu ja perusta prosesseille ja toiminnoille. Järjestelmän sisältämät tiedot ovat välttämättömiä näyttely- ja tapahtumatuotannolle sekä julkaisutyölle ja tietopalvelulle. Järjestelmä parantaa digitaalisen tiedonhallinnan ja -palveluiden infrastruktuuria helpommin ylläpidettäväksi ja hallittavaksi sekä ohjelmistotasolla keskenään kommunikoivaksi. Tarkemmin hankinnan kohdetta on kuvattu Liitteessä 1 ja järjestelmän käyttötarkoitusta Liitteissä 2a-2f. Liitteet on ladattavissa kirjautumalla tarjouspalvelu.fi-sivustolle Hankinnan ja käyttöönoton alustava aikataulu: 11/2021 Markkinavuoropuhelu (vkot 45-47) 4-6/2022 Kilpailutus 9-10/2022 Hankintapäätös 11/2022 -> Käyttöönotto Tietopyyntö: Espoon kaupunki julkaisi tietopyynnön löytääkseen toimittajia, joilla on valmius toimittaa yllä mainittuja järjestelmäratkaisuja/-kokonaisuuksia. Tällä tietopyynnöllä Espoo pyytää ilmoittamaan halukkuudesta osallistua markkinavuoropuheluun, jonka avulla Espoon on tarkoitus kartoittaa eri vaihtoehtoja edellä kuvatun ulkoisen palvelun tuottamisesta sekä siihen liitettävistä teknisistä toteutusvaihtoehdoista ja mahdollisista täydentävistä palveluista. Toivomme, että vastaatte tietopyyntöön mahdollisimman pian, mutta viimeistään 1.11.2021 klo 16:00 mennessä. Vastauksenne voitte lähettää osoitteeseen elina.railamaa@espoo.fi JA hankinta@espoo.fi Tietopyyntöön vastaamisen yhteydessä palauttakaa täytetyt tietopyynnön liitteet • Liite 3. Ennakkokysymykset tarjoajalle • Liite 4. Hinnan kokoluokka-arviolomake Liitteet on ladattavissa kirjautumalla tarjouspalvelu.fi-sivustolle. Saatujen vastausten perusteella Espoo valitsee markkinavuoropuheluun kutsuttavat toimittajat. Tarjoajan tulee esittää markkinavuoropuhelutilaisuudessa tarjoamansa järjestelmän demo, jossa tulee käydä ilmi järjestelmän keskeisimmät toiminnallisuudet kuten • Prosessikuvausten mukainen kokoelman ottaminen, kokoelman hoito ja säilytys sekä poistoprosessi • Haku, raportointi, metatietojen muokkaus (myös massamuokkaus), digitoidun aineiston (esim valokuva) tuonti (myös massatuonti) sekä liitetiedostojen lisääminen • Asiakaspalvelutilanteet, esim. kohteiden kuvien lähettäminen asiakkaalle tai paperitulosteen tekeminen kohteista asiakkaalle • Käyttöoikeuksien hallinnan toiminta • Paikkatietotoiminnallisuudet • Käsikirjastonhallinnan toiminnallisuudet • Toimijarekisterin toiminnallisuudet • Käytettävyys mobiilisti, esim tabletilla Demolle asetettu enimmäisaika on 45 minuuttia HUOMIO! Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus, ennakkoilmoitus, tarjouspyyntö tai kutsu neuvottelumenettelyyn, eikä sillä aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinavuoropuheluun liittyvä osallistumispyyntö. Tietoja käytetään ainoastaan hankinnan suunnitteluun. Tietopyyntö ei velvoita toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla ja Tilaaja voi myös jättää tarjouskilpailun kokonaan toteuttamatta. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei sido yritystä myöhempään tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä ole edellytyksenä tarjouskilpailuun osallistumiselle. Vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta yrityksen asemaan mahdollisessa tarjouskilpailussa.