Kutsu markkinavuoropuheluun - Kuopion toimitalon monipalvelu

Kansaneläkelaitos (Kela) kutsuu toimijoita markkinavuoropuheluun koskien Kuopion toimitalon monipalvelun hankintaa. Tämän markkinavuoropuhelun tarkoituksena on kartoittaa toimijoita, joilla on valmius tarjota hankinnan kohteena olevaa palvelua, esitellä hankittavaa palvelukokonaisuutta, käydä vuoropuhelua hankintaa koskevista määrittelyistä sekä tarkentaa näkemystä kilpailutuksen toteuttamisesta. Markkinavuoropuhelun perusteella saatavaa tietoa pyritään hyödyntämään tarjouspyynnön valmistelussa. Kilpailutuksen kohteena on Kuopion toimitalon monipalvelu. Monipalvelu sisältää ravintola-, siivous-, kiinteistönhoito- ja vahtimestaripalveluiden tuottamisen Kelan Kuopion toimitalossa, osoitteessa Suokatu 40, 70110 Kuopio. Kuopion toimitalossa on 6 842 neliömetriä viidessä kerroksessa mukaanlukien kellarikerros. Toimitalossa on työpisteitä noin 190 henkilölle. 1) Ravintolapalvelu (ravintolapalvelut 55000000, ravintola- ja tarjoilupalvelut 55300000, ruokalapalvelut 55510000): Tilaajan henkilöstön lounas- ja tilausravintolapalvelut, take away-myynti. Lounaspalvelua tuotetaan tilaajan laitteilla ja astioilla Tilaajan palvelukuvauksen mukaisesti. Tilaajan vastuulla on hoitaa laitteiden huollot sekä mahdolliset uushankinnat. Keittiötiloista ei peritä vuokraa. Ravintolassa ruokailee keskimäärin 40 -100 henkilöä. Tarjoilutilauksia on vähäisessä määrin, välillä ei lainkaan. Take away myynti koostuu välipalatuotteista, makeisista, virvokkeista sekä ylijäämälounasruoasta sekä myyntiin tehdyistä leivonnaisista. 2) Siivouspalvelu (90910000-9): Ylläpitosiivoukset ja työohjeessa määritetyt harvemmin tehtävät perussiivoukset palveluntuottajan välineillä, aineilla ja koneilla. Saniteettitarvikkeiden tilaustarpeesta ilmoittaminen Kelan yhteyshenkilölle, erikseen tilattavat siivoustyöt mm. tekstiilikalusteiden pesu. 3) Kiinteistönhoitopalvelu (70330000-3): Kiinteistönhoitopalvelu sisältää varsinaisen kiinteistönhoidon sijaistuksen loma-aikoina noin 8 - 10 viikon aikana, päivystyksen virka-ajan ulkopuolella (illat, yöt ja viikonloput), erikseen määritellyt kausi- ja vuosihuollot sekä ulkoalueiden hoidon ja kunnossapidon kokoaikaisesti, erikseen tilattavat toimeksiannot sähkö- ja LVI-töihin liittyen. 4) Vahtimestaripalvelu (98341120-2): Vahtimestaripalvelu noin 3-4 h/pv. Postinkäsittely, vieraiden ja tavaroiden vastaanottaminen, monitoimitulostimien ylläpito, kokoustilojen ja laitteiden järjestelyt, kulunvalvontajärjestelmään liittyviä tehtäviä, vaihtelevia vahtimestarin työhön liittyviä toimisto- ja arkistointitehtäviä. Tarvikkeiden tilaustarpeesta ilmoittaminen yhteyshenkilölle sekä yleisestä järjestyksestä huolehtiminen. Palveluntuottaja nimeää paikanpäällä toimivan henkilön, joka vastaa monipalvelusta kokonaisuudessaan kaikissa yllämainituissa osa-alueissa. Nimetty henkilö vastaa mm. - asiakastyytyväisyydestä - toiminnan kehittämisestä - asiakaspalvelusta - työnjohdosta ja töiden organisoinnista - palvelun resurssoinnista - laadunvalvonnasta - raportoinnista Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi (1) palveluntuottaja, joka vastaa kokonaisuutena monipalveluun kuuluvien palvelujen tuottamisesta ja palvelukokonaisuuden toimivuudesta sekä kehittämisestä yhteistyössä Tilaajan kanssa. Monipalvelumallin tavoitteena on vähentää palveluihin liittyvää hallinnollista taakkaa sekä ohjata palvelutuotantoa toimitalossa ilmenevän palvelutarpeen mukaan. Palveluntuottajan tulee olla sitoutunut palveluiden käyttöönottoon, tuottamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen. Palveluntuottajalta edellytetään riittävää asiantuntemusta, kokemusta ja kokonaisuuden hallintataitoja monipalvelun tuottamiseksi. Markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille tullaan lähettämään sähköpostitse lisätietoja tulevan hankinnan suunnitellusta sisällöstä sekä kysymyksiä koskien tulevaa kilpailutusta. Alustavasti on suunniteltu, että varsinainen tarjouskilpailu järjestetään keväällä 2022.

Kuopion toimitalon monipalvelun hankinnasta kiinnostuneita tarjoajia pyydetään ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun sähköpostitse osoitteeseen hankintapalvelut@kela.fi 29.10.2021 klo 16.00 mennessä. Osallistuminen markkinavuoropuheluun ei sido toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä tai toisaalta esteenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuhelun ensimmäinen osa toteutetaan kirjallisena menettelynä, jossa markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille tarjoajille lähetetään sähköpostitse kysymyksiä hankinnan toteuttamiseen liittyen. Ensimmäinen osa pyritään toteuttamaan marraskuun - joulukuun aikana. Markkinavuoropuhelun mahdollinen toinen osa toteutetaan kaikille samansisältöisinä yrityskohtaisina tapaamisina sähköistä alustaa käyttäen (Skype) joulukuun - tammikuun aikana. Kela ilmoittaa tapaamisajankohdasta marraskuun loppuun mennessä sähköpostilla. Markkinavuoropuhelun kolmas osa toteutetaan tarvittaessa kirjallisena menettelynä, jossa markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille tarjoajille voidaan lähettää tarjouspyyntömateriaaliin liittyviä luonnoksia kommentoitavaksi. Kolmannen osan arvioitu toteuttamisaika on tammikuun - helmikuun aikana. Markkinavuoropuhelu pyritään toteuttamaan kokonaisuudessaan marraskuun 2021 - helmikuun 2022 aikana. Markkinavuoropuhelussa voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia asioita: - monipalvelun sisältö - monipalvelunpalvelun hinnoittelu ja vertailuhinnan muodostuminen - laadun huomioiminen palvelussa ja sen eri osa-alueissa - monipalvelun referenssi- ja muut soveltuvuusvaatimukset - monipalvelun toteutuksessa huomioitavat henkilöstöresurssit - vastuullisuuden huomioiminen palvelun eri osa-alueissa Markkinavuoropuhelussa annettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Markkinakartoituksessa mukana olevien yritysten nimiä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei julkaista vastausten yhteydessä. Markkinavuoropuhelussa annetut tiedot eivät sido ketään osapuolta. Markkinavuoropuhelun aikana esitellyt asiakirjat ovat luonnosasiakirjoja, eikä hankintayksikkö sitoudu toteuttamaan hankintaa niiden mukaisesti. Vuoropuhelu toteutetaan suomen kielellä.

Tämä ilmoitus ei ole tarjouspyyntö, eikä sen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen liittyvä tietopyyntö. Tämä ilmoitus ei myöskään velvoita Kelaa toteuttamaan varsinaista hankintaa. Tähän tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Markkinakartoituksessa annetut tiedot eivät sido ketään osapuolta. Kela käsittelee prosessin aikana yritysten antamia tietoja luottamuksellisesti. Markkinakartoituksessa mukana olevien yritysten nimiä tai muita tietoja ei julkaista. Markkinakartoitukseen osallistumisesta ei makseta korvausta.