Projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmä Oulu2026-hankkeelle

Tämä on kutsu markkinavuoropuheluun, ei hankintailmoitus. Oulu2026 valmistelee digitaalisen projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa.Tämä markkinakartoitus on osana hankinnan valmistelua. Hankinta toteutetaan syksyn 2021 aikana. Järjestelmään liittyviä räätälöintitöitä voidaan toteuttaa jo nyt syksyllä 2021, mutta järjestelmä tulee vuoden 2022 alusta Oulu2026-toimintaa toteuttavan – uuden perustettavan – Oulun kulttuurisäätiön käyttöön. Hankittava projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa Oulu2026-kulttuuriohjelman satojen eri projektien kootun seurannan ja hallinnoinnin. Järjestelmässä projektien vetäjät hallinnoivat omia ohjelmatoteutuksiaan ja Oulu2026-ohjelmatyön johdossa pystytään seurantapaneelin kautta kootusti seuraamaan projektien edistymistä. Eri käyttäjätasoilla on nähtävissä suppeammin tai laajemmin ohjelmatyön eri projekteja. Seurantatyöllä halutaan myös tuottaa tietoa Oulu2026-toiminnan vaikuttavuuden arviointia ja tutkimustyötä varten, jota tehdään yhteistyössä Kulttuuripolitiikan keskus Cuporen kanssa. Projektinhallintatyökalulla täytyy pystyä muun muassa aikatauluttamaan toimenpiteitä ja tapahtumia, raportoimaan Oulu2026-projektin budjetista ja organisoimaan kulttuuriprojektin tuotantoa niin, että seurantatietoja jää muun muassa: tapahtumien määrästä, tapahtumapaikkojen määrästä, osallistujista, työntekijöistä, vapaaehtoisista, yhteistyökumppaneista, akkreditoituneesta mediasta, teknisestä tuotannosta, kuljetuksista ja majoituksista. On tärkeää, että digitaalinen projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa integraatioita muihin järjestelmiin ja tietorajapintoihin. Esimerkiksi sujuva integraatio Oulun kaupungin tapahtumakalenterin kanssa on ehdottoman tärkeä ominaisuus. Myös integraatiot lipunmyyntipalveluiden kanssa ovat toivottuja. Markkinakartoituksen tarkoituksena on selvittää hankkeen tarpeen mukaisia markkinoilla tarjolla olevia tietojärjestelmäratkaisuja ja niiden toiminallisuuksia, sekä käyttöönotto-, tuki-, ja ylläpitopalveluita. Markkinakartoituksen avulla pyritään saamaan keskeistä tietoa palvelukokonaisuuteen liittyvistä mahdollisista teknisistä ratkaisuista, niiden toiminnallisuuksista ja niihin liittyvistä palveluista, jotta tarjouskilpailu toteutuu tarkoituksenmukaisesti. Tarkoituksena on selvittää suunnitteilla olevaan hankintaan liittyviä seikkoja koskien järjestelmien tarjoajia, saatavuutta, integrointikyvykkyyttä, kehittämishalukkuutta sekä sopimus- ja hinnoitteluperiaatteita. Tarkentavia kysymyksiä: 1. Millaisia käyttöönotto-, tuki-, ja ylläpitopalveluita tarjoatte? 2. Millaisia kokemuksia ja asiakkuuksia teillä on kulttuuri- ja tapahtumatoimialalta? 3. Millaisia kieliversioita järjestelmästänne on tarjolla? 4. Miten järjestelmänne ottaa huomioon GDPR-tietosuoja-asetukset? 6. Miten mahdollistaisitte vuorovaikutuksen digitaalisella alustalla? 7. Miten ratkaisunne hyödyntää tietovarantoja sekä avoimia rajapintoja ja miten mahdolliset integraatiot rakennetaan? Markkinakartoitukseen osallistuminen ei sido toimittajaa, eikä tämä ole tarjouspyyntö tai hankintailmoitus. Hankeryhmä valitsee saapuneista ilmoituksista mielenkiintoisimmat esitykset varsinaiseen markkinavuoropuheluun ja on yhteydessä toimittajiin. Kaikki saapuneet ilmoitukset huomioidaan markkinakartoituksessa. Vastaukset viimeistään 22.10.2021 klo 12 mennessä sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@ouka.fi HUOM! Otsikkoon diaarinumero: OUKA/11219/02.08.01/2021 OUKA/11219/02.08.01/2021 Projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmä Oulu2026 -hankkeelle