Kutsu markkinavuoropuheluun: Projektipankin hankinta

HUOMIO! Tämä ei ole tarjouspyyntö, hankintailmoitus tai ennakkoilmoitus vaan ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä osana hankinnan suunnittelua. Espoon kaupunki on käynnistänyt ”Projektipankin” hankinnan valmistelun ja kutsuu toimittajia markkinavuoropuheluun. Hankinnan kohteena on helppokäyttöinen ja selkeä, erityisesti rakennusalalle räätälöity valmis uudis- ja kunnossapitoprojektien dokumenttien hallintaan tarkoitettu SaaS-järjestelmä, jossa on Tilaajan räätälöitävissä oleva kansiorakenne/-hierarkia. Järjestelmän tulee olla integroitavissa muihin järjestelmiin, kuten Tilaajan dokumenttien arkistointijärjestelmään sekä kopiolaitoksen käytössä olevaan palveluun. Järjestelmää tulee käyttämään sekä Espoon kaupungin Kaupunkiympäristön toimialan työntekijät että ulkoiset kumppanit kuten suunnittelijat, urakoitsijat ja valvojat. Järjestelmällä on tarkoitus hallita ensisijaisesti Espoon kaupungin rakennusprojektien dokumentaatiota valmistelusta ja suunnittelusta toteutukseen niihin liittyvine välivaiheineen. Päivittäisessä käytössä toimiva järjestelmä mahdollistaa rakennushankkeissa tarvittavan dokumentaation helpon saatavuuden ja jakamisen kaikille hankkeen osapuolille riippumatta siitä, onko kyseessä Tilaajan oma tai ulkopuolinen organisaatio. Hankittavan järjestelmän toimittaminen sisältää palvelun käyttöönoton ja jatkuvan palvelun lisäksi myös erikseen tilattavia asiantuntija-, tuki- ja sovellusylläpitopalveluita järjestelmän palveluympäristön kehittämiseen ja ylläpitoon. Projektipankkijärjestelmän alustavat keskeiset toiminnallisuudet ovat: • Projektien ja käyttöoikeuksien hallinta • Tiedostojen sähköinen hallinta • Tiedostojen käyttöoikeuksien ja revisioiden hallinta • Erilaiset raportointitoiminnallisuudet • Erilaiset hakutoiminnallisuudet • Sähköinen tarjouspyyntö – toiminnallisuus urakan aikaisiin tilauksiin liittyen • Työmaa-ominaisuudet (esim. työmaapäiväkirjojen hallinnointi ja työturvallisuushavainnot) • Valmius tietomallien käsittelyn tukeen Lisäksi Espoon kaupunkia kiinnostaa erilaiset projektiviestinnän toiminnallisuudet sekä erilaisten virhe- ja puutelistojen dokumentointitoiminnallisuudet työmaan aikana. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on kartoittaa hankintaan liittyvien kaupallisten, erityisesti rakennusalalle räätälöityjen valmisohjelmistojen markkinatilannetta. Markkinavuoropuhelussa esiin tulleita tietoja voidaan käyttää hankinnan valmistelussa. Espoon kaupunki saattaa valita markkinavuoropuheluun ilmoittautuneista muutaman toimittajan TEAMSilla käytäviin markkinavuoropuhelutilaisuuksiin, jotka olisi tarkoitus toteuttaa alustavasti marraskuussa 2021. Lisäksi markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille saatetaan lähettää alustavia tarjouspyynnön luonnosdokumentteja kommenteille alustavasti tammikuussa 2022. ILMOITTAUTUMINEN Ilmoittautumiset tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen henna.hamalainen@espoo.fi JA hankinta@espoo.fi viimeistään 27.10.2021 klo 12.00 mennessä. Otsikoi viestisi "Markkinavuoropuhelu - Projektipankin hankinta - ilmoittautuminen [Yrityksesi nimi]". Ilmoittautuminen markkinavuoropuheluun ei sido yritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Ilmoittautumisen yhteydessä toimittakaa sähköpostin liitteenä täytettynä Liite 1. ”Markkinavuoropuhelun vastauslomake”. Lisäksi pyydämme teitä lähettämään ilmoittautumisen mukana vapaamuotoisen esitteen tai kuvauksen yrityksenne jo olemassa olevasta ratkaisusta. Markkinavuoropuhelu ja siinä annetut tiedot eivät sido ketään siihen osallistuvaa tahoa, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Virallinen tarjouspyyntö julkaistaan vasta markkinavuoropuhelujen päätyttyä alustavasti helmi/maaliskuun taitteessa 2022. Järjestelmän käyttöönottoprojektin on alustavan aikataulun mukaan tarkoitus käynnistyä joko kesällä 2022 tai viimeistään elokuussa 2022. Vastauksia käsitellään luottamuksellisesti.