Dokumentinhallintajärjestelmä SaaS-palveluna sekä siihen liittyvät ylläpito- ja asiantuntijapalvelut

MARKKINAVUOROPUHELU Oy Apotti Ab (Apotti) hankkii oman toimintansa tueksi dokumentinhallintajärjestelmän ja sitä tukevat palvelut. Apotti tarvitsee nykyaikaisen sähköisen asiakirjan hallintajärjestelmän lääkintälaiteasetuksen MDR (EU) 2017/745, Laadunhallintajärjestelmän ISO 13485 ja arkistointivaatimusten asettamien edellytysten täyttymistä varten. Tällä hankinnalla tavoitteena on saada sähköinen järjestelmäratkaisu, joka mahdollistaa sähköisen asianhallinnan prosessit: dokumenttien luominen, muokkaaminen, tarkistamisen/hyväksymisen sekä tarvittaessa sähköisen allekirjoittamisen, julkaisemisen, haun ja katselemisen, säilyttämisen ja hävittämisen/poistamisen kaikki samassa järjestelmässä. Hankinnan tarkoituksena on hankkia ja käyttöönottaa toimittajan tuottama ja toimittama valmis palvelu (SaaS-palvelu), jonka käyttöönottoon, asiakaskohtaiseen sovittamiseen ja ohjeistukseen sekä koulutukseen liittyvät aineistot ovat saatavilla vähäisellä asiakaskohtaisella sovittamisella. Oy Apotti Ab:n dokumentinhallintajärjestelmän tulee olla SÄHKE2-sertifioitu tuote. Sen tulee olla käytettävissä suomenkielisenä. Sen tulee sisältää dokumentinhallintajärjestelmä ja siihen liittyvät vaatimusmäärittelyn mukaiset toiminnalliset osakokonaisuudet, niihin liittyvät lisenssit sekä käyttöoikeudet ja jatkuvan palvelun. Apotilla on käytössään Microsoft O365 Sharepoint ja ServiceNow, joiden kanssa järjestelmän tulisi kyetä yhteistoimintaan. Järjestelmäkokonaisuuden käyttöönoton tavoitteena on asiakirjojen ja asioiden käsittely sekä säilyttäminen ainoastaan sähköisesti. Edellä kuvattu hankinnan kuvaus on alustava ja siihen voi tulla muutoksia.

Tämä ilmoitus on ennakkotietoilmoitus. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Ennakkotietoilmoitukseen liittyy kutsu markkinakartoitukseen, jolloin kaikilla hankinnasta kiinnostuneilla toimittajilla on mahdollisuus käydä hankintaa koskevaa teknistä vuoropuhelua Apotin kanssa. Teknisen vuoropuhelun tarkoituksena on käydä yleisellä tasolla vuoropuhelua hankinnan kohteesta ja sen määrittämisestä. Tekninen vuoropuhelu ei sido Apottia toteuttamaan hankintaa. Tekninen vuoropuhelu ei myöskään sido toimittajaa mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiseen. TIETOA TOIMITTAJALLE ILMOITTAUTUMISESTA: Ilmoittautumisohje: Toimittajan tulee ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua tekniseen vuoropuheluun perjantaihin 22.10.2021 klo 16.00 mennessä lähettämällä osoitteeseen julkisethankinnat@apotti.fi sähköpostiviesti otsikolla: "Dokumentinhallintajärjestelmä - markkinavuoropuhelu". Toimittajaa pyydetään ilmoittamaan viestissä seuraavat tiedot: - toimittajan yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelinnumero, - lyhyt esittely yrityksestä ja tarjottavista palveluista. Apotti voi lähettää kaikille hankinnasta kiinnostuneille toimittajille sähköpostitse tarjouspyynnön luonnosmateriaalia sekä siihen liittyviä tarkentavia kysymyksiä kirjallisesti kommentoitavaksi lokakuun 2021 lopun ja marraskuun 2021 aikana. Lisäksi Apotti varaa oikeuden kutsua toimittajia kahdenkeskisiin neuvotteluihin, joista ilmoitetaan tarvittaessa myöhemmin. Tässä ennakkotietoilmoituksessa esitetyt kuvaukset ovat alustavia ja suuntaa antavia hankinnan ennakkotietoja. Osallistuneille yrityksille ei makseta korvausta vastaamisesta tai osallistumisesta.