Sopimustenhallintajärjestelmä Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle

Hankinta suoritetaan Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle, y-tunnus 3221326-2, joka on tässä kilpailutuksessa hankintalain tarkoittama hankintayksikkö. Hankintaa rahoitetaan ainakin vuonna 2021 Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hallinnoimasta valtion myöntämästä rakenneuudistuksen hankerahoituksesta (POPsote-hanke). Muutoin Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä on kilpailutuksen tekninen toteuttaja. Hankinnan kohteena on sopimustenhallintajärjestelmä Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle siirtyvien sopimusten hallittuun siirtoon, sopimushallinnan prosessien sähköistämiseen, sopimusten analysointiin ja sopimusten elinkaaren hallintaan liittyen. Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella ei ole käytössä omaa sopimustenhallintajärjestelmää. Sopimuksia siirtävien organisaatioiden kokonaismäärä on noin 36. Siirrettävien sopimusten kokonaismäärä n. 6000 sopimusta. Suurimmat sopimusmassat ovat Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirillä n. 2200 ja Oulun kaupungilla n. 800 sopimusta. Muilla organisaatioilla siirrettävien sopimusten määrät vaihtelevat useista sadoista kymmeniin sopimuksiin. Järjestelmän käyttäjämäärät vaihtelevat alun noin 50 käyttäjän määrästä myöhemmän ajankohdan 10 käyttäjään. Sopimuksia tullaan siirtämään sekä organisaatioista, joissa on käytössä sopimustenhallintajärjestelmiä (esimerkiksi TWeb, Cloudia), että organisaatioista, jotka eivät käytä sopimustenhallintajärjestelmiä. Valittavalla toimittajalla on kokonaisvastuu sopimustenhallintajärjestelmän ja siihen tarvittavien integraatioiden ja migraatioiden toimittamisesta. Hankinta sisältää seuraavat osa-alueet: • Sopimustenhallintajärjestelmä • Järjestelmän tuotanto-, koulutus- ja testausympäristö • Järjestelmän koulutus • Käyttöönottoprojekti • Sopimusten migraatio • Sopimusten integraatio • Käyttöpalvelun, tukipalvelun, järjestelmän ylläpidon, mahdolliset lisenssit sekä mahdolliset muut kustannukset • Integraatiot asianhallintaan ja sähköiseen arkistointiin • Mahdolliset optiot

Ks. vaatimusmäärittely ja muut tarjouspyynnön liitteet