Museon kokoelmajärjestelmän hankinta

Rauman kaupungin hankintapalvelut pyytää tarjoustanne tietojärjestelmästä, jolla hallinnoidaan Rauman Museon kokoelmia, tämän tarjouspyynnön sekä liiteasiakirjojen mukaisesti. Hankinnan sisältö kuvattu tarkemmin kohdissa II.2.4) Kuvaus hankinnasta sekä Muut tiedot> Kokonaismäärä tai laajuus.

Hankinnan tavoitteet Kokoelmahallintajärjestelmä on oleellinen osa museoiden työssä, jossa aineistojen saavutettavuus ja digitaalisten palveluiden kehittäminen ovat keskiössä. Kokoelmahallintajärjestelmä on museoiden aineistojen tiedonhallinnan, käytettävyyden ja asiakaspalvelun keskeinen ja tärkeä työkalu. Rauman museon hankinnan kohteena on kokoelmahallintajärjestelmä, joka mahdollistaa museoiden kokoelmiin kuuluvien aineistotyyppien hallinnan ja käytön sekä digitaalisten aineistojen/tiedostojen hallinnan ja pitkäaikaissäilytyksen. Järjestelmän toimintojen tulee olla helppokäyttöisiä ja mahdollistaa tehokas luettelointi- ja digitointityö. Järjestelmän tulee myös mahdollistaa erilaisten kokoelmahallinnan prosessien (esim. lainat, siirrot, näyttelykäyttö) sujuva ja looginen hallinta. Museoiden kokoelmien saavutettavuus ja tietovarannon avaaminen asiakkaiden käyttöön ovat tärkeä osa tämän päivän museotyötä. Rauman museon lähivuosien tavoitteena onkin lisätä kokoelmien digitaalista saavutettavuutta. Hankittavan järjestelmän tulee tukea mahdollisimman hyvin museon tavoitteita julkaista aineistoa yleisön saataville esim. Finna-palvelun kautta. Museon tavoitteena on saada hankinnalla käyttöönsä kokoelmahallintajärjestelmä, jonka avulla museo voi mahdollisimman hyvin hyödyntää digitalisaation museoille tuomia uusia mahdollisuuksia. Tavoitteena on saada kokoelmahallintajärjestelmä, johon tallennetut aineistot ovat tarvittaessa koko museon henkilökunnan nähtävissä hallintakäyttöliittymässä, lukuun ottamatta salaisiksi määriteltyjä tietoja. Käyttäjille voidaan antaa eritasoisia oikeuksia omiin ja muihin aineistoihin sekä niiden käyttöön ja julkaisuun. Oikeuksia hallinnoivat museon pääkäyttäjät. Uudessa järjestelmässä samaa aineistotyyppiä (esineet, valokuvat, arkistoaineisto) sisältävät tietokannat ovat rakenteeltaan yhtenäiset. Aineistoihin kohdistuvia muutoksia hallinnoidaan aineistojen käyttöoikeuksilla. Tavoiteaikataulu Tavoitteena on, että sopimus uudesta järjestelmästä allekirjoitetaan vuoden 2021 aikana ja käyttöönottoprojektin suunnittelu aloitetaan mahdollisimman pian sen jälkeen. Tavoitteena on toteuttaa testimigraatio vuoden 2021 loppuun mennessä.

Hankintayksikkö on tarkentanut tarjouspyyntöä soveltuvuusvaatimuksissa ja hinnoittelussa.