MARKKINAVUOROPUHELU: Digitaalisen aineiston arkistointipalvelu

MARKKINAVUOROPUHELU Valmistelussa olevan hankinnan kohteena on kokonaispalvelu, joka mahdollistaa Väyläviraston aineistojen digitaalisen arkistoinnin. Tuleva hankinta pitää sisällään digitaalisen aineiston arkistoinnin kokonaispalvelun pilvipalveluna (SaaS-palvelu). Väylävirasto hakee yhtä kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan järjestelmä valmiina SaaS-palveluna. Kokonaispalvelun tulee sisältää tarvittavat käyttöliittymät, ohjelmat, laitteistot, integraatio, lisenssit sekä ylläpito- ja tukipalvelut. Kokonaispalvelun käyttöönoton tulee olla yksinkertainen ja nopea. NYKYTILANNE Väylävirastossa on käytössä Sähke2 sertifikaatin mukainen asianhallintajärjestelmä ja Kansallisarkiston lupa säilyttää siinä pysyvästi säilytettävät asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa. Sinne arkistoituu sähköisesti kaikki tässä järjestelmässä käsiteltävät asiat ja asiakirjat. Väylävirastossa on kuitenkin suuret määrät ns. teknistä aineistoa, digitoituja aineistoja ja operatiivisissa järjestelmissä olevia asiakirjallisia tietoja, joita ei käsitellä asianhallintajärjestelmässä. Tästä aineistosta suuri osa on määritelty pitkään tai pysyvästi säilytettäväksi. Aineisto joudutaan säilyttämään nykyisin vielä osittain paperimuodossa, koska Väylävirastolla ei ole sille pitkäaikaissäilytyksen vaatimusten mukaista arkistointijärjestelmää. Tällä hetkellä digitoituna on n. 50 000 piirustusta, n. 7000 karttaa ja n.10 000 siltalaskelmaa. Lähivuosina digitoidaan runsaasti lisää aineistoa ja syntysähköisen aineistojen määrä kasvaa koko ajan. Väyläviraston hankkeet käyttävät useita eri toimittajien projektiportaaleita. Niiden rakenteessa ei aina ole standardia eikä yhtenäisiä metatietomalleja. Digitoitu piirustussarja voi olla kokonaisuudessaan 1 teran kokoinen, digitoiduista aineistoista suurimmat yksittäiset tiff tiedostot ovat 700-800 Mt. Yhdessä projektiportaalissa on keskimäärin noin 6000-7000 dokumenttia. Projektiportaaleita on arviolta 100. Suurin hankeaineisto on noin 300 Gt. Arkistoitavaa aineistoa saadaan talteen monessa muodossa, cd:llä, muistitikuilla ja muilla ulkoisilla kovalevyillä sekä linkkeinä erilaisiin projektiportaaleihin, joista aineisto poimitaan. Aineisto tallennetaan verkkolevylle kansiorakenteeseen. Verkkolevyllä aineistoa on arviolta 4,7 Tt. TAVOITE Tavoitteena on ottaa käyttöön digitaalinen arkisto, jonne täyttää saada arkistoitua lähes kaikki Väyläviraston arkistoaineisto sähköisesti siten, että arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset täyttyvät. Sen lisäksi digitaalisessa arkistossa on tarvittavat välineet metatietojen hallintaan hyödyntäen yleisiä ja Väyläviraston omia metatietomalleja. Metatietojen syöttö tulisi olla helppoa ja mahdollisimman pitkälti automatisoitua, hyödyntäen esim. tiedonohjaussuunnitelmaa, kansiorakennetta, metatieto-exceliä ja tekstitunnistusta metatietojen synnyttämisessä. Tavoitteena on parantaa arkistossa olemassa olevien aineistojen löydettävyyttä ja saatavuutta. Hakuja pitää voida kohdistaa sekä metatietoihin että asiakirjojen sisältöihin. Tavoitteena on myös tehostaa arkistoitavan aineiston hallittua ja kontrolloitua siirtoa Väyläviraston ja eri toimijoiden välillä. Lisäksi keskeisimmissä operatiivisissa järjestelmissä syntyvät asiakirjat pitäisi saada tuotua arkistoon ja rikastuttaa tarvittavilla metatiedoilla automaattisesti integraation avulla. Tavoitteena on, että aineistoa on myös mahdollista julkaista arkistopalvelusta ulos. ____ Edellä kuvattu hankinta ja sen sisältö ovat alustavia ja niihin voi tulla vielä muutoksia. HUOM. Selvyyden vuoksi todetaan, että hankinnan kohteena ei ole asianhallintajärjestelmä.

Tämä ilmoitus on ennakkotietoilmoitus. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Ennakkotietoilmoitukseen liittyy kutsu markkinakartoitukseen, jolloin kaikilla hankinnasta kiinnostuneilla toimittajilla on mahdollisuus käydä hankintaa koskevaa teknistä vuoropuhelua Väyläviraston kanssa. Teknisen vuoropuhelun tarkoituksena on käydä yleisellä tasolla vuoropuhelua hankinnan kohteesta ja sen määrittämisestä. Tekninen vuoropuhelu ei sido Väylävirastoa toteuttamaan hankintaa. Tekninen vuoropuhelu ei myöskään sido toimittajaa mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiseen. Ilmoittautumisohje: Toimittajan tulee ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua tekniseen vuoropuheluun perjantai 24.9.2021 klo 12.00 mennessä lähettämällä osoitteeseen niina.leppanen@vayla.fi viesti otsikolla: "Digitaalisen aineiston arkistointipalvelu - markkinavuoropuhelu". Toimittajaa pyydetään ilmoittamaan viestissä seuraavat tiedot: - toimittajan yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelinnumero, - lyhyt esittely yrityksestä ja tarjottavista palveluista. Kaikille hankinnasta kiinnostuneille toimittajille on tarkoituksena toimittaa syys-lokakuun 2021 vaihteessa sähköpostitse tarjouspyynnön luonnosmateriaalia kirjallisesti kommentoitavaksi. Materiaalien kommentointiin tullaan näillä näkymin varaamaan reilun viikon kestoinen kommentointiaika. Tilaaja varaa oikeuden kutsua toimittajia myös kahdenkeskisiin neuvotteluihin, joista ilmoitetaan tarvittaessa myöhemmin. Tässä ennakkotietoilmoituksessa esitetyt kuvaukset ja hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivämäärä, kuten myös myöhemmin toimitettavat vuoropuhelun luonnosmateriaalit ovat alustavia ja suuntaa antavia hankinnan ennakkotietoja. Osallistuneille yrityksille ei makseta korvausta vastaamisesta tai osallistumisesta.