Mikkelin kaupungin museoiden kokoelmahallintajärjestelmän hankinta

Tarjouspyynnön kohteena on Mikkelin kaupungin museoiden kokoelmahallintajärjestelmä pilvipalveluna (SaaS-palvelu) (jäljempänä Ratkaisu tai Palvelu) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Tarjouspyynnöllä haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan järjestelmävalmiina SaaS palveluna. Kokonaispalvelun tulee sisältää tarvittavat käyttöliittymät, ohjelmat, laitteistot, varusohjelmistot, lisenssit ja ylläpito- ja tukipalvelut Sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti.

Tarjouspyynnön kohteena on Mikkelin kaupungin museoiden kokoelmahallintajärjestelmäpilvipalveluna (SaaS-palvelu) (jäljempänä Ratkaisu tai Palvelu) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Tarjouspyynnöllä haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan järjestelmävalmiina SaaS palveluna. Kokonaispalvelun tulee sisältää tarvittavat käyttöliittymät, ohjelmat, laitteistot, varusohjelmistot, lisenssit ja ylläpito- ja tukipalvelut Sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti. Kokonaisuuden käyttöönoton tulee olla yksinkertainen ja nopea. Järjestelmä tulee voida ottaa tuotantoon viimeistään yhdeksän (9) kuukauden kuluttua sopimuksen allekirjoituksesta. Hankinnan kohteena on Mikkelin kaupungin museoiden kokoelmahallintaan soveltuva Palvelu, jolla voidaan hallita museoiden erilaisia kokoelmateoksia vaatimusmääritysten mukaisesti. Tällä hetkellä tietokantoja on yhteensä kuusi kappaletta ja niissä kenttiä yhteensä 384 kappaletta seuraavasti: Taideteokset -tietokanta, Kirjasto -tietokanta, Mitalit -tietokanta, Valokuva -tietokanta, Esine -tietokanta ja Digikuva -tietokanta. Nykytilanteen kuvaus Mediaksissa olevat kannat: * Esine (MESI) * Kirja MKRJ) * Mitali (MITL) * Taideteos (MTEO) * Valokuva (MVKU)   Kenttien määrät: * Taideteokset -tietokanta 105 kenttää * Kirjasto -tietokanta 52 kenttää * Mitalit -tietokanta 65 kenttää * Valokuva -tietokanta 66 kenttää * Esine -tietokanta 71 kenttää * Digikuva -tietokanta 25 kenttää (tästä ei ole toimitettu tarkentavaa listausta) Tietueiden määrät tietokantakohtaisesti: * Esine (MESI) -tietueita 15069 kpl * Kirja MKRJ) -tietueita 15953 kpl * Mitali (MITL) -tietueita 202 kpl * Taideteos (MTEO) -tietueita 5961 kpl * Valokuva (MVKU) -tietueita 15871 kpl Digikuvat ovat erillinen kanta, jossa on näyttely- ja tapahtumakuvia, jotka on kuvattu suoraan digikameralla. Lisäkuvat liittyvät luetteloituihin kokoelmaesineisiin, taideteoksiin tai valokuviin. Mediaksin tietokannoissa esimerkiksi kokoelmaesineeseen liittyvien kuvailuvalokuvien määrä on rajattu. Mikäli kokoelmaesineestä on ollut tarpeellista ottaa enemmän kuvailevia valokuvia, on niitä tallennettu lisäkuvat-kantaan. Liitetiedostojen (kuvatiedostot ym.) osalta siirrettävien aineistojen tila palvelimella nyt (gigatavuissa) ja tieto liitteiden (kuvatiedostot ym.) lukumäärää ei ole saatavilla. Tietokantojen siirto voi olla XML-tiedosto tyyppi, mikäli XML-tiedosto ei pakkaa tai hävitä dataa. Tarjouspyynnön liitteissä esimerkkejä siirrettävistä aineistoista pdf-muodossa. Ne tietokannassa olevat tiedot, jotka ovat kopioita muiden kantojen pitämistä tiedoista, ei sitä ole tarve siirtää.  Tällä tarkoitetaan MUSE-tietokannassa olevia tietoja, jotka ovat jo myös taideteos, valokuva, mitalit jne. tietokannoissa. Palvelun tulee taata kokoelmatietojen turvallinen hallinnointi ja arkistointi. Palvelun käyttäjiä ovat taidemuseon henkilöstö. Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu tarjouspyynnön liitteessä Vaatimusmäärittely. Ratkaisun käyttötarkoitus kattaa kaikki Ratkaisuun kuuluvat toiminnalliset kokonaisuudet Sopimuksen mukaisessa laajuudessa (Käyttötarkoitus). Huomioita: Tietokannassa olevat tiedot, jotka ovat kopioita muiden kantojen pitämistä tiedoista, ei sitä ole tarve siirtää.  Tällä tarkoitetaan MUSE-tietokannassa olevia tietoja, jotka ovat jo myös taideteos, valokuva, mitalit jne. tietokannoissa. Muita Mikkelin kaupungin Gredin Mediaksin järjestelmässä olevia kantoja ei tule siirtää tämän projektin yhteydessä.

Hankintayksikkö pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista.