Hallinnollinen asianhallintaratkaisu

Kansaneläkelaitos (Kela) kutsuu tarjoajat markkinavuoropuheluun. Kela suunnittelee hallinnollisen asianhallintaratkaisun hankintaa korvaamaan nykyisin käytössä oleva järjestelmät. Ratkaisu hankitaan on premises –toimituksena sijoitettuna Kelan omaan konesaliin. Tällä hetkellä Kelan hallinnollisen asiakirjahallinnan käytössä on toisistaan erilliset dokumenttien hallintajärjestelmä ja diaarisovellus, jotka ovat elinkaarensa päässä. Sopimusten hallintaan Kelassa ei ole tällä hetkellä yhtenäistä välinettä. Tavoitetilassa hallinnollinen asianhallintaratkaisu sisältää asianhallinnan, sopimustenhallinnan ja tiedonohjauksen. Kelassa on JHS191 mukainen tiedonohjaussuunnitelma, jota tavoitetilassa ylläpidetään tiedonohjausjärjestelmässä. Tavoitetilassa Kelassa hallinnollisia asiakirjoja käsitellään ja arkistoidaan vain sähköisesti. Tämän mahdollistamiseksi nykyiset asianhallintaratkaisut korvaavan ratkaisun tulee täyttää SÄHKE2-normin vaatimukset. Tavoitetilan järjestelmässä on oltava valmiudet rajapintoihin ja sen tulee olla integroitavissa Kelan käyttövaltuushallinnan järjestelmiin. Sharepoint-työtilojen ja asianhallintajärjestelmän välillä on oltava mahdollista siirtää asiakirjoja ja esim. integroida hakutoimintoja siten, että dokumentin- ja asiakirjahallinta nivoutuvat loppukäyttäjän näkökulmasta luontevasti yhteen. Hankintaan arvioidaan sisältyvän: - ratkaisun käyttöoikeudet - ratkaisun toimitusprojekti, integraatiot ja migraatiot - ratkaisun tuki- ja ylläpitopalveluita sekä - ratkaisuun ja sen käyttöön liittyvät erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut

Kela suunnittelee hallinnollisen asianhallintaratkaisun hankintaa korvaamaan nykyisin käytössä oleva järjestelmät. Ratkaisu hankitaan on premises –toimituksena sijoitettuna Kelan omaan konesaliin. Tällä hetkellä Kelan hallinnollisen asiakirjahallinnan käytössä on toisistaan erilliset dokumenttien hallintajärjestelmä ja diaarisovellus, jotka ovat elinkaarensa päässä. Sopimusten hallintaan Kelassa ei ole tällä hetkellä yhtenäistä välinettä. Tavoitetilassa hallinnollinen asianhallintaratkaisu sisältää asianhallinnan, sopimustenhallinnan ja tiedonohjauksen. Kelassa on JHS191 mukainen tiedonohjaussuunnitelma, jota tavoitetilassa ylläpidetään tiedonohjausjärjestelmässä. Tavoitetilassa Kelassa hallinnollisia asiakirjoja käsitellään ja arkistoidaan vain sähköisesti. Tämän mahdollistamiseksi nykyiset asianhallintaratkaisut korvaavan ratkaisun tulee täyttää SÄHKE2-normin vaatimukset. Tavoitetilan järjestelmässä on oltava valmiudet rajapintoihin ja sen tulee olla integroitavissa Kelan käyttövaltuushallinnan järjestelmiin. Sharepoint-työtilojen ja asianhallintajärjestelmän välillä on oltava mahdollista siirtää asiakirjoja ja esim. integroida hakutoimintoja siten, että dokumentin- ja asiakirjahallinta nivoutuvat loppukäyttäjän näkökulmasta luontevasti yhteen. Hankintaan arvioidaan sisältyvän: - ratkaisun käyttöoikeudet - ratkaisun toimitusprojekti, integraatiot ja migraatiot - ratkaisun tuki- ja ylläpitopalveluita sekä - ratkaisuun ja sen käyttöön liittyvät erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut

Tämä on markkinakartoitukseen liittyvä tietopyyntö. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Markkinakartoitukseen osallistuminen ei sido ketään osapuolta. Tietopyyntö ei sido hankintayksikköä käynnistämään hankintaprosessia. Tarjoajan osallistuminen ei ole edellytys myöhemmin mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Osallistuminen ei vaikuta millään tavalla tarjoajan asemaan mahdollisessa tarjouskilpailussa. Markkinakartoitukseen osallistumisesta ei makseta korvauksia. Markkinakartoituksen tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla olevia tuotteita ja palveluita ja niiden soveltuvuutta Kelan vaatimuksiin.

Hankinnasta kiinnostuneita tarjoajia pyydetään ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun ja ilmoittamaan yrityksen virallinen nimi ja yhteyshenkilön sähköpostiosoite osoitteeseen hankintapalvelut@kela.fi 9.9.2021 klo 16 mennessä. Kela voi lähettää ilmoittautuneille kysymyksiä ja tarjouspyynnön luonnosmateriaaleja kommentoitavaksi hankintaan liittyen.