TIETOPYYNTÖ: Tilaydin - kiinteistönhallintaratkaisu -järjestelmän hankinta

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala on valmistelemassa Tilaydin - kiinteistönhallintaratkaisu -järjestelmän hankinnan kilpailutusta. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä osallistumispyyntö, vaan mahdollisille toimittajille osoitettu tietopyyntö. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Mikäli tietopyynnössä kuvattu hankinta päätetään toteuttaa, se saattaa poiketa sisällöltään tai hankintamenettelyn valinnan osalta tietopyynnön sisällöstä. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido mahdollista toimittajaa, eikä ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta mahdollisen toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön vastaamisesta ei makseta korvausta. Tietopyynnön tavoitteena on kartoittaa potentiaalisia toimittajia. Tietopyynnön avulla saatu aineisto voi vaikuttaa siihen, miten hankinnan kriteerit asetetaan ja mitä hankintamenettelyä tullaan käyttämään. Tietopyyntöön vastaamalla potentiaalisilla toimittajilla on mahdollisuus kommentoida asiakirjaluonnoksia ja vastata hankintayksikön kysymyksiin. Kysymykset on esitetty jäljempänä tietopyynnön kohdassa Kuvaus hankinnasta. Pyydämme ilmoittamaan, mikäli vastaus näkemyksenne mukaan sisältää liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa. Pyydämme yksilöimään ja merkitsemään ko. tiedot selvästi. Potentiaalisia ehdokkaita pyydetään lähettämään mahdolliset kommentit 13.9.2021 mennessä sähköpostitse osoitteeseen kymp.hankinnat@hel.fi.

Hankinnan kohteena on kiinteistötiedon ylläpitoon käytettävä järjestelmä, jossa voidaan laskea kohteille sisäisiä vuokrakustannuksia, ja joka tukee kiinteistökustannusten suunnittelussa ja seurannassa. Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan tilat-palvelu hallinnoi n. 3 miljoonan neliön ja n. 2150 hallinnollisen kohteen tilamassaa, jota on tarkoitus hallinnoida hankittavan ratkaisun avulla. Hankittavan ratkaisun tulisi sisältää seuraavat toiminnalliset kokonaisuudet: - kiinteistörekisterin hallinta - vuokrarekisterin hallinta - kohteisiin kohdistuvien kustannusten seuranta - kohteiden teknisen arvon laskenta - sisäisen vuokran laskenta ja laskutusaineiston muodostaminen - talousarvion suunnittelu ja seuranta Tämän ratkaisun on tarkoitus toimia Tilat-palvelun hallinnoimien kiinteistöjen kiinteistötietojen keskeisenä master-järjestelmänä. Jo nyt on tunnistettu useita kohdejärjestelmiä, jotka voisivat hyödyntää tässä ratkaisussa ylläpidettävää tietoa. Näitä ovat esimerkiksi huoltokirjaratkaisu ja lyhytaikaisen vuokrauksen ratkaisu. Hankittava ratkaisu tulee korvaamaan toimialalla nyt käytössä olevan kiinteistönhallintaratkaisun ja se tulee olemaan erittäin keskeisessä asemassa tilat-palvelun asiantuntijoiden arjessa. Tarkemman kuvauksen hankittavasta ratkaisusta ja ratkaisun toimintaympäristöstä voitte lukea liitteenä olevasta tavoitetilan kuvauksesta. Hankintayksikkö pyrkii julkaisemaan hankintailmoituksen joulukuussa 2021. 1. Pyydämme vastaamaan kysymykset toimittajalle liitteen kysymyksiin ja toimittamaan sen täytettynä hankintayksikölle, liite 2. Liitteet: Liite 1 Tavoitetilan kuvaus Liite 2 Tilaydin Kiinteistönhallintaratkaisu - Kysymykset toimittajalle Liitteet saa pyynnöstä sähköpostitse, kymp.hankinnat@hel.fi 2. Ehdotuksia ja ajatuksia otettavaksi huomioon hankinnassa ja kilpailutuksessa.