Asianhallinta-, asiakirjanhallinta-, asiointipalvelu- ja viitehintatietojärjestelmä

Hankintayksikkö pyytää toimittajia osallistumaan markkinakartoitukseen jonka kohteena on SÄHKE2-vaatimukset täyttävä asianhallinta- ja asiakirjanhallintajärjestelmäratkaisu. Suunnitellun hankinnan kohteena on lääkkeiden hintalautakunnan (Hila) vaatimukset täyttävän sähköisen järjestelmän toimitus, ylläpito ja jatkokehitys johon sisältyy seuraavat toiminnallisuudet: asianhallinta, asiakirjanhallinta, ulkoisten käyttäjien asiointipalvelu, kokousmateriaalien jakelu ja hinnoittelutoiminnot. Hila toimii sosiaali- ja terveysministeriön sosiaaliturva- ja vakuutusosaston yhteydessä. Hintalautakunnan päätöksenteko perustuu sairausvakuutuslakiin. Hintalautakunta päättää lääkekorvausjärjestelmään kuuluvista lääkevalmisteista, perusvoiteista ja kliinisistä ravintovalmisteista sekä niiden tukkuhinnoista ja korvausluokista. Lisäksi hintalautakunta vastaa lääkkeiden viitehintajärjestelmään liittyvästä päätöksenteosta. Hintalautakunta vahvistaa viitehintaryhmät, viitehinnat ja viitehintaryhmiin kuuluvat valmisteet. Hintalautakunnalla on oma arkistonmuodostussuunnitelma ja asiaryhmitys ja se on itsenäinen arkistonmuodostaja. Katso lisätietoa Hilan nettisivuilta: https://www.hila.fi Hintalautakunnan asianhallinnassa käsiteltävät asiat liittyvät lääkkeiden, perusvoiteiden ja kliinisten ravintovalmisteiden korvattavuuden ja tukkuhinnan vahvistamiseen. Asiat tulevat käsittelyyn pääosin hakemusten perusteella. Asianhallintajärjestelmällä hallitaan lääkkeiden hintalautakunnan kaikki asiankäsittelyprosessit ja työnkulkutoiminnot sekä asiakirjat sähköisesti sisältäen mm. asiarekisterin, asiakirja-arkiston, tiedonohjaussuunnitelman, asioinnin, kokousmateriaalien jakelun, hakemusten ja ilmoitusten käsittelyn sekä viitehintajärjestelmän toimeenpanon. Asianhallintajärjestelmän tulee myös sisältää sähköisen asiakirjan arkistoinnin SÄHKE2-muotoisen siirtotiedoston muodostamisen ja aineiston PDF/A-konversion muodostamisen VAPA-siirtoa varten. Asianhallintajärjestelmän tulee sisältää myös erilaisia hakuja. Lisäksi asiankäsittelystä välittyy ajantasaiset tiedot hakijan sähköisen asioinnin asiointitilille ja hakija saa toimenpiteitä vaativista pyynnöistä ja tiedoksiannoista sähköpostiviestin. Sähköinen asiointipalvelu järjestelmän ulkoisille käyttäjille on integroitu tiiviisti osaksi asianhallintaa. Sähköisen asiointipalvelun avulla järjestelmän ulkoiset käyttäjät voivat tehdä sähköisiä hakemuksia, antaa lisäselvityksiä ja kysymysvastauksia, saada tietoa eri päätöksistä ja käydä tarvittavaa kommunikaatiota hankintayksikön kanssa. Viitehintajärjestelmä perustuu esim. tietokantaratkaisuun. Järjestelmässä hyödynnetään Fimean ja Kelan muodostamia tiedostoja, käsitellään koodistoja, muodostetaan tietokenttiin tietoja käsittelysääntöjen perusteella eräajoilla sekä muodostetaan tiedostoja Kelan toimeenpanoa varten. Asianhallinta- ja asiakirjanhallintajärjestelmäratkaisun tavoitteena on kattaa seuraavat toiminnalliset kokonaisuudet: · asianhallinta · aiakirjahallinta · päätöstiedot · viitehintatiedot · asiakasrekisteri · aineistojen jako · käyttäjähallinta · tiedonohjaus · arkistointi · sähköinen asiointipalvelu.

Tämä ilmoitus on ennakkotietoilmoitus. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Tällä ilmoituksella kutsumme hankinnasta kiinnostuneet toimijat ottamaan osaa markkinakartoitukseen, jonka tarkoituksena on käydä yleisellä tasolla keskustelua hankinnan kohteesta ja sen määrittämisestä, keskustella toimittajan ratkaisuehdotuksista sekä mahdollisesti toimittaja voi kommentoida alustavaa tarjouspyynnön luonnosmateriaalia. Markkinakartoitus järjestetään kaikkien hankinnasta kiinnostuneiden toimijoiden kanssa.

Pyydämme markkinakartoituksesta kiinnostuneita toimittajia ilmoittautumaan viimeistään 21.9.2021 sähköpostitse osoitteeseen: kilpailutus@hansel.fi viestin otsikolla "Hila asianhallintajärjestelmä markkinakartoitus". Ilmoittautumisessa annettavat tiedot: Yrityksen tiedot (yrityksen nimi ja Y-tunnus), yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toimittajan järjestelmäratkaisun nimi ja toivotaan myös saatavan vastauksia alla esitettyihin kysymyksiin. Sähköpostiviestiin voi liittää mukaan myös muuta järjestelmäratkaisuun liittyvää materiaalia, joista hankintayksikön olisi hyvä olla tietoinen. 1. Kuvaa lyhyesti järjestelmän nimi, toteutusteknologia ja asianhallinta- ja asiakirjanhallintaosioiden sisältämät toiminnot. 2. Kuvaa lyhyesti onko järjestelmässä käytössä ulkoisten käyttäjien asiointipalveluosiota ja mitä toimintoja siihen sisältyy? 3. Onko järjestelmässä eri käyttäjäryhmille kokousmateriaalien jakeluun liittyviä toimintoja ja kuvaa niitä lyhyesti? 4. Onko järjestelmässä tuotehintojen määrittely/päivitystoimintoja ja kuvaa niitä lyhyesti? 5. Täyttääkö järjestelmä SÄHKE2-normin vaatimukset? Onko järjestelmällä SÄHKE2-sertifikaattia ja mistä eri järjestelmätyypeistä on voimassa oleva sertifikaatti? 6. Kuvaa lyhyesti järjestelmän tietoturvatoiminnot esim. vahvan kirjautumisen ja lokituksen kuvaukset. 7. Mikä on arvionne markkinakartoituksen kohteena olevan järjestelmän toimitusprojektin kestosta kuukausina määrittelyvaiheen alusta alkaen siihen kun järjestelmä on saatu otettua tuotantokäyttöön? 8. Onko toimittajalla jotain järjestelmään liittyviä kysymyksiä joista olisi hyvä saada lisätietoa? Markkinakartoitukseen osallistuminen ei sido hankinnasta kiinnostunutta toimijaa osallistumaan mahdollisesti myöhemmin toteutettavaan tarjouskilpailuun. Tämä ennakkotietoilmoitus ei velvoita hankintayksikköä tekemään varsinaista tarjouskilpailua. Markkinakartoitukseen osallistuville/osallistuneille ei makseta korvausta markkinakartoitukseen osallistumisesta. Ennakkotietoilmoituksessa esitetty hankinnan kuvaus ja hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivämäärä ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja. Hansel Oy toimii markkinakartoituksessa konsultatiivisessa roolissa.