Sähköinen säilytysjärjestelmä ajalle 1.10.2021 (tavoite) - 30.9.2025

Turun kaupungin hankintapalvelut pyytää tarjoustanne sähköisestä säilytysjärjestelmästä ajalle 1.10.2021 (tavoite) - 30.9.2025, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Hankinnan kohde on Turun kaupungin digitaalisten tietoaineistojen (asiakirjat, rekisterit ja muu aineisto metatietoineen) säilyttämiseen ja tietopalveluun soveltuva järjestelmä. Hankittavan järjestelmän tulee täyttää seuraavat sekä pysyvälle säilyttämiselle että arkistoinnille asetetut vaatimukset. Järjestelmä mahdollistaa useiden erillisten loogisten aineistokonaisuuksien tallentamisen, säilyttämisen, hallinnoinnin ja käyttämisen. Esimerkkejä kokonaisuuksista ovat tehtäväluokkakohtaiset ja/tai muulla perusteella (muun muassa alkuperä, omistaja, sisältö) rajatut säilytyskokonaisuudet. Säilytettävä aineisto voi olla sähkösyntyistä tai digitoitua ja säilytysjärjestelmässä voidaan hallita aineiston koko säilytyksenaikainen elinkaari. Aineistot pysyvät säilytysjärjestelmässä säilytyksen aikana muuttumattomina ja todistuskelpoisina. Aineistosta voidaan tehdä monipuolisia hakuja ja sitä voidaan koostaa julkaistavaksi ja jaettavaksi järjestelmän kautta. Aineistot voidaan hävittää (tuhota) järjestelmästä, kun niille määritelty säilytysaika umpeutuu tai siirtää pitkäaikaissäilytykseen esimerkiksi kansalliseen pitkäaikaissäilytys- tai arkistopalveluun. Järjestelmässä tulee huomioida kansalliset pitkäaikaissäilytyksen ja tiedonhallinnan standardit. Kansallisista normeista Kansallisarkiston SÄHKE2-normi on arkistolain mukaan kuntia velvoittava. Säilytysjärjestelmän tulee olla SÄHKE2-sertifioitu. Palvelu hankitaan SaaS-palveluna. Nykytila Turun kaupungin asiankäsittely- ja palveluprosessien tietoaineistoja luodaan, vastaanotetaan ja käsitellään useissa eri järjestelmissä. Aineisto on muodoltaan vaihtelevaa (tekstiasiakirjat, kartta-aineistot, valokuvat, videot, äänitteet, tietomallit sekä rekisteritieto). Aineistoja käsitellään syntyjärjestelmässään (jatkossa operatiivinen järjestelmä), joista ne on tarve siirtää säilytysjärjestelmään, kun: • tietojen säilyminen on vaarantunut • operatiivisesta järjestelmästä luovutaan • tietoaineiston säilytysaika on niin pitkä (pysyvästi tai kymmeniä tai satoja vuosia), että se ylittää yksittäisen järjestelmän eliniän • aineistot halutaan muusta syystä tallentaa säilytysjärjestelmään joko käsittelyprosessin aikana tai heti sen päätyttyä Tarkempi hankinnan kuvaus liite 7.

Tarkennettu hankinnan kohteen kriteeristön vaatimuksia seuraavasti; YL7 YL8 ET64 ET71 ET85 Lisätty vaatimuksia; ET122-141