Työsuhdepolkupyörien leasingpalvelu

Oy Apotti AB:lla (Apotti) on palveluksessaan noin 600 työntekijää. Apotti on päättänyt edistää työntekijöidensä työhyvinvointia tarjoamalla näille mahdollisuuden työsuhdepolkupyörään. Apotti hankkii toimittajalta polkupyörien leasing-palvelua kuukausimaksulla sisältäen polkupyörän, tarvikkeet ja huollon 48 kuukauden pituiselle sopimuskaudelle.

Hankittava työsuhdepolkupyörien leasingpalvelu sisältää seuraavat tarvikkeet ja palvelut: Polkupyörät leasingmaksulla max. 100 €/kk/kpl Käyttäjä valitsee itse polkupyörän Toimittajan toimittamasta mallistosta. Polkupyörään voidaan sisällyttää työntekijän valitsemia, verottajan polkupyöräetuun hyväksymiä pyörään kiinteästi liitettäviä lisävarusteita, kuten esimerkiksi kypärä, lukko, valot, tavarateline ja lokasuojat. Valitut lisävarusteet vaikuttavat verotusarvoon. Asiakas ei sitoudu tiettyihin tilausmääriin vaan Asiakkaan työntekijä tekee itse tämän sopimuksen mukaisen tilauksen operaattoritoimittajalta. Polkupyörät ovat uusia. Käyttäjä voi valita itse, paljonko huoltobudjettia sisällyttää valitsemansa pyörän hankintahintaan (max. kuitenkin 20 €/kk/polkupyörä). Huoltobudjetin ylimenevän huollon osuuden polkupyörän käyttäjä maksaa itse. Työsuhdepolkupyörän leasingmaksun hintaan sisältyy vahinko- varkaus- ja ilkivaltavakuutus max. 300 e omavastuulla/pyörä/vahinko. Vakuutuksen tulee varkauden osalta olla voimassa, kun pyörä on lukittu. Toimittaja voi periä leasingmaksuosuudessaan myös omia kustannuksiaan, mutta ne on ilmoitettava ohjeiden mukaisesti hintaliitteellä. Toimistomaksu €/kk/kpl (alv. 0 %) Toimittajan asiakkaalta veloittama kuukausittainen toimistomaksu yhdestä polkupyörästä. Toimistomaksu pitää sisällään vähintään: 1) Asiakaspalvelu • Toimittajalla on Asiakkaan työntekijälle asiakaspalvelu, jossa palvelee tämän sopimuksen sisällön tunteva asiakasneuvoja. Toimittajalla on riittävä määrä henkilöstöä laadukkaan asiakaspalvelun toteuttamiseksi. Työntekijä voi tilata polkupyörän myös asiakaspalvelun kautta. Asiakkaan työntekijälle on tarjottava palvelua vähintään suomeksi. Toimittajan asiakaspalvelu on avoinna vähintään arkipäivisin klo 08.00–16.00 suomalaisen kalenterin mukaisesti, pois lukien joulu- ja juhannusaatto. Asiakaspalvelu palvelee vähintään puhelimitse ja sähköpostitse. Asiakaspalvelun puheluista voidaan veloittaa enintään normaali paikallispuhelu- tai matkapuhelinmaksu. Asiakaspalveluun lähetettyihin viesteihin tulee vastata viimeistään kolmen (3) arkipäivän kuluessa. Sähköpostijärjestelmän automaattista vastausta ei tulkita vastaukseksi asiakkaan lähettämään viestiin, tiedusteluun tai kyselyyn. Asiakaspalvelu auttaa työntekijää pyörän ja varusteiden valinnassa sekä tukee pyörän ylläpidossa ja hallinnoinnissa. 2) Asiakasvastuuhenkilö • Toimittajalla on vähintään yksi (1) asiakaskohtaisesti nimetty suomenkielinen asiakasvastuuhenkilö, esimerkiksi avainasiakaspäällikkö tai muu vastaavassa roolissa toimiva henkilö ja tälle varayhteyshenkilö. Asiakasvastuuhenkilö vastaa sopimuksen mukaisista velvoitteista asiakkaalle. Asiakasvastuuhenkilö ja asiakas tapaavat vähintään kerran vuodessa, ellei muuta sovita asiakkaan pyynnöstä. Tapaaminen voidaan järjestää myös etäyhteydellä. 3) Prosessit ja tietojärjestelmät • Toimittajalla on valmiit prosessit, sopimuspohjat ja sähköisen asioinnin työkalut leasingsopimuksen käynnistämiseen ja hallinnointiin. Palveluntarjoaja vastaa kaikesta palvelun hallinnoinnista leasingsuhteen aikana. Työsuhdepyörän hankintaprosessi, huollot ja lisävarusteiden hankinnat tehdään työntekijän, myyvän liikkeen ja palveluntarjoajan välillä. Toimistomaksuun sisältyy digitaalinen alusta ja sen ylläpito, jonka kautta työntekijä voi itse tilata polkupyörän. Digitaalisen tilausalustan tulee olla käytössä viimeistään sopimuskauden alkaessa. Tilausalustan tulee olla käytettävissä arkipäivisin kello 9.00 – 21.00 välisenä aikana. • Toimittaja toimittaa työsuhde-etuun liittyvät tiedot palkanlaskentaan. • Toimittajan tulee tarjota Asiakkaalle viimeistään sopimuskauden alkaessa Asiakkaan henkilöstön leasaamien polkupyörien sähköinen hallintarekisteri, johon annetaan käyttöoikeus Asiakkaan nimeämälle käyttäjälle ja hallintarekisterin käyttöön tarvittava koulutus ja ohjeistus. Sähköisen hallintarekisterin tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot, jotka päivittyvät vähintään kuukausittain: tieto leasingpalvelun kautta vuokratuista polkupyöristä runkonumeroineen, polkupyörän kuukausittaisen leasingmaksun arvo, pyörän huoltobudjetti, pyörän jäljellä oleva jäännösarvo. Sähköisen hallintarekisterin tulee olla Asiakkaan käytettävissä vähintään arkipäivisin kello 8.00 – 18.00 välisenä aikana. 4) Huoltopalvelujen organisointi • Toimittaja organisoi polkupyörän huollon alihankkijallaan sillä budjetilla, jonka työntekijä on itselleen valinnut pyörää tilattaessa. Jos työntekijän valitsema huoltobudjetti ylittyy vuositasolla, maksaa työntekijä toimittajalle ylimääräiset kustannukset. 5) Takuu • Toimittaja tarjoaa Asiakkaalle jokaiseen polkupyörään vähintään seuraavan takuun: 1) polkupyörän kuluville osille vähintään kaksi vuotta 2) runkotakuu vähintään viisi vuotta tai jos leasingpalvelusopimus on tätä lyhyempi, vähintään leasingpalvelusopimuksen ajan 3) sähköpyörien osalta voimantuottolähteen/sähköosien osalta vähintään kolme vuotta. Erilliset palvelut (€/h alv 0%) Erilliset palvelut ovat toimittajan tarjoamaa työtä, joka ei sisälly muiden kohtien mukaisiin työtehtäviin. Kohdan mukaista hinnoittelua voidaan käyttää esimerkiksi hallintapalvelun asiakaskohtaiseen kehittämiseen tai Asiakkaan työntekijöiden koulutustilaisuuksiin. Kohdan mukaista työtä voidaan veloittaa vain kun asiasta on erikseen sovittu Asiakkaan sopimusyhteyshenkilön ja Toimittajan välillä.

Sopimus on solmittu 14.7.2021 mutta pakottavien syiden vuoksi irtisanottu päättymään 10.10.2021. Hankinta kilpailutetaan uudestaan.