Sähköinen säilytysjärjestelmä ja sen kanssa yhteensopiva sähköisen allekirjoituksen ratkaisu

Kempeleen kunta (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne sähköisestä säilytysjärjestelmästä ja sen kanssa yhteensopivasta sähköisen allekirjoituksen ratkaisusta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on sähköisen säilytysjärjestelmän ratkaisu, joka soveltuu asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa tällä hetkellä voimassaolevien sähköisen pysyvän säilyttämisen kansallisten määräysten mukaisesti. Säilytysjärjestelmän tulee mahdollistaa tiedon pitkäaikaissäilyttämisen tähän soveltuvissa rakenteissa ja tiedostoformaateissa sekä tiedon eheyden, alkuperäisyyden ja muuttumattomuuden turvaamisen tähän vaadittavine varmistusmenettelyineen. Hankintaan liittyy osa-alueina sähköinen säilytysratkaisu, sähköinen allekirjoitus ja aineistojen luovutusmahdollisuus. Hankinnan tulee mahdollistaa ja tukea manuaalisten prosessien automatisoimista ja muuttamista sähköisiksi joko osittain tai kokonaan.

Kunnalla on käytössä useita operatiivisia järjestelmiä, joiden tietoja halutaan siirtää säilytysjärjestelmään. Siirrettävissä järjestelmissä on hyvin erilaisia metatietomalleja ja suurimmassa osassa järjestelmissä metatietoja on vähän tai ei lainkaan. Sähke2 -metatietomalli on käytössä ainoastaan asianhallintajärjestelmässä ja siellä olevassa aineistossa. Ratkaisun tarkoituksena on mahdollistaa lähdejärjestelmistä ja tiedostopalveluista siirrettävän tiedon muuntamisen pitkäaikaissäilytykseen soveltuvaan rakenteeseen ja soveltuviin tiedostoformaatteihin. Rakenteen tulee täyttää SÄHKE2 –metatietomallissa esitetyt vaatimukset ja valmistelun yhteydessä tulee voida hyödyntää tiedonohjauksen metatietoja. Aineiston luovutusmahdollisuuden tarkoituksena on mahdollistaa aineistojen käyttö organisaation ulkopuolisille tahoille, millä varmistetaan lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 1 §:n mukaisen julkisuusperiaatteen toteutuminen sekä muut lainsäädännön mahdollistamat käyttötarkoitukset. Nykytilassa asianhallintajärjestelmässä ja kunnan käytössä olevissa operatiivisissa järjestelmissä syntyy pitkään tai pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Ratkaisun tulee kattaa asianhallintajärjestelmässä sekä operatiivisissa tietojärjestelmissä syntyvän virallisen asiakirja-aineiston siirtäminen luotettavaan sähköiseen pitkäaikaissäilytysratkaisuun. Nykytilassa operatiivisista järjestelmistä ei ole integraatioita asianhallintajärjestelmään eikä tiedonohjausjärjestelmään. Asianhallinta-aineistossa on henkilötietoja sisältävää sisältöä. Aineistossa on julkisia ja salassapidettäviä asiakirjoja. Operatiivisissa järjestelmissä, joista tietoja halutaan siirtää, on käytössä erilaisia metatietomalleja tai mahdollisesti siirrettävässä aineistossa on metatietoja vain vähän tai ei lainkaan. Rajapintaratkaisujen toteuttamisen myötä asiakirjallisten tietojen siirtäminen tulee mahdollistumaan operatiivisesta tietojärjestelmästä sähköiseen säilytysjärjestelmään sekä tarvittaessa myös sähköisestä säilytysjärjestelmästä toiseen järjestelmään, mahdollisesti kansallisesti toteutettavaan pitkäaikaissäilyttämisen ratkaisuun tai toiseen sähköiseen arkistoon. Sähköisen arkistojärjestelmän ratkaisuun siirretään asiakirjallista tietoa, joka voi mahdollisesti olla monessa eri muodossa kuten asiakirja- ja rekisteritietoja, kuvia, videomateriaalia tai äänitiedostoja. Kempeleen kunnassa on useita asiankäsittelyprosesseja, joissa syntyy pitkään tai pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ja rekisteröintitietoja sekä asiakirjoja, jotka täytyy allekirjoittaa. Tällä hetkellä allekirjoitettavat asiakirjat allekirjoitetaan omakätisesti tai sähköisesti tilanteen mukaan ja ne säilytetään paperisessa muodossa. Jatkossa sähköiset asiakirjat halutaan säilyttää järjestelmässä, joka täyttää pysyvän sähköisen säilyttämisen kriteerit. Hankittavaan järjestelmäkokonaisuuteen kuuluvaa sähköistä allekirjoitusratkaisua voidaan käyttää missä tahansa Kempeleen kunnan prosessissa, jossa allekirjoitetaan asiakirjoja. Tilaajan tavoitteena on, että säilytysjärjestelmään tallennettua sähköistä tietoaineistoa voidaan luovuttaa katseltavaksi ja tallennettavaksi ja vastaanottaja voidaan tarvittaessa tunnistaa ennen tiedon luovutusta. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.