Suorahankintailmoitus kuljetuspalvelun hankinnasta väliaikaisesti hoitotarvikejakeluun

Hoitotarvikkeiden kuljetus ja pakettipalvelut hankitaan väliaikaisesti Posti Oy:ltä, kunnes palvelu siirtyy aiesopimuksenmukaisena kokonaispalveluna HUS Logistiikalle. Arvioitu siirtymisaika on 12/2022. Hankinnan sopimuskausi 1.8.2021 alkaen toistaiseksi voimassa olevana 1 kuukauden irtisanomisajalla. Todetaan, että sopimus voidaan allekirjoittaa ja toimeenpanna aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ennakkoilmoitus tästä suorahankinnasta on julkaistu EU:n virallisessa hankintakanavassa. Hankinnan kustannukset Kokonaiskustannukset toistaiseksi voimassa olevalle sopimukselle ovat: (hankinnan 48 kk arvo) 520 000€

Hankinnan tausta Hoitotarvikejakelun palvelua tuotettiin aiemmin Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymässä kuntakohtaiseen toimintamalliin perustuen. Hyvinkään, Nurmijärven, Mäntsälän ja Pornaisten alueella hoitotarvikkeiden välivarastointi ja jakelu tapahtui terveysasemilla oman henkilöstön toimesta. Järvenpään hoitotarvikejakelun toimintamalli poikkesi muiden kuntien toimintamallista siten, että hoitotarvikkeiden välivarastointi ja asiakasjakelu toteutettiin Posti Oyj:n ostopalveluna. Nämä mallit purettiin 4/2020 ja tehtiin väliaikainen ratkaisu hoitotarvikejakelu palvelun saatavuuden ja yhdenvertaisen palvelutason saavuttamiseksi kuntayhtymässä. Hoitotarvikkeiden jakelu toteutetaan postipalveluna: asiakas tai hänen edustajansa tilaa tarvikkeet sopivimpaan noutoautomaattiin, postitoimipisteeseen, minipakettina postiluukkuun tai asiakkaan kotiin, mikäli tämä oikeus on hänelle myönnetty. Tilaaminen ja jakelu toimii samalla tavalla palveluasumisyksikköihin ja kotona asumisen tuen palveluihin, siten että näiden palvelujen työntekijöiden asiakkailleen tilaamat hoitotarvikkeet toimitetaan kotona asumisen tuen toimipisteeseen tai suoraan asiakkaan palveluasumisyksikköön, jolloin henkilöstön työaikaa vapautuu varsinaiseen asiakastyöhön. Tavoitetila omahoitotarvikejakelun kehittämisessä on, että HUS Logistiikka alkaisi tuottaa hoitotarvikkeiden hankinta-, kilpailutus- ja kuljetuspalveluja kuntayhtymän terveysasemille HUSin kanssa tehdyn sopimuksen puitteissa. HUS Logistiikka on käynnistänyt asiakas/potilaskohtaisen omahoitotarvikejakelun kehittämisprojektin, jonka tavoitteena on tuottaa tilaus-, varasto- ja kuljetuspalvelujen asiakaslähtöinen ja kustannustehokas palvelukokonaisuus. Palvelun piti tulla käyttöön Keusotessa viimeistään heinäkuussa 2021. Tämä aikataulu ei kuitenkaan toteutunut, vaan aikataulu HUSilla venyi mm. koronasta johtuvista syitä. Keusote sai tiedon aikataulun pitkittymisestä kesäkuussa 2021. Edelleen Keusoten tavoitteena on ottaa HUS Logistiikan kehittämä asiakas/potilaskohtainen palvelu käyttöön mahdollisimman nopealla aikataululla, mikä poistaisi kuntayhtymän välivarastoinnin tarpeen, kuntayhtymän ICT investoinnin ja ylläpidon tarpeen sekä myös tämän hankintapäätöksen mukaisen omahoitotarvikkeiden jakelupalvelun hankinnan tarpeen Postilta. Tarkkaa tietoa ei kuitenkaan ole, milloin palvelun käyttöönotto olisi mahdollista. Omahoitotarvikkeiden jakelupalvelun kehittämisessä ja hankinnassa tavoitteeksi on asetettu palvelun saatavuuden turvaaminen, yhdenvertainen palvelutaso kuntayhtymän alueella, asiakaslähtöinen kehittäminen, varasto- ja kuljetuspalvelujen kustannustehokkaat ratkaisut ja parhaimman jakelupalvelun tason saavuttaminen alueellisesti mahdollisimman kustannustehokkaasti. Väliaikaisena ratkaisuna yhdenvertaisen palvelutason ja saatavuuden turvaamiseksi ennen HUS Logistiikan asiakas/potilaskohtaisen jakelun toteutumista hoitotarvikejakelun palvelu toteutetaan Terveyspalvelujen ja sairaanhoidon palvelujohtajan 18.2.2020 tekemän päätöksen mukaisesti väliaikaisena kehittämisvaiheen ratkaisuna keskitettynä, alueellisesti yhdenmukaisilla tilaus-, varasto- ja kuljetuspalveluilla 4.5.2020 alkaen. Päätöksenteossa on arvioitu erilaisia varasto- ja kuljetuspalvelun vaihtoehtoja sekä näiden edellyttämää henkilöstöresurssia arvioitiin hyötyjen, kustannusten sekä riskien näkökulmasta. Valittu etenemistapa edellytti toteutuakseen hankintasopimuksen tekemistä jakelupalvelun osalta Postin kanssa. Ratkaisun väliaikaisuuden vuoksi laadittiin määräaikainen sopimus palveluntuottajan kanssa. ajalle 1.5.2020 – 30.4.2021 ja tämän lisäksi varattiin optio sopimuksen jatkamiseen kolmen (3) kuukauden ajan erillisellä päätöksellä. Alkuperäinen aikataulu arvioitiin HUS Logistiikan antaman aikataulun mukaan. Hankinnan arvoksi arvioitiin sopimuskauden 12 kk aikana 188.000 €. Sopimuskaudesta otettiin käyttöön optiona ollut sopimuksen jatkamisaika ja sopimus päättyy 31.7.2021. Koska palvelua ei saada siirrettyä tavoitteen mukaan HUS Logistiikalle, niin Keusoten täytyy tehdä jatkosopimus Postin kanssa tai kilpailuttaa palvelu. Keusote aloitti kilpailutuksen valmistelun ja keräsi taustamateriaalia tarjolla olevista kuljetuspalveluista. Tämän markkinakartoituksen perusteella tultiin siihen tulokseen, että ainoastaan Postilla on tarpeeksi laaja noutopisteverkosto, kotiinkuljetus sekä pikkupakettipalvelu Keusoten tarpeeseen. Keusoten on turvattava lakisääteinen välttämättömyyspalvelun ja solmittava sopimus Postin kanssa asiakkaiden palveluiden turvaamiseksi sillä aikaa, kun HUS valmistelee palvelukokonaisuutta. Markkinakartoitus ja palveluselvitys Keusote koostuu kuuden kunnan alueesta ja näissä kaikissa kunnissa tulee olla tasavertainen nouto ja toimitusmahdollisuus kaikille asukkaille. Vuoden aikana on tehty 23 500 tilausta, joista 80% on postipaketteja, 11% on express-paketteja, 3% on kotipaketteja, 3% pikkupaketteja (jaettuna postilaatikkoon) ja loput tilauksista on lisäpalveluita, kuten säilytysajan pidennyksiä ja palautuksia. Pakettiautomaatit ja palvelupisteet Suurin osa viimeisen vuoden aikana lähetetyistä paketeista lähetetään postipaketteina postiautomaatteihin (19 600 kpl.) ja express-paketteina (noin 2 500 kpl.) Onkin tärkeää, että palveluntuottajalla on niin laaja noutolaatikko verkosto, että se tavoittaa kaikki Keusoten asukaat. Selvityksessä havaittiin, että ainoastaan Postilla on niin paljon laatikoita ja joissa on tarpeeksi kattavat aukioloajat Keusoten alueella, että hoitotarvikkeiden jakelu ja nopea saanti voidaan asiakkaille turvata. Keusoten alueella noin 63 % kuntalaisista asuu alle 1 kilometrin etäisyydellä Postin noutopisteestä ja noin 82 % kuntalaisista asuu alle 2 kilometrin etäisyydellä Postin noutopisteestä. Selvityksen mukaan tämä ei toteudu millään muulla palveluntuottajalla. Selvityksen mukaan 3/2021 Suomessa Postilla on pakettiautomaatteja noin 3000, Pakettipisteellä alle 500, Schenkerillä noin 1000, PostiNord/ Matkahuollolla noin 1300 ja Budbeellä noin 100. (Selvitys tehty käyttämällä julkisia lähteitä.) Postin palvelupisteiden määrä Keusoten alueella: Hyvinkää 21 kpl Järvenpää 22 kpl Nurmijärvi 17 kpl Tuusula 18 kpl Mäntsälä 8 kpl Pornainen 2 kpl Kaikki kunnat yhteensä 88 kpl Pakettipisteen palvelupisteiden määrä Keusoten alueella: Hyvinkää 5 kpl Järvenpää 5 kpl Nurmijärvi 2 kpl Tuusula 2 kpl (joista Jokelassa ja Kirkonkylässä ei yhtään) Mäntsälä 2 kpl Pornainen 0 kpl Kaikki kunnat yhteensä 16 kpl Matkahuollon palvelupisteiden määrä Keusoten alueella: Hyvinkää 16 kpl Järvenpää 16 kpl Nurmijärvi 5 kpl Tuusula 9 kpl Mäntsälä 7 kpl Pornainen 1 kpl (suppeat hakuajat arkisin 10.00 - 17:00 to 18:00 ja suljettu juhlapyhinä ja niiden lähipäivinä) Kaikki kunnat yhteensä 54 kpl Schenkerin palvelupisteiden määrä Keusoten alueella: Hyvinkää 7 kpl Järvenpää 7 kpl Nurmijärvi 2 kpl Tuusula 3 kpl Mäntsälä 3 kpl Pornainen 1 kpl (suppeat hakuajat arkisin 10.00 - 17:00 ja suljettu juhlapyhinä ja niiden lähipäivinä) Kaikki kunnat yhteensä 24 kpl Pikkupaketit Pikkupaketteja (postiluukkusta jaettava) lähettävät ainoastaan Posti ja Matkahuolto ja Matkahuollolla palvelu toimii vain rajatuilla alueilla eikä palvelu ole käytössä tällä hetkellä koko Keusoten alueella, esim. Nurmijärven Rajamäellä postinumero 05200 palvelu ei ole mahdollista. Näin ollen Posti on ainoa, joka voi toimittaa pikkupaketteja koko Keusoten alueelle. Pikkupakettien osuutta lähetyksissä ollaan kasvattamassa, sillä ne ovat edullisempi tapa lähettää postiluukusta mahtuvia tuotteita. Kotiinkuljetus Kaikki yritykset toimittivat paketteja myös kotiin. Käytännössä kaikki palveluntuottajat lupaavat toimittaa tilauksen arkisin vuorokauden aikana tilauksesta. Keusoten hoitotarvikejakelun piiriin kuuluvat asiakkaat ovat kaiken tyyppisiä ihmisiä. Osalle asiakkaista on myönnetty kotiinkuljetus. He ovat päätäntöisesti sellaisia asiakkaita, joilla ei ole mahdollisuutta noutaa lähetystä itse. Iso osa on työssäkäyviä ihmisiä, joille päiväsaikaan ei ole mahdollista vastaanottaa kotona tilausta, siksi omavalintainen noutopaikka, joka on mahdollisimman lähellä asiakkaan kotia tai työtä ja josta on mahdollisuus noutaa tarvikkeet mahdollisimman joustavina aikoina, tämä on tärkeää palvelun sujuvuuden kannalta. Omahoitotarvikkeiden jakelun asiakkaan palvelutaso pyritään pitämään mahdollisimman lähelle samaa tasoa, kuin mitä tavoitellaan HUS Logistiikan kanssa solmittavalta sopimukselta.