Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyllä toteutettavaan Sitran HR-järjestelmän hankintaan

Tämä on asiakirja on luonnos ja asiakirja voi muuttua. Osallistumispyynnössä on tuotu esille hankintayksikön alustavat näkemykset hankinnan kohteesta. Asiakirjaa muutetaan ja selvennetään hankintamenettelyn aikana. Sitra on hankkimassa henkilötietojärjestelmää. Henkilötietojärjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön 1.3.2022. Tavoitteena on, että hankittavaa järjestelmää koskeva sopimus tehdään viimeistään joulukuun 2021 aikana, jonka jälkeen alkaa käyttöönotto. Hankintayksikkö valitsee lopullisten tarjousten perusteella yhden tarjoajan tarjouskilpailun voittajaksi, jonka kanssa se tekee hankintasopimuksen.

Kilpailutuksen kohteena on henkilötietojärjestelmä, joka tuotetaan Saas-palveluna. Henkilötietojärjestelmä toimii master-järjestelmänä, josta henkilötiedot siirtyvät muihin järjestelmiin. Henkilötietojärjestelmässä tulee voida hallinnoida kaikkia työntekijätietoja koko työsuhteen aikana, henkilön perustamisesta järjestelmään, työsuhde- ja palkkatietojen syöttämisestä aina työsuhteen päättämiseen. Järjestelmä on kuvattu liitteessä K2 (Hankinnan kohteen kuvaus) ja tarkemmin K3 (Vaatimusmäärittelyt). Henkilötietojärjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön 1.3.2022. Tavoitteena on, että hankittavaa järjestelmää koskeva sopimus tehdään viimeistään joukukuun 2021 aikana, jonka jälkeen alkaa käyttöönotto. Tarjouspyyntöluonnoksessa esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Sopimus ei tuota kilpailun voittajalle yksinoikeutta toimittaa hankintayksikölle sopimuksen kohteena olevia palveluita. Kattosopimus tulee voimaan sen allekirjoittamisesta, jonka jälkeen Kattosopimus on voimassa toistaiseksi. Palvelusopimus tulee voimaan sen allekirjoittamisesta ja on voimassa 12 kuukautta, jonka jälkeen Palvelusopimus on voimassa toistaiseksi. Kattosopimusta täydentävä Toimitussopimus tulee voimaan sen allekirjoittamisesta ja on voimassa, kunnes osapuolet ovat täyttäneet Toimitussopimuksen velvoitteet.

Hankintayksikkö on havainnut ilmoituksen julkaisemisen jälkeen, että toimittajat eivät ole voineet täyttää kaikkia osallistumispyynnön mukana olevia liitteitä vaaditulla tavalla. Korjausilmoituksen liitteenä olevat liitteet on korjattu siten, että liitteitä voidaan täydentää. Osallistumispyyntöön tai sen liitteisin ei ole tehty muita muutoksia. Hankintayksikkö katsoo, että korjaukset ovat siinä määrin vähäisiä (ns. tekninen korjaus), ettei osallistumishakemusten määräaikaa ole tarpeen jatkaa.