Potilastietojärjestelmän suorahankintailmoitus / Liitteen E mukaiset sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat

Hankinnan tausta Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä (Keusote) aloitti toimintansa 1.1.2019. Keusote on sosiaali-ja terveyspalveluja jäsenkunnille järjestävä sote-kuntayhtymä. Jäsenkunnilta siirtyi sosiaali-ja terveyspalveluiden siirron yhteydessä kuntayhtymälle 16 aktiivikäytössä olevaa asiakas-ja potilastietojärjestelmää. Tuusulan terveysasemilla potilastietojärjestelmänä on ollut Keski-Uudenmaan sote- kuntayhtymän Graafinen Finstar-potilastietojärjestelmä (GFS),toimittajana CGI Suomi Oyj (CGI). GFS on tullut elinkaarensa päähän Vantaan ja Keravan siirryttyä käyttämään Apottia. Keusoten Tuusulan toimipisteet jäivät ainoiksi GFS-potilastietojärjestelmän käyttäjiksi Suomessa. Nykyinen GFS:n toimittaja CGI Oy on kieltäytynyt 14.6.21 lähettämällään ilmoituksella järjestelmän kehittämisestä yhden asiakkaan vuoksi,jolloin GFS:n aktiivikäyttö loppuu 31.12.2021 ja sen lukukäyttö loppuu 31.12.2022. GFS on siten elinkaarensa päätepisteessä,eikä sitä kehitetä enää edes pakollisten viranomaisvaatimusten täyttämiseksi (lakisääteiset päivitykset). Keusote on pyrkinyt pääsemään eroon GFS-potilasjärjestelmästä Keusoten Apotti- hankkeen kautta 03/2021. Keusoten valtuusto teki 16.4.2020 päätöksen,jossa Keusote ei ota Apottia käyttöön missään toimipisteissään. Samassa yhteydessä Keusoten valtuusto päätti,että Keusote käynnistää oman asiakas-ja potilastietojärjestelmän kilpailutuksen (APTJ-kilpailutus) välittömästi. Kilpailutus käynnistettiin suunnitellusti ennakkoilmoituksella 12/2020 ennakoiden Keusoten GFS-tilanne Tuusulassa. Neuvottelumenettelyllä toteutettu kilpailutus päätyi kuitenkin markkinaoikeuteen poissulkupäätöksen myötä. Markkinaoikeus ei antanut lupaa jatkaa hankintamenettelyä valituksen käsittelyn ajaksi. Keusote oli pakotettu keskeyttämään kilpailutus,koska uudella hankintamenettelyllä päästään valituksen käsittelyaikaa nopeammin hankintapäätökseen. Keusote valmistelee nyt uutta kilpailutusta asiakas-ja potilastietojärjestelmän hankinnasta. Hankinta toteutetaan liitteen E mukaisena sosiaali- ja terveyspalveluhankintana. GFS:n Kelan Kanta-vaatimuksenmukaisuustodistus on päättymässä 16.1.2022. Vaatimuksenmukaisuustodistuksella järjestelmä saa A-luokan sertifioinnin ja on siten Kanta-yhteensopiva järjestelmä. Prosessi on kansallisesti pakollinen kaikille potilastietojärjestelmille. Lakisääteisten muutosten tekeminen ei ole mahdollista järjestelmätoimittajan kieltäydyttyä jatkokehittämistoimista. GFS:n elinkaaren päättyessä korvaava CGI:n tuote on Pegasos, joka on käytössä Keusote Järvenpään toimipisteissä. Merkittävän haitan ja kustannusten päällekkäisyyden välttämiseksi on tarkoituksenmukaista, että Keusote Järvenpään toimipisteissä ja Keusote Tuusulan toimipisteissä käytetään samaa potilastietojärjestelmää. Tässä tilanteessa ja aikataululla vaihtoehtoisia korvaavia ratkaisuja ei ole. Pegasos-potilastietojärjestelmä on käytössä myös Hyvinkään ja Mäntsälä/Pornaisten potilastietojärjestelmänä. Korvaavan järjestelmän hankkiminen Tuusulaan on välttämätöntä, koska muuten Keusoten omistajatahojen lakisääteisten perustehtävien hoitaminen vaarantuisi. Pegasos-potilastietojärjestelmän käytön laajentamisella Tuusulan toimipisteisiin turvataan Tuusulan kuntalaisten terveyspalvelut potilasturvallisesti lakien ja asetusten mukaisesti. Pegasos-potilastietojärjestelmän käyttäjämäärän laajennus toteutetaan siihen saakka, kunnes APTJ-kilpailutuksessa saadaan lainvoimainen hankintapäätös potilastietojärjestelmästä. CGI:n kanssa solmitut Pegasos-sopimukset Hyvinkäältä, Järvenpäästä ja Mäntsälä /Pornaisista ovat siirtyneet vuonna 2021 Keusotelle. Nyt tehtävä käyttäjämäärän laajennus jää alle 50 % Keusoten ja CGI:n sopimuksen arvosta. Irtisanomisaika GFS-potilasjärjestelmälle on asiakkaan puolelta 3 kk ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimuskausi on kalenterivuosi. Hankinnan kohde Järvenpään Pegasos-potilastietojärjestelmän käyttäjämäärän lisääminen voimassa olevan Järvenpäästä kuntayhtymään siirtyneen sopimuksen mukaisesti (Hankintalaki 40§ 2 mom. kohta 4 ja 136§ 2 mom. kohdat 2 ja 3). Käyttöönottoaikataulu on marraskuun lopussa 2021. Projektin alkaa 16.8.2021. Hankinnan sopimuskausi Käyttäjämäärän laajennussopimus ja muut muutossopimukset ovat voimassa 2 vuotta. Hankinnan kustannukset Kokonaiskustannukset 2 vuoden määräaikaiselle sopimukselle ovat: (hankinnan 24 kk arvo) • Investointikulut 169 000 €. Investointikohdenumero 39070045. • Käyttömenokustannukset 888 500 €. Kustannuspaikka 39015132. Järvenpään Pegasos järjestelmän laajentamisen johdosta tehtävät sopimusmuutokset Keusote on tehnyt päätöksen (päätösnumero KEUDno-2021-11599) Järvenpään toimipisteen olemassa olevan Pegasos järjestelmän laajentamisesta Keusoten Tuusulan toimipisteeseen. Hankinta ei sisällä sellaisia Pegasos toiminnallisuuksia, joita ei ole aikaisemmin hankittu Keustoten Järvenpään Pegasokseen. Tämä päätös sisältää myös Tuusulan GFS (Finstar) järjestelmän muuttamisen katselukäyttöön. Sopimuksia tullaan päivittämään päätöksen (KEUDno-2021-11599) johdosta viimeistään 14.8.2021.

Hankinnan peruste Hankintalain 40§ 2 mom. kohdan 4 mukaan suorahankinta on mahdollista, jos 4) sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Hankintalain 136§ 2 mom. kohtien 2-3:n mukaan sopimuksen muutos on sallittu, kun 2) alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle; 3) muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen; Kohdissa 2-3tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos 2 momentin 2 tai 3 kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Todettakoon, että muutossopimukset voidaan allekirjoittaa ja toimeenpanna aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tämä ilmoitus suorahankinnasta on julkaistu virallisessa hankintakanavassa.