Sähköisen arkistopalvelun hankinta

Hankinnan kohteena oli Vantaan kaupungille SaaS-palveluna (Software as a Service) käyttäjäystävällinen sähköinen säilytysjärjestelmä (jäljempänä myös Ratkaisu tai Sähköinen arkisto), joka sisältää kaikki tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyt toiminnallisuudet. Hankittu Ratkaisu tukee asiakirjahallinnon ja arkistotoimen päätehtäviä: Aineistojen säilyminen, käytettävyys ja todistusvoima. Hankinnalla haettiin yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan palvelu SaaS-palveluna. SaaS-palvelu perustuu käytössä olevaan tuotepohjaiseen ratkaisuun.

SaaS-palvelu sisältää tarvittavat käyttöliittymät, ohjelmat, laitteistot, varusohjelmistot, lisenssit ja ylläpito- ja tukipalvelut tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankittava kokonaisuus on Ratkaisu, jonka elinkaaresta on olemassa kehityssuunnitelma yli kuuden (6) vuoden päähän. Ratkaisuun sisältyy vaiheen yksi ja kaksi käyttöönotto integraatioineen, jatkuvat palvelut, optiot sekä muutoshallinnan kautta toteutettavat toiminnallisuudet. Sähköiseen arkistoon siirretään pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävää aineistoa. Arkistoitavalla aineistolla tarkoitetaan pitkään (yli kymmenen (10) vuotta) säilytettävää tai pysyvästi säilytettävää aineistoa. Mikäli kyse on elinkaaren päättävästä järjestelmästä tai mahdollisesta muusta poikkeavasta tilanteesta arkistoitava aineisto voi myös kattaa lyhyen, alle kymmenen (10) vuotta säilytettävän aineiston. Sähköiseen Arkistoon siirretään asiakirja-aineistot operatiivisista järjestelmistä tai muulta tietovälineeltä. Siirrettävien aineistojen osalta noudatetaan Sähke2-metatietomallia. Vantaan työntekijät (AD) pääsevät käyttöoikeuksiensa rajoissa lukemaan suoraan sähköisen arkiston aineistoja. Hankittavaan Sähköiseen arkistokokonaisuuteen sisältyvät mm. seuraavat erilliset arkistoinstanssit: 1) Vantaan kaupungin Sähköinen arkisto 2) Vantaan Sote-arkisto (optio) 3) Varhaiskasvatuksen arkisto 4) Vantaan konserniyhtiöiden arkistot (Jokainen yhtiö eriytetty) Aineisto- ja lokitiedot tulee olla rajattu käyttöoikeuksien mukaisesti. Ratkaisulla on pääkäyttäjä ja eri arkistoilla on omat erilliset pääarkistonhoitajat. Hankintaa ohjaavat oikeusohjeet muodostuvat Euroopan unionin tai kansallisesta lainsäädännöstä (esim. EU:n asetus sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisiin transaktioihin liittyvistä luottamuspalveluista sisämarkkinoilla, eIDAS ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus, GDPR ja tiedonhallintalaki) sekä määräyksistä, normeista ja ohjeista.