Tulostuksen hallintapalveluiden hankinta 1.1.2022 - 31.12.2025

Mikkelin kaupunki pyytää tarjoustanne tulostuspalvelusta kokonaisratkaisuna. Tarjouksessa on annettava tulostetuille sivuille hinta, joka sisältää kaikki palvelun kustannukset. Asennettavat laitteet tulee olla uusia. Palvelu tulee Mikkelin kaupungin ja sen kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden käyttöön. Lista yhtiöistä elää sopimuskauden aikana ja sen voi tarkistaa kaupungin toimintakertomuksesta. Yhtiöt päättävät itsenäisesti liittyvätkö ne palveluun vai eivät, mutta niiden volyymi voi vaikuttaa kokonaisuuteen merkittävästi. Tulostuksenhallintapalvelun toimittaja asioi kaikissa sopimusasioissa kaupungin Tietohallinnon kautta. Tulostuspalvelun käyttäjiä ovat kaikki Mikkelin kaupungin työntekijät, koulujen oppilaat sekä mahdolliset ulkopuoliset vierailijat. Palvelu sisältää laitteiden toimitukset, ylläpidon ja poistot, laitekokonaisuuden hallinnan ja optimoinnin sekä hallinnollisiin tarpeisiin (palvelutason seuranta sekä kustannusten seuranta ja kohdistus) tarvittavan tiedon tuottamisen. Palvelu säästää tilaajan henkilöstön työaikaa automatisoimalla tarvike-, paperi- ja huoltotilaukset. Palvelu säästää tilaajan kustannuksia ohjaamalla yksittäiset käyttäjät tulostamaan tarkoituksenmukaisella ja kustannustehokkaalla tavalla. Palvelu kattaa vain tulostuksen toimistopaperille A3- tai A4-koossa. Kaikki palvelun tuottamiseksi tarvittavat laitteet ovat verkkolaitteita. Tällä hetkellä käytössä on monitoimikoneita/tulostimia on 241 kappaletta ja A4 mustavalkotulosteiden määrä on ollut ~3,2mio kpl per vuosi.

Palvelu säästää tilaajan kustannuksia ohjaamalla yksittäiset käyttäjät tulostamaan tarkoituksenmukaisella ja kustannustehokkaalla tavalla. Teknisen toimen suurkokotulostimet ja muut vastaavat erikoistarpeet sekä erikoispaperia edellyttävät tulostukset, esimerkiksi mainokset eivät sisälly palveluun. Tilaaja hankkii ja ylläpitää erikoislaitteet erikseen ja ohjaa erikoistulostuksen erilliselle painopalvelutoimittajalle. Tilaajan puolella palvelun omistaja on Tietohallinto, jonka vastuulla on palvelunhallinta, palvelutason seuranta sekä kustannusten jako organisaation sisällä. Vähimmäisvaatimukset palvelulle on kuvattu vaatimusmäärittelyliitteessä. Vastuunjako: Toimittaja vastaa hankittavan palvelun toteuttamisesta ja ylläpidosta koko sopimuskauden ajan. Toimittaja vastaa siitä, että palvelu toimii määritellyllä ja sovitulla tavalla. Toimittaja vastaa tarpeellisten käyttöohjeiden laatimisesta ja koulutusten järjestämisestä. Koulutusten ja käyttöohjeiden perusteella järjestelmän käyttäjien on pystyttävä käyttämään järjestelmää itsenäisesti, kukin oman roolinsa mukaan. Laitteiden toimitukset: - Tilaaja osoittaa paikan sekä järjestää tietoliikenneyhteyden ja sähkön. - Toimittaja tuo laitteen paikalle ja asentaa sen toimintakuntoon. Laitteiden poistot: - Toimittaja vie laitteen pois (toimittajan omat laitteet) tai järjestää laitteen poisviennin vanhojen sopimusten mukaan (tilaajan olemassa olevat laitteet) kolmen viikon kuluessa käytön päättymisestä. Tulostustarvikkeet: - Tilaaja asentaa tarvikkeet käyttövalmiiksi. - Toimittaja toimittaa tarvikkeet ajallaan toimipistekohtaisesti sovittuihin paikkoihin (1toimituspaikka / toimipiste). Paperin toimitukset: - Tilaaja lataa paperin koneeseen. - Toimittaja toimittaa paperin ajallaan toimipistekohtaisesti sovittuihin paikkoihin sisätiloihin saakka (1 toimituspaikka / toimipiste). Huollot: - Toimittaja huoltaa laitteet ajallaan ja pitää ne käyttövalmiina.