Sähköisen allekirjoitus- ja säilytysratkaisun hankinta

Hankinnan kohteena on Jyväskylän kaupungin sähköisen allekirjoitus- ja säilytysjärjestelmän hankinta. Hankinnalla haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan palvelut SaaS palveluna tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintasopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevana.

Jyväskylän kaupunki hankkii käyttäjäystävällisen sähköisen allekirjoittamisen ja säilyttämisen ratkaisun. Tarkoitus ei ole kehittää Jyväskylän kaupungin käyttöön kokonaan uutta ratkaisua, vaan hyödyntää olemassa olevat markkinaolosuhteet Jyväskylän kaupungille soveltuvan, vaatimukset täyttävän kokonaistaloudellisesti edullisimman ratkaisun hankkimiseksi. Sähköisellä allekirjoituksella on tarkoitus korvata laajasti käsin kirjoitettavat allekirjoitukset organisaation sisä- ja ulkopuolella. Säilyttämisen ratkaisussa säilytetään pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävät aineistot. Hankittavan ratkaisun tulee sisältää kaikki hankinta-asiakirjoissa määritellyt toiminnallisuudet ja vaatimukset. Ratkaisu tulee lisäämään työprosessien automaatioastetta ja vähentämään tarvetta manuaalisille työvaiheille. Lisäksi pyrkimyksenä on kehittää ja yhtenäistää toimintatapoja allekirjoittamisen ja sähköisen säilyttämisen osalta, sekä mahdollistaa säilytettävien aineistojen parempi hyödynnettävyys noudattamalla tiedonohjaussuunnitelmaa ja hyödyntämällä aineistojen metatietoja. Tavoitetilassa kaupungilla on koko organisaation hyödynnettävissä saumattomasti yhteen toimiva sähköisen allekirjoittamisen ratkaisu ja pitkäaikaisen ja pysyvän säilyttämisen ratkaisu.

Saapuneiden kysymysten käsittelyn jälkeen tarjouspyyntöä tarkastellessa hankintayksikkö on arvioinut, että tarjouspyyntöä tarvitsee korjata. Muutokset eivät ole välttämättä vähäisiä siten, että ne voitaisiin tehdä nykyisen tarjouspyynnön korjausilmoituksella. Varmistaakseen virheettömän menettelyn, hankintayksikkö on päättänyt keskeyttää hankinnan. Hankintayksikkö tulee käynnistämään viipymättä uuden hankintamenettelyn, mihin tarvittaviksi katsotut muutokset tehdään.

Hankkimalla järjestelmät samalta toimittajalta, pyritään varmistamaan saumattomasti yhteen toimiva järjestelmäkokonaisuus.