Asianhallintajärjestelmä ja sähköinen arkisto

Hankinnan kohteena on asianhallintaratkaisu, jonka tarkoituksena on hankkia ja käyttöönottaa toimittajan tuottama ja toimittama (ns. avaimet käteen -periaatteella) ratkaisu ns. OnPremise-periaatteella tai SaaS-palveluna. Molemmat toteutusvaihtoehdot ovat yhdenvertaisia vertailussa. OnPremise käyttöympäristö on oma ja oman henkilökunnan hoitovastuulla. Hankinnan kohteena on valmisohjelmistoon perustuva asianhallinta-, asiakirjanhallinta- ja asiarekisteri (Tiedonhallintalaki 26 §) sekä sähköisen pysyväisarkistoinnin ratkaisu. Hankinta on tarjottava kokonaisuutena. Ratkaisun tulee olla SÄHKE2-sertifioitu tuote. Järjestelmään toteutettavat integraatiot tulee olla mahdollista toteuttaa Visma Inschool Primus-opiskelijahallintojärjestelmästä (Saas-palvelu) sähköiseen pysyväisarkistoon. Ratkaisun tulee tukea Visma sign -sähköistä allekirjoituspalvelua.

Peimarin koulutuskuntayhtymässä on tunnistetttu tiedonhallinnan prosessien sähköistämisen tarve. Kuntayhtymä tarvitsee sähköiset järjestelmät, joilla asian- ja asiakirjojen hallintaa toteutetaan tarkoituksenmukaisin toimintatavoin ja joka täyttää Tiedonhallintalain (906/2019) vaatimukset viranomaisen asianhallintaan, asiakirjojen hallintaan ja säilytykseen tietoturvallisesti. Asianhallinta toteutetaan tällä hetkellä manuaalisena toimintona, jolloin asiankäsittelyvaiheita ei voida seurata. Dokumenttien tallennuskäytänteet ovat kirjavia. Tavoitteena on saada manuaalisten toimintojen tilalle sähköinen järjestelmäratkaisu, joka mahdollistaa sähköiset asianhallinnan prosessit, asiakirjahallinnan, pysyväisarkistoinnin ja hävittämisen. Hankinnan tarkoituksena on hankkia ja käyttöönottaa toimittajan tuottama ja toimittama järjestelmä OnPremise- tai SaaS-ratkaisuna, jonka käyttöönottoon, asiakaskohtaiseen sovittamiseen ja ohjeistukseen sekä koulutukseen liittyvät aineistot ovat saatavilla vähäisellä asiakaskohtaisella sovittamisella. Sekä OnPremise-, että Saas-ratkaisut ovat yhdenvertaisia vertailussa. OnPremise käyttöympäristö on oma ja oman henkilökunnan hoitovastuulla. Hankinnan tavoitteena on hankkia asianhallinnan yhtenäinen, integroitu ja helppokäyttöinen järjestelmäkokonaisuus, joka tukee asiankäsittelyn koko elinkaarta tietojärjestelmästä riippumatta. Ratkaisu on jokaiselle käyttäjälle helppokäyttöinen, päivittäistä asianhallinnan työtä tukeva väline. Ratkaisun tulee olla SÄHKE2-sertifioitu tuote. Sen tulee sisältää asianhallintajärjestelmän, asiarekisterin, sähköisen pysyväisarkiston ja niihin liittyvät, vaatimusmäärittelyn mukaiset, toiminnalliset osakokonaisuudet, niihin liittyvät lisenssit sekä käyttöoikeudet ja jatkuvan palvelun. Ratkaisussa tulee olla mahdollista luoda integraatio opiskelijahallintojärjestelmään (Visma Inschool Primus). Sähköinen allekirjoitus ei sisälly tarjouspyyntöön. Koulutuskuntayhtymässä on käytössä Visma sign-palvelu. Tarjottavan ratkaisun tulee tukea Visma sign -sähköistä allekirjoituspalvelua. Ratkaisun toiminnalliset vaatimukset on listattu vaatimusmäärittelyssä liitteessä 1. Vaatimukset ovat vähimmäisvaatimuksia, eli niiden kaikkien tulee täyttyä tarjottavassa ratkaisussa.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, eikä hankintayksikkö hyväksy osatarjouksia. Hankinnan osiin jakamatta jättäminen perustuu hankinnan luonteeseen: Tuotteet muodostavat järkevän kokonaisuuden yhdelle toimittajalle, eikä tuotteistoa ole loogista jakaa eri osakokonaisuuksiin. Tarjoajan on tarjottava kaikkia tarjouspyynnössä kuvattuja tuotteita ja palveluita. Tarjoaja sitoutuu tarjouksellaan kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjoaja ei saa asettaa tarjoukseensa omia ehtojaan. Hankintayksiköllä on oikeus tarkastaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous hylätään. Sopimus ei sisällä määräostovelvollisuutta, ja kaikki tarjouspyynnössä esitetyt volyymitiedot ovat vain arvioita, jotka eivät sido hankintayksikköä.

Muutettu liitettä 2, hintaliite. Täyttöohjetta täsmennetty. 30.6.2021 korjausilmoituksella lisätty hankinnan kuvaukseen: OnPremise käyttöympäristö on oma ja oman henkilökunnan hoitovastuulla.