Asianhallinta- ja arkistointiratkaisu (SaaS)

Keva suunnittelee Asianhallinta- ja arkistointiratkaisun hankintaa korvaamaan nykyisin käytössä oleva ratkaisu. Ratkaisu hankitaan SaaS -palveluna. Hankittavalla ratkaisulla hallitaan asioiden ja asiakirjojen elinkaarta. Kevalla on ollut käytössä Sähke2 -sertifioitu asianhallintasovellus vuodesta 2015 saakka. Siinä on huomioitu sähköisen säilyttämisen vaatimukset ja sovelluksen yksi ympäristö toimii Kevan diaarina. Tämän hankinnan tavoitteena on korvata elinkaarensa päässä oleva vanha sovellus. Hankintaan sisältyy kolme erillistä ympäristöä: yksi diaarina ja päätöksentekovälineenä toimiva ympäristö koko Kevan käyttöön sekä tietyille käyttäjille rajatut HR:n ja sijoitustoiminnon käyttöön tarkoitetut asiakirjojen säilyttämiseen tarkoitetut ympäristöt. Alustavia vaatimuksia hankittavan ratkaisun ominaisuuksista: - tiedonohjaussuunnitelmaan perustuva asianhallinta - työnkulkuun perustuva päätöksenteko - integraatiomahdollisuus Kevan AD-käyttäjähakemistoon - tietojen hävitystoiminnallisuus ratkaisusta GDPR:n mukaisesti - asiakirjojen ja sopimusten luku- ja käyttöoikeuden rajaaminen käyttövaltuuksin, varsinkin sijoitustoiminnon käyttöön tulevilta osin Muita mahdollisia toiveita ratkaisulle: - edistyksekäs käytettävyys, joka mahdollistaa mm. asiakkaan tekemät muokkaukset ratkaisun näkymiin ja metatietokenttiin - sähköisen allekirjoituksen toiminnallisuus - kokous- ja dokumenttienhallinta Kevan hallituksen ja valtuutettujen käyttöä varten Hankintaan arvioidaan sisältyvän: - ratkaisun käyttöoikeudet - ratkaisun käyttöönotto ja integraatiot - ratkaisun tuki- ja ylläpitopalvelut sekä - ratkaisuun ja sen käyttöön liittyvät asiantuntijapalvelut sekä mahdollinen jatkokehitys Alustavan suunnitelman mukaan hankintasopimuksen kesto on vähintään neljä vuotta. Tavoitteena on, että tarjouspyyntö julkaistaan marraskuussa 2021 ja tätä ennen tarkoituksena on käydä markkinavuoropuhelu hankinnasta kiinnostuneiden toimijoiden kesken. Alustavan suunnitelman mukaan hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä. Kaikki tässä ennakkotietoilmoituksessa esitetyt tiedot (mm. hankinnan kuvaus ja hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivämäärä) ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja.

Tämä ilmoitus on ennakkotietoilmoitus. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Haluamme kartoittaa toimijoita, joilla on kyky ja halu avustaa meitä tarpeidemme kuvaamisessa sekä myöhemmin toimittaa meille tarpeitamme vastaava ratkaisu. Tällä ilmoituksella kutsumme hankinnasta kiinnostuneet toimijat ottamaan osaa markkinakartoitukseen, jonka tarkoituksena on käydä yleisellä tasolla keskustelua hankinnan kohteesta ja sen määrittämisestä sekä keskustella toimittajan ratkaisuehdotuksista. Markkinakartoitukseen osallistuminen ei sido hankinnasta kiinnostunutta toimijaa osallistumaan myöhemmin toteutettavaan tarjouskilpailuun. Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittautumaan ke 18.8.2021 klo 12 mennessä kiinnostuksensa seuraavasta linkistä löytyvällä lomakkeella: https://forms.office.com/r/mAyNhdgtJQ Edellä mainitulla lomakkeella on myös joitain hankintaa koskevia ennakkokysymyksiä, joihin Keva toivoo tarjoajilta näkemystä. Markkinakartoitus järjestetään kaikkien hankinnasta kiinnostuneiden toimijoiden kanssa. Markkinakartoitukseen osallistuvilla on myöhemmässä vaiheessa mahdollisuus kommentoida alustavaa tarjouspyynnön luonnosmateriaalia. Hansel Oy toimii hankinnassa konsultatiivisessa roolissa.