Kansallisarkiston kaukolainatoimitukset

Hankinnan kohteena on Kansallisarkiston asiakkaiden tilaamien asiakirjojen kaukolainatoimitusten turvallinen kuljetus. Kaukolainatoimituksiin sisältyvät asiakirjat ovat historiallisesti arvokkaita ja ainutlaatuisia, ja ne saattavat sisältää salassa pidettäviä henkilötietoja.

Kuljetukset tapahtuvat Kansallisarkiston eri toimipaikkojen välillä (Helsinki, Hämeenlinna, Joensuu, Jyväskylä, Mikkeli, Oulu, Turku, Vaasa sekä Saamelaisarkisto Inarissa). Inariin toimitettavien kaukolainojen määrä on vähäinen. Hankintaan sisältyy myös kaukolainojen toimittaminen eräisiin muihin kohteisiin, joita ovat Itä-Suomen yliopisto Kuopio, Tampereen yliopisto ja Lapin yliopisto Rovaniemellä sekä Ahvenanmaan maakunnan arkisto Maarianhaminassa. Viimeksi mainittuihin kohteisiin toimitusten määrä on erittäin vähäinen. Eniten kaukolainoja toimitetaan Helsingin ja Mikkelin toimipaikkojen välillä, mutta myös Helsingin ja muiden toimipaikkojen välillä kaukolainaliikenne on ajoittain vilkasta. Kaukolainojen kuljetuksiin sisältyy Kansallisarkiston omien toimipaikkojen välinen nouto ja palautus sekä muiden kohteiden osalta yhdensuuntainen kuljetus tilaajalle. Kaukolainojen toimitusmäärät vaihtelevat asiakaskysynnän mukaan sekä toimituspaikkojen että määrien osalta. Vuosittain kaukolainatoimituksia on enintään 1000 kappaletta. Yksi tilauskerta voi sisältää 1-5 asiakirjasalkkua. Kaukolainatoimitukset noudetaan ja palautetaan suoraan toimituspaikkoihin erillisen kertakuljetustilauksen perusteella. Toimituspäivä on yleensä tilauksen jälkeinen arkipäivä klo 15 mennessä, kuitenkin niin, että tarpeetonta välivarastointia esimerkiksi viikonlopuksi vältetään. Tarjoajilta edellytetään, että käytössä on tilaustenhallinta- ja seurantajärjestelmä. Mikäli kaukolainoja kuljetaan samoissa kuljetuksissa vaarallisten aineiden kanssa, toimittajilta edellytetään vaarallisten aineiden kuljetusten turvallisuussuunnitelmaa ja prosessivalvontaa. Kaukolainat kuljetetaan kevytmetallisissa kuljetussalkuissa, jotka voidaan lukita ja avata ainoastaan Kansallisarkistossa. Poikkeustapauksessa asiakirjat pakataan pahvilaatikkoon. Asiakirjasalkun koko on noin 310 mm x 325 mm x 430 mm. Yhden kuljetussalkun paino on pakattuna noin 15 kg. Satunnaisesti lähetys voi olla muutaman kilon painavampi. Kuljetusvälineet tai asiakirjat eivät saa vahingoittua tai joutua asiattomien käsiin tai kateisiin kuljetuksen tai välivarastoinnin aikana. Kaukolainat tulee toimittaa samalla kuljetuksella ilman välipurkua tai varastointia saman vuorokauden aikana, mikäli kuljetusetäisyydet sen sallivat. Mikäli välivarastointia tarvitaan, välivaraston tulee olla valvottu ja turvallinen sekä olosuhdehallittu (lämpötila noin +18 astetta, ilman suhteellinen kosteus noin 40–50%). Kuljetusajoneuvon tulee olla kiinteäseinäinen (kuljetussalkut tai aineistot eivät saa esimerkiksi kastua tai muutoin vaurioitua kuljetuksen aikana) ja kuljetustila on oltava lukittavissa. Samassa kuljetuksessa ei saa kuljettaa vaarallisia aineita. Toimittajalta edellytetään asianmukaisia vakuutuksia. Toimittaja valitaan kokonaistaloudellisuuden perusteella, vertailussa painotetaan hintaa 50% ja laatua 50%. Hinta ilmoitetaan toimituksen keskimääräisenä yksikköhintana. Laatutekijät (reklamaatioiden määrä, toimitusvarmuus, nopeus) pisteytetään osa-alueittain siten, että paras saa täydet pisteet ja heikoin 0 pistettä, muut saavat tarjoajien määrästä riippuvan järjestyksen mukaisen pistemäärän tältä väliltä. Laatu- ja hintapisteet lasketaan lopulta yhteen siten, että molemmat ovat yhtä merkittäviä. Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita.