Asianhallintajärjestelmän laajennus

Oulun yliopiston yleishallinnon asianhallinta on toteutettu Dynasty -järjestelmällä, josta yliopistolla on käytössä uusin versio, Dynasty 10. Asianhallintajärjestelmä sisältää paitsi diaarimerkinnät, myös asioiden käsittelyvaiheissa laadittuja sähköisiä asiakirjoja. Asianhallinnassa syntyvien pitkäaikaista sähköistä säilyttämistä edellyttävien tietojen asianmukainen säilyttäminen edellyttää niiden siirtämistä sähköiseen arkistoon. Arkistoitujen tietojen tulee olla kirjaamon tietopalvelun käytettävissä samalla tavoin kuin asianhallinnan aktiivikäytössä olevien sisältöjenkin. Tämän takia on päädytty hankkimaan Dynasty Arkisto -tuote, joka integroidaan Dynasty 10 asianhallintaan. Samassa yhteydessä on toteutettava integraatio Dynasty Tiedonohjausjärjestelmään (Dynasty TOJ). TOJ tuottaa sekä asianhallinassa että arkistossa oleville tiedoille säädösten (mm. SÄHKE2-normi, TihL 25 ja 26 §) edellyttämät metatiedot. Sähköiseen arkistoon on tarve viedä myös sellaisia asiakirjoja, joita ei rekisteröidä asianhallintaan Dynasty 10 -järjestelmän kautta. Tällaisia ovat esim. erilaiset opiskeluoikeuksiin liittyvät päätökset, joita syntyy vuosittain tuhansia, ja joista tehdään ns. massakirjaus. Dynasty Arkistoon hankitaan tällaisten arkistointien hoitamiseksi laajennus (Dynasty FileImporter). Lisäksi hankintaan sisältyy käyttäjähallinnan AD-integraatio, testikanta, käyttöpalvelun laajennus vastaamaan arvioitua arkistointitarvetta ja hankittavan kokonaisuuden asennus sekä pääkäyttäjäkoulutus.

Hankintamenettelynä on suorahankinta. Peruste suorahankinnalle on hankintalain 1397/2016 40§:n mukainen. 2) teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta; Hankintaa varten on selvitetty mahdollisuutta ostaa sähköisen arkistoinnin ratkaisuja, jotka sisältävät vaaditut ominaisuudet eli integraation Dynasty 10 -järjestelmän asianhallintamoduuliin ja mahdollisuuden käyttää arkistoa mm. tietopalveluun Dynasty 10 -järjestelmän kautta. Valmiita tuotteita ei ole saatavana muualta kuin Dynasty -järjestelmän toimittajalta Innofactorilta. Halutun tietopalvelutoiminnon toteuttaminen ei ole teknisesti mahdollista muutoin kuin Innofactorin toimesta.