Tietopyyntö: Avustuksien sähköinen haku

Tietopyyntö: Vantaan avustuksien sähköinen haku Tietopyyntö: Avustusten sähköinen palvelu Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa, millaisia palveluita markkinoilla tällä hetkellä on Vantaan kaupungin myöntämien avustusten sähköiseen hakuun ja käsittelyyn SaaS-palveluna. Hakemus sanalla viitataan hakemukseen tai käyttöselvitykseen. 1. Tietopyynnön kohde Tietopyynnön kohde on palvelu, jonka avulla voidaan hakea ja hallinnoida Vantaan kaupungin myöntämiä avustuksia yksityishenkilöille, järjestöille ja yrityksille. - Avustusten hallinta o Erilaisten avustuslajien ja avustustyyppien hallinta kuten esimerkiksi liikunnan, nuorison ja kulttuurin toiminta- ja kohdeavustuksia. o Avustusten hakeminen ja niihin liittyvien käyttöselvitysten tekeminen määrämuotoisilla ja pääkäyttäjän ylläpidettävillä lomakkeilla. o Hakuaikojen- ja selvitysaikojen hallinta pääkäyttäjän toimesta. - Avustushakemuksen ja siihen liittyvän käyttöselvityksen luominen ja jättäminen o Hakijan tai hakijan edustajien allekirjoitus joko palvelussa tai mahdollisuus hyödyntää erillistä sähköistä allekirjoituspalvelua. o Puolesta asioimisen mahdollistaminen järjestöillä ja yrityksillä. Onko suomi.fi-valtuudet käytössä? Voidaanko järjestelmässä todentaa, että hakijalla on oikeus hakea avustusta? o Hakijan henkilöllisyyden todentaminen vahvalla tunnistautumisella. o Liitetiedoston tai liitetiedostojen lisääminen avustusta haettaessa. Liitetiedostomuodot mm. pdf, excel, kuvatiedostot. Liitetiedostojen tarkastaminen virustorjuntasovelluksella. Liitetiedoston enimmäiskoon määritteleminen. o Liitteen tai liitteiden toimittaminen hakemuksen jättämisen jälkeen. Kuinka liitteet kohdennetaan hakemukselle? o Hakija saa kuittauksen, että hakemus on jätetty. Voiko hakija nähdä hakemuksen käsittelyvaiheen? o Hakijan mahdollisuus tallentaa avustushakemus itselleen talteen. - Avustusten ja käyttöselvitysten käsittely o Viestittely/lisätietopyynnöt hakijalle, esimerkiksi hakemusten täydennyspyynnöt. o Mahdollisuus siirtää hakemus ja käyttöselvitys toiselle käsittelijälle. o Mahdollisuus luoda koosteita hakemusten sisällöstä ja määrästä. o Kun hakemus on jätetty, syntyy heräte, jonka avulla käsittelijä saa tiedon uudesta täytetystä hakemuksesta ja pääsee tarkastelemaan hakemusta. o Hakemusten ja käyttäjätietojen säilyttäminen tietoturvallisesti ja tietosuojan mukaisesti, jonka jälkeen tietojen poistoesitys ja tietojen poistaminen haluttaessa, esimerkiksi kahden vuoden päästä. Poistettujen tietojen osalta poistoluettelon tekeminen. o Mahdollisuus hakea käsittelypuolella useilla kriteereillä esim. hakija, ajankohta. 2. Olemme kiinnostuneita kokonaispalvelusta, joka sisältää: • Ratkaisumalli pilvipalveluna o Ostetaan pilvipalveluna eli SaaS-palveluna EU- tai Eta-alueelta. Tavoitteena on tuotepohjainen ratkaisu. o Käytettävissä 24/7, tukea mahdollista saada esim. kello 8.00-16.00. o Pääkäyttäjätehtävät hoidetaan itse kuten esim. avustusten hallinta. • Jäljitettävyys o Mahdollisuus jäljittää hakemuksen elinkaari ja käsittelyyn liittyvät vaiheet. • Jatkuvan palvelun toimitusmallit o Pilvipalveluna 3-4 vuotta ja sen jälkeen toistaiseksi voimassa oleva sopimus, käyttö- ja ylläpitopalvelu tulee sisältyä. • Hinnoittelu ja suuntaa-antava hinta o Pilvipalvelun hinnoittelumalli. Hakemusten käsittelijöitä noin 20 kpl ja hakemusten kokonaismäärä vuosittain noin 600 kpl. o Minkälaiset käyttöönottokustannukset, ylläpidon vuosikustannukset ja muut mahdolliset kustannukset. • Integraatiotarpeet o Integraatiot Vantaan kaupungin Azure AD:hen. o Integraatio sähköiseen asianhallintajärjestelmään Astaan. o Integraatio sähköiseen allekirjoituspalveluun. • Rajapinnat o Onko API-rajapinta? o Onko rajapintojen osalta muuta huomioitavaa? • Analytiikka o Palvelusta olisi hyvä olla saatavilla yleistä käyttötilastoa. o Palvelusta olisi hyvä olla saatavilla analytiikkaa avustuslajeittain. o Mitä muuta analytiikkaa palvelu tarjoaa? • Käytettävyys ja saavutettavuus o Saavutettavuus, täyttää kansalliset saavutettavuusvaatimukset minimissään A- ja AA-tason osalta. o Helppokäyttöisyys sekä hakijan, käyttäjän että pääkäyttäjän osalta. o Selainpohjainen ja toimii mobiililaitteissa eli responsiivinen (iOS & Android). • Muita selvennettäviä asioita o Voiko tunnistamisessa hyödyntää Suomi.fi-tunnistusta? o Miten taataan tiedon eheys (esim. hakija, hakemus, käytönselvitys ja niiden liitteet)? o Onko palvelua mahdollista ottaa koekäyttöön? o Palvelusta on saatavilla kieliversiot, vähintään suomi, ruotsi, englanti • Tietosuoja- ja tietoturva-asiat o Miten tietosuoja- ja tietoturva-asiat on hoidettu? • Teknologia, arkkitehtuuri ja ratkaisun elinkaari o Mihin teknologiaan ja arkkitehtuuriin ratkaisunne perustuu? Pyydämme tähän liittyvän arkkitehtuurikuvan. o Kuvatkaa ratkaisunne elinkaari: Milloin ratkaisu on tullut markkinoille ja miten pitkään uskotte nykyisen teknologian elinkaaren yltävän? o Miten usein ratkaisustanne tulee uusia versioita? Miten päivitykset hoidetaan? Miten on mahdollista hyödyntää uusia versioita? o Miten tietoliikenne on suojattu? Pyydämme tähän liittyvän kuvauksen. • Käyttöönotto o Miten suurta panosta ratkaisunne käyttöönotto edellyttää tilaajalta? o Millä aikataululla palvelu voidaan ottaa tuotantoon? o Kuvaus palvelun käyttöönotosta. • Lisäoptiot o Integraatio mahdollisiin sähköisen asioinnin tukipalveluihin, kuten esim. suomi.fi-viestit, suomi.fi-palveluväylä, väestötietojärjestelmä 3. Tietopyynnön vastaukseen tulee sisältyä mm. seuraavat asiat: • Vastaukset yllä oleviin asioihin (kohdat 1 ja 2). • Kuvaus avustusten hakemus- ja käsittelyprosessista ja toiminnallinen kuvaus. • Hinnoittelumallit SaaS-palveluna sekä lisäksi muut mahdolliset kustannukset. • Hinnoittelu kokonaispalveluna ja tieto palvelun laajennettavuudesta. • Referenssit: vastaavat toteutukset muissa organisaatioissa (mielellään julkishallinnon).