Tietopyyntö tapahtumajärjestelyistä

Tämä on tietopyyntö koskien tapahtumapalvelun hankintaa. Tämä ilmoitus ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tarkentava markkinakartoitus eli tietopyyntö. Tietopyyntö ei sido tietopyynnön antajaa tai tietopyyntöön vastanneita. Turun kaupunki järjestää kesällä 2022 noin 300 hengen kansainvälisen tapahtuman. Tapahtumaa varten selvitämme toimittajia, jotka tarjoavat tapahtumajärjestelyjä. Lisäksi Turun kaupunki pyytää budjetointia varten hintatietoja alla kuvatulle kokonaisuudelle. Kartoitamme toimittajia, jotka voivat tarjota seuraavia palveluita: Osallistujahallinto o Osallistujien ilmoittautuminen ja rekisteröityminen, ja ohjeet näihin sekä peruuttamiseen. o osallistumismaksujen vastaanottaminen, kirjaaminen, perintä ja mahdolliset palautukset. o yhteydenpito osallistujiin sisältäen esim. tervetuloviestin, kiitosviestin, palautekyselyn Tapahtuma-alusta ja verkkosivu o Tapahtuma-alustan hallinnointi: rakenteen ja toimintojen suunnittelu, sisällön syöttäminen ja päivittäminen, pääsyoikeuden hallinta. o Alustan sisältö: ohjelma, puhujaesittelyt, chat, kyselyt, äänestykset, osallistujaprofiilit, yleisinfoa tapahtumasta, yhteistyökumppanien esittely. o Julkinen verkkosivu osana tapahtuma-alustaa. o Alustan tulee olla räätälöitävissä tapahtumailmeen mukaiseksi. o Alusta tulee olla hyödynnettävissä ennen tapahtumaa, sen aikana ja kuukausi tapahtuman jälkeen. Sponsorointi o Sponsorinäkyvyyden suunnittelu o Sponsorointilomakkeen suunnittelu ja toteutus o Yhteydenpito sponsoreiden kanssa sisältäen ilmoittautumisen, rekisteröitymisen, sponsorointimaksujen laskutuksen ym. Pyydämme kaikkia hankinnasta kiinnostuneita palveluntarjoajia vastaamaan tietopyyntöön ilmoittamalla yhteystietonsa sekä lataamalla muut pyydetyt tiedot tarjoamastaan palvelusta näille tiedoille varattuihin kohtiin. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan hankintaa tämän tietopyynnön perusteella, eivätkä tietopyynnössä esitetyt kuvaukset/määritykset sido tilaajaa. Toimittajien antamat vastaukset käsitellään luottamuksellisesti.