Työterveyslaitoksen toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) uudistaminen

Työterveyslaitos (jäljempänä ”TTL", "hankintayksikkö” tai ”tilaaja”) pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen neuvottelumenettelyyn Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun osallistumisilmoituksen sekä sen liitteiden mukaisesti. Tavoitteena on hankkia ja käyttöönottaa toiminnanohjausjärjestelmä. Käyttäjiä järjestelmällä tulisi olemaan noin 500 henkilöä. Uudella järjestelmällä korvataan Työterveyslaitoksessa nykyisin käytössä oleva Microsoft AX 2012 R2-järjestelmä. Tavoitteena on hyvin hallittu ja kustannustehokas, moderni, integroituva, avoimin rajapinnoin varustettu ERP-ratkaisu. ERP-ratkaisun tulee täyttää lainsäädännön ja TTLn toiminnan vaatimukset sekä olla sujuvasti mukautettavissa tuleviin muutoksiin.

Tavoitteena on hankkia ja käyttöönottaa korvaava toiminnanohjausjärjestelmä nykyisen Microsoft AX 2012 R2:n tilalle, joka on TTL:n toiminnanohjausjärjestelmä ja tunnetaan TTL:lla ”Jotina”. Sisäisillä käyttäjillä tarkoitetaan TTL:ään työsuhteessa olevia käyttäjiä, joilla on pääsy TTL:n sisäisiin järjestelmiin. Sisäisiä käyttäjiä nykyisellä ja uudella järjestelmällä on noin 500 henkilöä, kun huomioidaan tuntikirjauksia tekevät käyttäjät. Tarkemmat toimintojen käyttäjämäärät eri lisenssien kohdalla täsmentyvät neuvotteluiden aikana. Nykyinen järjestelmä on osin vanhentunut eikä tue parhaalla mahdollisella tavalla TTL:n toimintaa ja sen suunnittelua. Tavoitteena on hyvin hallittu ja kustannustehokas, moderni, integroituva, avoimin rajapinnoin varustettu ERP-järjestelmä. ERP-järjestelmän tulee vastata kaikkien TTL:n eri toimintojen suunnittelu-, seuranta- ja raportointitarpeisiin. ERP-järjestelmä tulee myös täyttää nykyisen lainsäädännön ja toiminnan vaatimukset. Uuden ERP-järjestelmän on suunniteltu olevan monipuolisempi ja tukevan TTL:n prosesseja paremmin kuin nykyinen järjestelmä. Lisäksi on suunniteltu, että uuden järjestelmän käyttöä voidaan laajentaa sekä integroida aikaisempaa useampiin muihin TTL:n käytössä oleviin tietojärjestelmiin. TTL:n toiminnanohjausjärjestelmän hankinta kattaa varsinaisen tietojärjestelmän, sen ylläpidon ja sen käyttöönottavan projektin sekä palveluun liittyvän dokumentaation. Hankinta sisältää kaikki ERP:n ja projektien vaatimat osat ja työt, sisältäen myös mahdolliset toimittajan alihankintana toimittamat osuudet. Hankinnan vaatimukset tulevat tarkentumaan neuvotteluiden aikana. Hankinta on kokonaistoimitus yhdeltä toimittajalta. Toimituksen sisältöä kuvataan tarkemmin Liite O1 Kuvaus hankintayksiköstä ja hankinnasta sekä Liite O1.1 Hankinnan kohteen erittely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä (hankintalaki 34 §), koska hankinnan monimutkaisuus vaatii suunnittelua, olemassa olevien ratkaisujen mukauttamista tilaajan tarpeisiin, joiden tarkoituksenmukainen toteutustapa voidaan valita vain neuvottelemalla. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §). Osallistumisvaiheen asiakirjoissa on liitteenä alustavat luonnokset tarjouspyynnöstä liitteineen sekä neuvottelukutsuluonnos ja ne ovat saatavilla vain suomen kielellä. Joitakin hankintayksikön liitteitä voi olla englanninkielellä. Alustava tarjouspyyntö liitteineen on hankintayksikön alustavia näkemyksiä ja asiakirjoja muutetaan ja täsmentämään hankintaprosessin kuluessa. Tilaaja on käyttänyt osallistumisvaiheen ja osallistumishakemusohjeen laadinnassa seuraavaa asiantuntijaa: Uttrang Thor-Touch / PTCServices Oy. Edellä mainitun yhtiön asiantuntija on esteellinen toimimaan hankkeessa ehdokkaiden tai tarjoajien neuvonantajina tarjouskilpailun aikana. Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, neuvotteluista tai muusta menettelyyn osallistumisesta taikka siihen liittyneistä toimenpiteistä ei makseta ehdokkaille/tarjoajille korvausta. Hankinta-asiakirjojen julkisuus määräytyy laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) asianosaisjulkisuutta koskevin osin ja hankintalain (Hankintalaki 1397/2016) 138 §:n mukaisesti. Toimitettuun osallistumishakemukseen ja kaikkiin muihin asiakirjoihin on merkittävä selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet sekä erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta. Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen.