Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen arkiston aineistojen digitointipalvelu

Turun yliopiston Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen arkistossa (HKT-arkisto) on arkistomateriaalia 1950-luvun lopulta alkaen. HKT-arkiston aineistojen digitointihanke aloitettiin vuonna 2018 ja se jatkuu vuoden 2023 loppuun. Hankkeen tavoitteena on digitoida tällä hetkellä ainoastaan fyysisessä muodossa oleva aineisto ja parantaa aiemmin digitoidun aineiston käytettävyyttä. Alkuperäisaineistoja ei hävitetä digitoinnin jälkeen, vaan ne säilytetään pysyvästi. Tavoitteena on tuottaa digitoimalla fyysisestä aineistosta digitaalinen korvike (digital surrogate) eli hyvälaatuinen kopio alkuperäisestä aineistosta pitkäaikaissäilytystä varten ja tarkemman tutkimuksen tarpeisiin. Lisäksi tuotetaan aineiston arkikäyttöön, selailuun ja hakutyökaluksi digitaalinen välittäjä (digital proxy) -tasoinen aineisto. Aineistosta tuotetaan myös thumbnail-tiedostot. Digitoidut materiaalit tallennetaan arkiston tietokantaan. Ne jaetaan soveltuvin osin tutkimus- ja opetuskäyttöön verkkopalvelun kautta. Hankinnan kohteena ovat eri aineistoryhmittäin laatumääritysten mukaan digitoitavat av-aineistolajit ja määriteltyjen metatietojen tuottaminen aineistolle. Tarjoaja voi tarjota aineistojen digitointia tietylle aineistoryhmälle tai kaikille. 1) Valokuvat ja piirustukset Hankinnan kohteena on valokuva-aineistojen sekä >A4-piirustusten digitointipalvelu ja tiedostonmuuntopalvelu. Arvio digitoitavien aineistojen määrästä on seuraava: >A4 piirustukset 1 000–1 300 kpl Paperivalokuvat 1 000–2 000 kpl Diat 3 500–4 500 kpl Lasinegatiivit 100–200 kpl Negatiivit 8 000-9 000 kpl Tarjottavan digitointipalvelun tulee täyttää liitteessä 1) Laatumääritykset esitetyt vähimmäisvaatimukset. Valokuvien ja negatiivien määrät tarkentuvat digitoinnin edistyessä. Ensisijaisesti paperivalokuvien digitointi tehdään negatiivista. Osa negatiiveista on värinegatiiveja, osa mustavalkonegatiiveja ja osa positiiveja. Diat ovat kehystettyjä. Toimittajalla tulee olla valmius eri filmimuotojen digitointiin.. 2) Liikkuvan kuvan aineistot / Videoaineistot Hankinnan kohteena on liikkuvan kuvan / videoaineistojen digitointipalvelu ja tiedostonmuuntopalvelu. Arvio digitoitavien aineistojen määrästä on seuraava: Betamax-nauhoja 4–10 kpl Kaitafilmejä 50–90 kpl MiniDV-videonauhoja 10–15 kpl U-matic-videonauhoja 50-70 kpl VHS-C-videonauhoja 10–15 kpl VHS-nauhoja 100–150 kpl Tarjottavan digitointipalvelun tulee täyttää liitteessä 1) Laatumääritykset esitetyt vähimmäisvaatimukset. 3) Ääniaineistot Hankinnan kohteena on ääniaineistojen digitointipalvelu ja tiedostonmuuntopalvelu. Arvio digitoitavien aineistojen määrästä on seuraava: c-kasetteja 400–450 kpl kelanauhoja 1 300–1 500 kpl Mikrokasetteja (sanelinlaitteen) 10–15 kpl Minidisc 200–250 kpl Tarjottavan digitointipalvelun tulee täyttää liitteessä 1) Laatumääritykset esitetyt vähimmäisvaatimukset. Kaikki edellä mainitut määrät ovat suuntaa-antavia ja tarkentuvat toteutusvaiheessa. Tarkempi kuvaus aineistosta löytyy tämän tarjouspyynnön liitteestä 2) Aineistomäärät lajeittain. Hankintaan otetaan mukaan ensisijaisesti tuhoutumisvaarassa oleva aineisto. Muiden aineistojen digitointi toteutetaan riippuen digitoinnin hinnasta ja käytettävissä olevasta kokonaisbudjetista. Ensisijaisesti digitoidaan vanhemmat ääni- ja videoaineistot eli kaitafilmit ja magneettinauhoille äänitetyt aineistot. Tilaaja pidättää oikeuden määritellä digitoitava aineisto oman harkintansa mukaan. Aineistot ovat useimmiten omissa säilytyskoteloissaan tai pakattuna arkistokoteloihin. Digitointia ja kuljetusta varten aineistot pakataan HKT-arkistolla siten, että ne eivät vaurioidu. Digitointihanke päättyy 31.12.2023, mihin mennessä aineistojen digitointien pitää olla laskutettuna.