Tietopyyntö - Projektinhallinnan integroitu kokonaisratkaisu Tampereen seudun ammattiopistoon

Tuomi Logistiikka Oy kilpailuttaa Tampereen seudun ammattiopisto Tredun toimeksiannosta myöhemmin julkaistavalla tarjouspyynnöllä projektien taloushallinnan ja työajanseurannan integroidun kokonaisratkaisun hankinnan. Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan markkinakartoitus mahdollisille hankinnasta kiinnostuneille tarjoajille. Tilaajan tietopyyntö ja toimittajan siihen antamat vastaukset eivät sido kumpaakaan osapuolta. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen ei myöskään vaikuta mahdollisen tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 - Hankinnan kohteen kuvaus. Tredun projektitoimistoon on keskitetty projektirahoitusten hakuun, projektien taloudenhoitoon, raportointiin, yleishallintoon ja projekteilla tehtävään kehittämistoimintaan liittyvä erityisasiantuntemus. Projektitoimiston palvelut tuotetaan yhden luukun toimintaperiaatteella sekä kansallisille että kansainvälisille ammatillisen- ja lukiokoulutuksen projekteille. Projekteissa noudatetaan Tampereen kaupungin projektiprosessia, jossa projektin vaiheet jaetaan eri päätöksentekoportteihin. Tredussa ja Lukiokoulutuksessa käsiteltävien projektien volyymi vaihtelee n. 60-80 kappaletta vuotta kohden ja niissä työskentelee vuosittain vajaat 300 henkilöä. Projektit ovat pääsääntöisesti ulkopuolisella rahoituksella toteutettavia, esimerkiksi ESR, EAKR, OPH -rahoituksella. Rahoitusinstrumentteja on useita ja rahoittajien säännöt ja ohjeet poikkeavat toisistaan. Projektien määrä tullee lähivuosina kasvamaan. Tredu hakee järjestelmää kokonaisratkaisuna projektien hallinnoimiseen projektin elinkaaren kaikkiin eri vaiheisiin aina ideataulusta projektin päättämiseen ja jälkiarviointiin. Järjestelmällä tulee voida nykyaikaisesti hallinnoida hankesalkkua, jossa on eri kokoisia ja eri rahoituslähteisiin pohjautuvia suuria hankkeita ja pienempiä kehittämisprojekteja, koko niiden elinkaaren ajan ideavaiheesta päätökseen ja loppuraportointiin sekä arkistointiin, jatkokehitysehdotuksiin ja seurantaan saakka. Kokonaisvaltaisen järjestelmän tulisi tarjota työkalut työajan seurantaan, palkkojen euromääräiseen kohdentamiseen, hankesalkun seurantaan ja projektien hallintaan sekä mahdollistaa rajapintaratkaisut useisiin muihin järjestelmiin. Hanketoiminnan rahoittajilla on toisistaan poikkeavia vaatimuksia hankkeiden seurannasta ja raportoinnista, mistä syystä järjestelmän tulee joustavasti pystyä vastaamaan näihin tarpeisiin. Projektien taloustietoja tulee pystyä raportoimaan eri rahoittajien tarpeiden mukaisesti projektin koko elinkaaren ajan. Yksi merkittävä järjestelmän osa on projektitoimijoiden työajanseuranta, työajanseurantojen sähköinen hyväksymiskierto sekä euromääräisten palkkakohdennusten laskennan automatisointi ja lähettäminen kirjanpitoon. Järjestelmässä projektitoimijoiden työajanseuranta kirjataan ja päiväkohtaisista merkinnöistä muodostetaan kuukausikohtainen työajanseurantalomake ja automatisoidaan sen hyväksymiskierto, sekä lasketaan työajanseurantojen tuntien ja palkkajärjestelmästä saatavien palkkatietojen pohjalta euromääräinen palkkakohdennus huomioiden eri rahoittajien vaatimukset ja viedään se automaattisesti manuaalitarkastuksen jälkeen projektin kirjanpitoon joko suoraan liittymällä tai esimerkiksi kirjanpidon tositteen kautta. Osana hankinnan valmistelua kartoitamme markkinoita ja pyydämme toimittajilta kommentteja hankinnan kohteeseen. Pyydämme toimittajia myös kommentoimaan asiakirjoja liitteeseen 11 - Kommentit hankinta-asiakirjoihin. Kommentit hankinta-asiakirjoihin voidaan ladata siihen varattuun kenttään. Vastauksia voi lähettää 18.6.2021 klo 12.00 mennessä tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta tai sähköpostilla osoitteeseen lassi.koivumaki@tuomilogistiikka.fi.