Tietopyyntö: Hankinnan hallinnan järjestelmä

Espoon kaupungin Hankintakeskus on aloittamassa kilpailutuksen hankinnan hallinnan järjestelmästä vuoden 2021 aikana. Hankintakeskus käyttää tällä hetkellä vuonna 2018 kilpailutettua järjestelmää, joka on hankittu SaaS-palveluna. Tämän hankinnan tavoitteena on helppokäyttöinen ja Tilaajan tarpeiden mukaan muokattava hankintojen hallintaan tarkoitettu järjestelmä, joka on integroitavissa toisiin järjestelmiin. Järjestelmä mahdollistaa erilaiset mittaroinnit, nopean tiedonhaun sekä näkymät eri käyttäjärooleille. Hankinnan hallinnan järjestelmän keskeiset toiminnallisuudet ovat hankintojen hallinta, toimittajahallinta, sopimushallinta sekä kategoriajohtaminen. Keskeisenä toiminnallisuutena järjestelmässä on myös näkymä kaupungin tilauksia tekevien henkilöiden käyttöön, jonka kautta kaupungin työntekijä voi etsiä kaupungin kilpailutettua sopimuksia ja toimittajia sekä niihin liittyvien hankintojen tilausohjeita. Espoon kaupunki käyttää toistaiseksi erillistä kilpailutusjärjestelmää. Hankintojen hallinnalla tavoitellaan reaaliaikaista näkymää Espoon kaupungin hankintoihin, jotta niitä voidaan hallita paremmin suunnitteluvaiheesta toteutukseen asti. Järjestelmä antaa tukea hankintaprosessille ja soveltuu erityisesti julkisten hankintojen seurantaan. Raportoinnin tulee olla mahdollista sekä yksittäisen hankintaprosessin että hankintojen kokonaiskuvan osalta. Toimittajahallinnan keskeisimpiä tavoitteita on luoda näkyvyys Espoon kaupungin sopimustoimittajiin. Toimittajista luodaan kokonaisvaltainen kuva konsernitasolla. Sopimushallinta keskittyy kunkin yksittäisen sopimuksen elinkaareen ja sopimuksen johtamiseen ja seurantaan. Sopimushallinta antaa syötettä hankintojen hallintaan sekä toimittajahallintaan ja on tärkeä työkalu proaktiiviseen riskien ja sopimuksilla tapahtuvien muutosten ja kehityksen tunnistamiseen. Kategoriajohtamisessa hankintoja ja toimittajia katsotaan markkinaehtoisesti kokonaisuuksina, mikä on tärkeä työkalu hankintojen strategisessa johtamisessa. Hankittava palvelu kattaa järjestelmän ylläpidon, tuen, järjestelmän kehittämisen, täydentävät asiantuntijapalvelut sekä järjestelmän käyttöönottoprojektin sisältäen nyt käytössä olevan järjestelmän tietojen siirron. Järjestelmä hankitaan SaaS-palveluna. Espoon kaupunki etsii valmisratkaisua, joka on kuitenkin laajasti räätälöitävissä Espoon kaupungin tarpeisiin. Järjestelmää kehitetään yhteistyössä tilaajan ja toimittajan kanssa ja tulevaisuuden visioita järjestelmälle ovat esimerkiksi kilpailutusominaisuuden luominen ja toimittaja- sekä toimialaportaali, jossa toimittajat ja kaupungin työntekijät voivat tehdä itse määriteltyjä sopimuksiin ja hankintoihin liittyviä toimenpiteitä. TIETOPYYNTÖ TÄMÄ ILMOITUS EI OLE TARJOUSPYYNTÖ, VAAN TIETOPYYNTÖ MARKKINOIDEN KARTOITTAMISEKSI. Tällä tietopyynnöllä Espoo pyytää ilmoittamaan halukkuudesta osallistua markkinavuoropuheluun, jonka avulla Espoon on tarkoitus kartoittaa eri vaihtoehtoja edellä kuvattuun hankintaan. Tietopyyntö-vaiheessa potentiaalisten tarjoajien tai kiinnostuneiden soveltuvuutta tai ratkaisua ei arvioida. ILMOITTAUTUMINEN Ilmoittautumiset tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen maiju.toivanen@espoo.fi viimeistään 18.6.2021 klo 12.00 mennessä. Otsikoi viestisi "Tietopyyntö - hankinnan hallinnan järjestelmä - ilmoittautuminen [Yrityksesi nimi]". Vastaaminen tietopyyntöön ei sido yritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Voitte lähettää ilmoittautumisen mukana vapaamuotoisen esitteen tai kuvauksen yrityksenne jo olemassa olevasta ratkaisusta. Tämä ei kuitenkaan ole pakollista.