Matkalaskujärjestelmä ja matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu

Hankinnan kohteena on matkalaskujärjestelmä SaaS-palveluna sekä matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu. Uuden järjestelmän tulisi olla nykyaikainen, helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen. Uudella järjestelmällä tavoitellaan teknisiä parannuksia, kuten päiväraha- ja kilometrikorvausten automaatiota eri maihin, tekstintunnistusta kuvasta (OCR) sekä prosessikustannusten säästöjä ja henkilötyöajan tarkoituksenmukaisempaa käyttöä. Järjestelmätoimittaja kehittää järjestelmää ja tuottaa uusia ratkaisuja asiakkaan käyttöön. Järjestelmän hallinnointi on helppoa ja tukea on viivytyksettä saatavilla. Järjestelmä on muokattavissa ja kattava dimensioiden osalta. Matka- ja kululaskuja voi tehdä sekä selaimen että mobiiliapplikaation kautta. Mobiiliapplikaatiolla tulee pystyä ottamaan kuvat kuiteista ja tallentamaan ne suoraan järjestelmään. Hankinnan kohteeseen sisältyy Business Finlandin kotimaan henkilöstön matka- ja kululaskujen hoitaminen (tarkastaminen ja käyttäjien opastaminen). Vuositasolla hankinnan kohteeseen kuuluu arviolta 6000 matkalaskua (2019 6500 kpl, 2020 4300 kpl). Kansainvälisessä verkostossa työskentelevien henkilöiden kaikki matka- ja kululaskut hoidetaan BF Oy:n taloushallinnossa samoin kuin luottokorttien hallinto ja käyttäjien perustaminen. Hankinnan kohteen tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus.

Ks. kohta II.1.4.

Tarjouspyyntöä ei ole jaettu osiin, koska katsomme että järjestelmän toimittaja tuntee parhaiten oman järjestelmänsä ja pystyy toimittamaan laadukkaan matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelun joko itse toimitettuna tai alihankkijan kautta. Tällä ratkaisulla pyrimme myös takaamaan toiminnan jatkuvuuden.