Tietopyyntö SAPiin yhteensopivan sähköisen säilytysjärjestelmän hankinnasta Turun kaupungille

Tämä ilmoitus ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö vaan tietopyyntö SAPiin yhteensopivan sähköisen säilytysjärjestelmän hankinnasta Turun kaupungille. Tämä tietopyyntö ei sido tietopyynnön antajaa tai tietopyyntöön vastanneita. Pyydämme kaikkia hankinnasta kiinnostuneita vastaamaan tietopyyntöön 2.6.2021 klo 11.00 mennessä tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta. Tietopyynnön tarkoituksena on selvittää suunniteltuun hankintaan liittyviä asioita. Tietopyynnön perusteella saatavaa materiaalia on tarkoitus hyödyntää varsinaisen tarjouspyynnön valmistelussa. Alustavasti on suunniteltu, että varsinainen tarjouskilpailu järjestettäisiin kesä - syyskuu 2021 aikana. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan hankintaa tietopyynnön perusteella ja saadut vastaukset käsitellään luottamuksellisina. Turun kaupunki valmistelee kaupungin digitaalisten tietoaineistojen (asiakirjat, rekisterit ja muu aineisto metatietoineen) säilyttämiseen ja tietopalveluun soveltuvan järjestelmän hankkimista. Järjestelmä mahdollistaa useiden erillisten loogisten aineistokokonaisuuksien tallentamisen, säilyttämiseen, hallinnoinnin ja käyttämisen. Esimerkkejä kokonaisuuksista ovat tehtäväluokkakohtaiset ja/tai muulla perusteella (muun muassa käyttötapa, alkuperä, omistaja, sisältö) rajatut säilytyskokonaisuudet. Säilytettävä aineisto voi olla sähkösyntyistä tai digitoitua, ja säilytysjärjestelmässä voidaan hallita aineiston koko säilytyksenaikainen elinkaari. Aineistot pysyvät säilytysjärjestelmässä säilytyksen aikana muuttumattomina ja todistuskelpoisina (pl. mahdollinen virkistäminen). Aineistosta voidaan tehdä monipuolisia hakuja, ja sitä voidaan koostaa julkaistaviksi ja jaettavaksi järjestelmän kautta. Aineistot voidaan hävittää (tuhota) järjestelmästä, kun niille määritelty säilytysaika umpeutuu tai siirtää pitkäaikaissäilytykseen esimerkiksi mahdolliseen kansalliseen pitkäaikaissäilytys- tai arkistopalveluun. Järjestelmän tulee olla Sähke2-sertifioitu, mutta myös toimia SAPin arkistoinnin sijaintina. Saadaksemme vaatimusmäärittelyn riittävän tarkaksi rajaamatta kaikkia tarjoajia ulos, kartoitamme mahdollisia kokemuksia näiden järjestelmien yhdistämisestä.