M-Files palveluiden kehitystyö ajalla 1.8.2021 (tavoite) 30.07.2024

Turun kaupungin hankintatapalvelut pyytää tarjouksia Turun kaupungin IT-palveluiden toimeksiannosta M-Files-palveluiden kehitystyö ajalle 1.8.2021(tavoite)-31.07.2024.

M-Files on ollut Turun kaupungin dokumenttienhallinnan täydentävänä järjestelmänä vuodesta 2012. Järjestelmää käyttää noin 500 työntekijää. Järjestelmää käytetään pääasiassa ympäristössä, jossa käytetään Autocad- ja MapInfo- ohjelmistoja. Järjestelmästä on tehty integraatioita muihin kaupungin järjestelmiin, kuten Sharepointiin ja TrimbleLocus järjestelmään. Kaupunkiympäristötoimialalla on digitalisoitu toimialan vastuulla olevia prosesseja, esim. kaavoitus, ja digitaaliset prosessit toteutetaan M-files -järjestelmässä. Parhaillaan on käynnissä ns, Digikyto -projekti, jossa prosessien digitalisointia jatketaan. Prosessien taustalla tiedonohjauksesta huolehtii tiedonohjaussuunnitelma ja tiedonohjausjärjestelmä. Tiedonohjaus tukee pelkästään sähköisiä prosesseja ja mahdollistaa prosessiin liittyvien asiakirjojen sähköisen säilyttämisen. Digikyto -projektin ensimmäisen vaiheen jälkeen on tarkoitus jatkaa prosessien digitalisointia uudessa projektissa. M-files -järjestelmään on toteutettu nykyisellä sopimuskaudella lähinnän viestinnän tarpeisiin kuva- ja aineistopankki, jota on tarkoitus kehittää vuoden 2022 aikana. M-files -järjestelmän kehittämisen tavoitteena on toiminnan prosessien sujuvoittaminen, työnteon tehostaminen ja järjestelmän toiminnallisuuksien nykyistä laajempi hyödyntäminen muun muassa asiakaslähtöisyyden ja tietojohtamisen näkökulmasta. Järjestelmää kehitetään Turun kaupungille, joten kaikkien toiminnallisuuksien pitää olla myös muiden M-Files-kehittäjien jatkokehitettävissä ja ylläpidettävissä. Kehittämisen työtapa määritellään tilaajan toimesta tilauskohtaisesti. Vuorovaikutus toimittajan ja tilaajan välillä on erityisen tärkeää, kun kehittäminen toteutetaan ketterän kehittämisen periaatteiden ja menetelmien mukaisesti.