Asiakirjojen sähköinen arkistointijärjestelmä

Hankinnan kohteena on asiakirjojen sähköiseen arkistointiin tarkoitettu järjestelmä Saas-palveluna. Järjestelmää tullaan alkuvaiheessa käyttämään ulkoisen laskennen ja hankintojen asiakirjojen arkistointiin ja käyttöä voidaan sopimuskaudella laajentaa muihin Ylen asiakirjoihin. Hankinnan kohde oli kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Hankinnan kohteena on asiakirjojen sähköiseen arkistointiin tarkoitettu järjestelmä Saas-palveluna. Järjestelmää tullaan alkuvaiheessa käyttämään ulkoisen laskennan ja hankintojen asiakirjojen arkistointiin. Järjestelmän käyttöä tullaan laajentamaan sopimuskaudella myös muihin Tilaajan asiakirjoihin. Arkistointijärjestelmä hankitaan valmistuotteena, joka täyttää asetetut vaatimukset ylläpito- ja jatkokehityspalveluineen. Toimitusprojektissa on tarkoitus välttää mahdollisimman paljon räätälöintejä ja hyödyntää valmistuotteen omia ratkaisumalleja ja konfigurointimahdollisuutta. Valmistuotteen ratkaisumallit lisäävät järjestelmän ylläpidettävyyttä ja helpottavat elinkaaren hallintaa. Arkistointijärjestelmän tulee mahdollistaa pitkälle automatisoidut prosessit ja tehostaa siten käsittelijöiden työtä ja asioiden käsittelyä. Ratkaisun tulee olla helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen. Yle valitsee yhden (1) sopimuskumppanin. Hankinnan kohde oli kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä: liite 1 Palvelukuvaus liite 1.1 Ulkoisen laskennan ja hankintojen asiakirjat liite 2 Vaatimusmäärittely liite 3 Hintalomake liite 4 Sopimusluonnos liite 4.1 JIT liite 8 (JHS166) liite 5 SLA-ehdot liite 6 Tietosuojasopimus.

Hankintayksikkö on kysymysten jättöajan päätyttyä tarkastellut tarjouspyyntömateriaalia uudelleen. Hankintayksikkö on todennut tarjouspyynnössä sellaisia puutteita tai virheitä, joiden korjaaminen tai täsmentäminen muuttaisi tarjouspyynnön ehtoja oleellisesti. Tämän vuoksi hankintayksikkö on päättänyt keskeyttää hankinnan. Hankintalain 1397/2016 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään 123 §:ssä. Lainsäädännön esitöiden mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaisiko ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Oikeuskäytännön mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä ei ole pidetty julkisista hankinnoista annettujen säännösten vastaisena, kun tarjouskilpailun keskeyttäminen perustui todellisiin syihin (esim. KHO 28.9.2006 taltio 2514). Oikeuskäytännössä ja -kirjallisuudessa todellisina syinä on pidetty muun muassa sitä, että hankintamenettelyssä on havaittu olennainen virhe, eikä virhettä voida korjata muutoin kuin keskeyttämällä hankinta ja käynnistämällä kokonaan uusi tarjouskilpailu. Hankinnan keskeyttämiselle on yllä mainittujen perustelujen johdosta lainsäädännön tarkoittama perusteltu syy. Ratkaisu ei vaikuta syrjivästi tarjoajiin. Hankinta keskeytetään. Hankintayksikkö korjaa tarjouspyyntömateriaalin, jonka jälkeen hankinnasta julkaistaan uusi hankintailmoitus.