Tietopyyntö: Budjetointijärjestelmä

Tilastokeskuksella on tavoitteena kehittää budjetointiprosessiaan sekä budjetin laadinnan että seurannan osalta. Tavoitteeseen pyritään tarkoitukseen mahdollisimman hyvin soveltuvan järjestelmän hankinnalla ja käyttöönotolla. Tämä ilmoitus ei ole hankintailmoitus, eikä sen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Kyseessä on markkinakartoitukseen liittyvä tietopyyntö, jonka tavoitteena on käydä avointa keskustelua ja saada tietoa markkinoilla olevasta tarjonnasta.

NYKYTILANNE Tilastokeskuksen budjetointi toteutetaan tällä hetkellä taulukkolaskennan taulukoiden avulla, joka on riskialtista ja työlästä, edellyttäen paljon manuaalityötä mm. koottaessa ryhmien budjeteista osasto- ja palvelualuetason budjetit. Budjetointiprosessin työläyden vuoksi budjetit jäävät helposti päivittämättä. Budjetoinnin raportointi edellyttää myös paljon manuaalityötä. Henkilöstösuunnittelua tehdään ryhmätasolla käyttämällä Excel-taulukoita, joihin pohjatiedot ajetaan valtion Kieku-järjestelmästä, mutta joita ylläpidetään manuaalisesti. Päivittäminen on erityisen suuri työ varsinkin palvelualueilla, joiden palkkalistoilla on satoja henkilöitä. TILASTOKESKUKSEN TUNNISTAMAT TARPEET BUDJETOINNIN JÄRJESTELMÄLLE A. TALOUDEN TOTEUMA, SUUNNITTELU JA ENNUSTAMINEN * toteumatietojen siirtyminen kirjanpitojärjestelmästä automaattisesti päivittäin, ja summautuminen määriteltyyn budjettilajiin, * talouden suunnittelu valtion seurantakohdemallin mukaisesti, * budjetin laadinta ennustamalla sen sisältöä kuluvan ja edellisen vuoden toteumatietojen perusteella, * erillisbudjettien laatiminen (mm. hankintabudjetti, koulutusbudjetti, henkilöstöbudjetti) ja niiden integroiminen kokonaissuunnitteluun ja ryhmätasoille, * budjetointi ryhmä-, osasto-, palvelualue- ja virastotasolla sekä alempien organisaatiotasojen budjettien summautuminen ylemmille tasoille, * mahdollisuudet porautua toteutumatiedoista ostolaskulle saakka (integraatio ostolaskujärjestelmään). * eri organisaatiotasojen budjettien sekä erillisbudjettien seuraaminen ja vertailu (mm. kumulatiivisesti) edellisten vuosien budjetteihin ja toteumiin * virastotason budjetin sekä eri osabudjettien ennusteiden laatiminen huomioimalla edellisen vuoden ja kuluvan budjettivuoden toteuma, mahdollistaen ennusteen manuaalinen tarkentaminen * kustannuslaskenta B. HENKILÖSTÖRESURSSIEN SUUNNITTELU, ENNUSTAMINEN JA SEURANTA * henkilöstöresurssien suunnittelu henkilötasolta lähtien henkilötietojärjestelmästä (Kieku) integraatiolla siirrettävien tietojen pohjalta, * palvelusuhteessa tarvittavien, henkilöstö- ja palkkatietojen suunnitteluun vaikuttavien tietojen syöttäminen manuaalisesti, * henkilöstösuunnittelun (eurot ja henkilötyövuodet) kuukausi- ja vuosiennusteiden syntyminen järjestelmään tulevien tietojen (mm. toteumiin pohjautuvat palkkatiedot) ja syötettävien tietojen pohjalta, * kuukausitasoisten ennusteiden laatiminen edellisen vuoden perusteella vähintään kahdelle seuraavalle vuodelle, * eri organisaatiotasot huomioiva palkkasuunnitteluraportointi (henkilö, ryhmä, osasto, palvelualue), * työaikakirjausten ja palkkatietojen yhdistäminen integraation kautta selkeän ja kuvaavan tiedon tuottamiseksi henkilöstöjohtamisen tueksi * palkkamenojen kohdistettavuus halutuille kohteille (projektit, tilastot jne.) C. RAPORTOINTI *budjetoinnin toteuman seuranta * visuaalinen, osabudjetteihin jaoteltavissa olevaa raportointi * kokoavaa näkymä eri palvelualueiden toteumista * toimintaa ja tapahtumia seuraavat mittarit (esim. sairaspoissaolot) niille asetettuine, päivitettävine tavoitetasoineen D INTEGRAATIOT MM. SEURAAVIIN JÄRJESTELMIIN: * Kieku (talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien hoitaminen) * Handi (ostolaskujen käsittely) * M2 (matka- ja kululaskujärjestelmä) * Dynamics CRM (asiakas- ja laskutustietojen hallintajärjestelmä)

TIETOPYYNTÖÖN OSALLISTUMINEN Tilastokeskuksen tarkoituksena on selvittää, millaisia budjetin suunnittelun ja seurannan tuotteita on markkinoilla saatavilla ja mitkä näistä tuotteista soveltuisivat Tilastokeskuksen tarpeisiin. Tietopyyntö ja siihen liittyvä vuoropuhelu ei sido ketään osallistuvaa tahoa eikä velvoita Tilastokeskusta toteuttamaan varsinaista hankintaa. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta tarjoajan asemaan mahdollisessa tarjouskilpailussa. Saatujen vastausten perusteella voidaan osa toimittajista kutsua toimittajakohtaiseen vuoropuheluun ja palvelun esittelyyn Teamsin kautta. Pidätämme oikeuden resurssisyistä rajata vuoropuhelun keskusteluihin kutsuttavien määrää. Pyydämme kiinnostuneita yrityksiä esittämään tarjoamansa järjestelmän kyvykkyydet vastaamalla alla esitettyihin pyyntöihin ja kysymyksiin: 1.Lyhyt kuvaus tarjoamastanne ratkaisusta. Miten laaja kokonaisuus yllä kuvatuista Tilastokeskuksen tunnistetuista tarpeista järjestelmällänne on mahdollista kattaa? 2. Järjestelmän toimitusmahdollisuudet (On-Premises vs. SaaS -palvelu) 3. Kuvatkaa ratkaisunne kyvykkyydet tukea kustannuslaskentaa. 4. Kuvatkaa lyhyesti järjestelmän käyttöönoton aikataulua sekä hinnoittelua. 5. Millaisella jatkuvan palvelun hinnoittelu- ja lisensointimallilla tarjoatte ko. palvelua/ratkaisua? 6. Alustava kustannusarvio Tilastokeskuksen käyttäjämäärällä (14 käyttäjää) sisältäen järjestelmän käyttöönoton sekä jatkuvat kustannukset vuositasolla. 7. Millaiset valmiudet toimittajalla on konfiguroida Microsoft Power BI -järjestelmä hyödyntämään hankinnan kohteena olevan budjetointijärjestelmän tietosisältöä? Pyydämme kiinnostuneita toimijoita ilmoittamaan yhteystietonsa ja vastauksensa yllä esitettyihin kysymyksiin viimeistään 5.5.2021 osoitteeseen jarkko.sairanen@stat.fi, otsikolla “Osallistuminen vuoropuheluun”.