Asiantuntijapalvelut verkostoHAKAn kehittämiseksi; kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta

Ympäristöministeriön hallinto ja kansainväliset asiat -tulosalue (myöhemmin HAKA) pyytää tarjoustanne asiantuntijapalveluista HAKAn verkostopohjaisen toimintamallin ja yhteisöohjautuvan kulttuurin syntymisen edellyttämän muutosprosessin tueksi tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Hankinnan kohteena on ympäristöministeriön hallinnon kehittämistä koskevat asiantuntijapalvelut verkostoHAKAn kehittämiseksi. Tavoitellun muutoksen loppuun saattamiseksi ja oman osaamisensa täydentämiseksi HAKA (ympäristöministeriön hallinto- ja kansainväliset asiat) tarvitsee kehittämisen eri vaiheissa asiantuntijatukea seuraaviin kehityskohteisiin (ja niiden alla esimerkkejä tarkemmista tarpeista): 1. Verkostopohjaisesti toimivan HAKAn johtamisen ja johtamisjärjestelmän kehittäminen a. Hakan verkostomainen organisaatiorakenne ja organisointi, johtamismenetelmät ja johtamiskulttuurin rakentaminen b. Verkostojen johtamisen prosessit ja vuosikello johtamiskäytäntöineen c. Johdon tukeminen uuden johtamismallin käyttöönotossa 2. Itseohjautuvien verkostojen toimintamallin kehittäminen a. Verkostojen tarjoamat palvelut ja niiden muotoilu b. Verkostojen toimintatavat ja niiden välinen yhteistyö ja yhteistyö HAKAn ulkopuolisten tahojen kanssa (YM:ssä ja YM:n ulkopuolella) 3. Yhteisöohjautuvan toimintatavan luominen a. Yhteinen näkemys toimintatavasta b. Yhteinen käsikirja muutoksen tueksi c. Toimintatapojen muutoksen tuki 4. Johtamisen ja verkostomaisen työskentelyn käytäntöjen ja pelisääntöjen kuvaaminen verkostoHAKAn käsikirjaksi 5. Muutoksen johtamisen tukeminen a. Muutosjohtamisen ja -viestinnän tuki esimiehille ja verkostojen vetäjille b. Muutoksen edistymisen seuranta HAKAn henkilöstö on päävastuussa kehittämistehtävistä ja tuotoksista, konsultin tehtävänä on tarjota asiantuntijatukea työn eri vaiheissa. Tukeen voi sisältyä kehityskohteesta ja kehittämisen vaiheesta riippuen mm. haastatteluja, valmennuksia, olemassa olevien työkalujen ja hyvien käytäntöjen esittelyä, dokumentointityötä, työpajojen ja tilaisuuksien suunnittelua sekä em. toimiin ja tilaisuuksiin liittyviä suunnittelutapaamisia. Edellä kuvattu toiminnan muutos- ja kehittämisprosessi on jatkuva oppimisprosessi myös hankintayksikölle, joten hankinnan tarkkaa kuvausta ei ole hankinta-ajankohtana mahdollista määritellä yksityiskohtaisesti. Tämän vuoksi tarkoitus on, että tilattavien palveluiden kokonaisuus tarkentuu työn aikana, jotta hankintayksiköllä säilyy mahdollisuus yhdessä valitun toimittajan kanssa joustavasti ohjata ja vaikuttaa hankittavan palvelun sisältöön, laajuuteen ja toteuttamistapaan kehittämistilanteen edellyttämällä tavalla. Tarvittavien palveluiden tarkempi sisältö määritellään asiakkaan ja toimittajan välisessä säännöllisessä yhteydenpidossa. Hankinnan kokonaisarvo on enintään 30.000 € (ilman alv) / vuosi. Valitun toimittajan kanssa tullaan tekemään sopimus, joka koskee ensivaiheessa vuoden 2021 asiantuntijapalveluiden hankkimista, ja jossa on optiona vuoden 2022 (1 + 1 vuotta) asiantuntijapalveluiden hankkiminen. Valitun toimittajan kanssa laadittava sopimus ei velvoita hankintayksikköä tilaamaan palveluita missään vaiheessa sopimuskauden aikana. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen.

Tarjottavien asiantuntijoiden osaamisella ja kokemuksella on suuri merkitys toimeksiannon onnistumisessa. Tämän takia tarjoaja sitoutuu tarjoamaan vain sellaisia henkilöitä, joilla on riittävä osaaminen koskien tehtävää ja olemaan vaihtamatta asiantuntijoita kesken sopimuskauden ellei vaihtamiselle ole hankintasopimuksessa kuvattuja sallittuja perusteita.