Kevan uuden eläkkeiden maksatusjärjestelmän toteutuksen loppuunsaattamisessa tarvittava asiantuntijatyö

Suorahankinnan kohteena on Kevan uuden, keskeneräisen eläkkeiden maksatusjärjestelmän toteutuksen loppuunsaattamiseen ja järjestelmän käyttöönottamiseen Tieto Finland Oy:ltä, joulukuussa 2020 keskeytyneen projektin toimittajalta, välttämättä tarvittava asiantuntijatyö. Uusi maksatusjärjestelmä on otettava käyttöön 1.1.2024 mennessä, jotta Keva voi varmistua sen lakisääteisten tehtävien toteuttamisesta voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti myös 1.1.2024 eteenpäin. Suorahankinnan laajuus on rajattu vain siihen, mikä on ehdottoman välttämätöntä järjestelmän käyttöönottamiseksi edellä mainitussa aikataulussa. Muilta osin hankinta tullaan toteuttamaan Kevan omana työnä ja hyödyntäen kilpailutettuja asiantuntijoita.

Keva kilpailutti vuosien 2016 ja 2017 aikana yhdessä Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varman kanssa Kevan ja Varman uuden eläkkeiden maksatusjärjestelmän (Emma ja Maija) toteuttamista ja ylläpitoa koskevan palveluhankinnan. Keväällä 2017 (27.4.2017) tehdyllä hankintapäätöksellä tarjouskilpailun voittajaksi valittiin Tieto Finland Oy. Hankintasopimus allekirjoitettiin 21.6.2017 ja hankkeen työt käynnistyivät elokuussa 2017. Hankintasopimuksen mukaan uusi maksatusjärjestelmä piti olla käyttöönotettavissa vuodenvaihteessa 2019 – 2020. Hanke kuitenkin viivästyi sovitusta aikataulustaan, minkä vuoksi käyttöönottoaikataulua jouduttiin siirtämään alkuperäisestä vuodella eteenpäin. Myös uusi käyttöönottoaikataulu vuodenvaihteessa 2020 – 2021 osoittautui mahdottomaksi saavuttaa. Lopulta eläkkeiden maksatusjärjestelmän toteutus jouduttiin keskeyttämään joulukuussa 2020 osapuolten kesken allekirjoitetulla sopimuksella sopimuskokonaisuuden päättämisestä. Suorahankinnan kohteena olisi edellä kuvatun eläkkeiden maksatusjärjestelmän toteutuksen loppuunsaattamiseen ja järjestelmän käyttöönottamiseen Tieto Finland Oy:ltä välttämättä tarvittava asiantuntijatyö. Suorahankinnan arvioitu kokonaishinta kaikkine kuluineen ilman arvonlisäveroa olisi 2 300 000 euroa. Suorahankinnan laajuus on rajattu vain siihen, mikä on ehdottoman välttämätöntä. Muilta kuin suorahankinnan kattamilta osin hankinta on tarkoitus toteuttaa Kevan omana työnä ja hyödyntäen kilpailutettuja asiantuntijoita. Suorahankinta tulee siis kattamaan vain osan projektista. Keva on suorahankinnan valmistelun aikana huolellisesti arvioinut projektin loppuunsaattamisen vaatiman työmäärän ja tarvittavat asiantuntijaroolit. Tämän arvioinnin mukaan projektin arvioitu työmäärä jakaantuisi alustavasti seuraavasti: Kevan oma työ 30 %, Tieto Finland Oy:ltä suorahankintana hankittava osuus 12 % ja muilta toimittajilta hankittava osuus 58 %. Asiantuntijatarve vaihtelee projektin edetessä. Tieto Finland Oy:n osuus tulee painottumaan projektin alkuun. Muilta toimittajilta hankittava osuus tullaan toteuttamaan kilpailutettujen asiantuntijoiden avulla, joko hyödyntäen Kevan jo olemassa olevia kilpailutettuja sopimuksia tai erillisen kilpailutuksen kautta. Eläkkeiden maksatusjärjestelmän uudistamistarve on tunnistettu Kevassa hyvissä ajoin jo vuonna 2015 ja Kevassa ryhdyttiinkin kilpailuttamaan uuden maksatusjärjestelmän toimittajaa jo vuonna 2016. Kevan nykyinen, vuonna 1994 käyttöönotettu keskuskonepohjainen eläkkeiden maksatusjärjestelmä on teknologialtaan vanhentunut ja siten erittäin altis virhetilanteille. Lisäksi Kevan nykyisen eläkkeiden maksatusjärjestelmän ylläpidosta vastaavan toimittajan ko. teknologiaa tuntevat ja järjestelmän ylläpidosta vastaavat avainasiantuntijat ovat ao. toimittajalta saatujen tietojen mukaan jääneet ja jäämässä eläkkeelle vuosien 2020 – 2022 aikana. Tämä aiheuttaa merkittävän riskin Kevan eläkkeiden maksatuksen toimivuuteen ja siten vaarantaa Kevan asiakkaiden toimeentulon katkeamattomuuden. Näiden syiden vuoksi uuden maksatusjärjestelmän käyttöönottoajankohdaksi oli alkuperäisessä hankinnassa asetettu vuodenvaihde 2019 – 2020.