Kansallisten hankintojen suorahankintailmoitus Koulutuksien, tapahtuminen ja osaamisen hallintaratkaisun projekti sekä ylläpito- ja tukipalvelut

Hankkinnan tausta Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymässä on tarve hallinnoida koulutuksia ja henkilöiden osaamista. Kuntayhtymässä on käytössä useita järjestelmiä, joiden avulla voidaan toteuttaa osittain joitakin esiin nousseista vaatimuksista. Osa vaatimuksista on ollut sellaisia joihin ei ole ollenkaan olemassa järjestelmiä, vaan asioita on ylläpidetty erilaisia taulukoita täyttäen. Kevään 2020 aikana tarkennettiin palvelualueilta ja henkilöstöhallinnosta nousseita tarpeita. Tärkeimpinä kehityskohteina esille nousi erilaisten lääkelupien ja laitepassien hallinnoinnin selkeyttäminen, sekä henkilöstön osaamisen kehittäminen. Nykyinen koulutustapahtumien ilmoittaminen intranetin kalenterissa ei tarjonnut ilmoittautumisvaihtoehtoja erilaisille yhteisille koulutuksille, ja tämä on johtanut siihen, että on järjestetty useita työyhteisökohtaisia koulutuksia. Nykyisten käytössä olevien järjestelmien jatkokehitystä käytiin läpi yhdessä toimittajien kanssa. Intranet-kumppanin kanssa käytiin läpi koulutuskalenteritoiminnallisuuksien rakentamista, mutta yksittäisen tarpeen kehitystyöllä ei olisi saavutettu hyötyjä kustannustehokkaasti. Käytössä olevaa tietoturvakoulutusalustaa tutkittiin myös sen laajentamisen osalta, mutta kyseisestä järjestelmästä puuttui myös kokonaisuuden kannalta tarpeellisia osia.Talous- ja henkilöstöpalveluita Keusotelle tuottavalta toimittajalta pyydettiin ratkaisuehdotusta osaamisen ja lupien hallinnoinnin kokonaisuuteen tuloksetta. Markkinakartoitusten pohjalta jatkettiin eTaika -palvelun ominaisuuksien ja mahdollisuuksien tutkimista. Palvelu on laajasti käytössä muualla kuntasektorilla. Toimittajalla todettiin olevan valmiit ratkaisut tarjolla Keusoten tarpeisiin. Kokonaisarkkitehtuuriin ja Keusoten tavoitteisiin eTaika -palvelu sopii erittäin hyvin. Palvelun avulla Keusote saa käyttöönotonprojektin myötä seuraavat tarvittavat ominaisuudet käyttöönsä: Palvelu sisältää osaamisen hallinnan näkymän (mm. lääkeluvat, laitepassit, EA-koulutukset, muut suoritusmerkinnät), Koulutuskalenterin ilmoittautumisjärjestelmällä ja monipuolisen raportoinnin. Palvelun Tapahtumienhallintaan ja osaamisen hallintaan sisältyy itseopiskeluympäristö, jonne on mahdollista luoda opintopolkuja esim. perehdyttäminen, esimiestyö tai vastaava. Tämä mahdollistaa palvelualueiden sekä henkilöstöhallinnon omatoimisesti rakentaa erilaisia perehdytyspolkuja järjestelmään. Palvelua on mahdollista hyödyntää myös esimiestyöskentelyssä syntyvien luottamuksellisten muistioiden tallennuspaikkana sekä hallinnoida näiden muistioiden hyväksymiskuittauksia. Keskustelut, koulutukset ja osaamiset toimivat yhtenä kokonaisuutena siten, että esimies-alainen keskustelusta voidaan päivittää osaamistavoitteet ja osaamisvajeesta voi ohjata käyttäjäkoulutukseen sekä koulutuksesta voi kirjata osaamisen. Koulutuksien hallinta sisältää roolipohjaiset näkymät ja on mahdollista kirjata itse järjestämäni koulutukset esimiehen ja ulkoisen kouluttajan puolesta. Palvelun integraatiot henkilöstöhallinnon järjestelmään ja käyttöoikeusvaltuushallinta-järjestelmään mahdollistavat käyttöoikeuksien hallinnan automatisaation.

eTaika Oy:n koulutuksien, tapahtumien ja osaamisen hallintaohjelmiston hankinta on perusteltua toteuttaa suorahankintana, koska kilpailutuksen aiheuttamien kustannusten arvioidaan olevan suuremmat kuin kilpailutuksesta saatava hyöty. Kilpailutuksella ei saavuteta kuntayhtymän kokonaisedun kannalta tarkoituksenmukaista ratkaisua, koska tehdyn kartoituksen ja tehtyjen lisäselvitysten perusteella vastaavaa valmista yhteentoimivaa kokonaisuutta ei löytynyt markkinoilta. Suorahankinnan perusteena on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 40 §:n 2 momentin 2 kohta. Hankinnan toteuttamiselle ei ole kartoituksessa löytynyt soveltuvaa vaihtoehtoista tai korvaavaa ratkaisua.