Skannauspalvelut

Monetra Oulu Oy hankintapalvelut pyytää tarjoustanne skannauspalveluista asiakkailleen (jäljempänä myös "tilaajat") tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan sisältämä aineisto on viranomaisaineistoa ja koostuu mm. teknisen toimialan dokumenteista, esim. rakennusluvat, piirustukset, vanhat karttamateriaalit, liitoslausunnot, jne. Hankinta ei sisällä ostolaskujen skannausta. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska kyseessä on vain yhden palvelukokonaisuuden hankinta.

Hankinnan sisältämä aineisto on viranomaisaineistoa ja koostuu mm. teknisen toimialan dokumenteista, esim. rakennusluvat, piirustukset, vanhat karttamateriaalit, liitoslausunnot, jne. Hankinta ei sisällä ostolaskujen skannausta. Tilaajalla on oikeus skannata asiakirjoja, asiankirjatyyppisiä töitä, teknisiä piirustuksia, rakennuslupia yms. myös omissa tiloissaan olevilla laitteilla. Tämä hankinta koskee sellaisia skannauspalveluita, joita tilaaja ei tuota itse. Tämän tarjouspyynnön kohdassa hankinnan kohteen kriteerit on pyydetty hinnat perusasiakirjoille A4 - A0, joiden tulee sisältää kohdassa "hankinnan kohteen kriteerit - ryhmän yleiset kriteerit" mainitut vaatimukset. Lisäksi kohdassa "yhteiset kriteerit/tiedot" on pyydetty tarjoajaa ilmoittamaan kuljetusmaksut skannattavalle aineistolle. Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kolme (3) kokonaistaloudellisesti edullisinta palveluntuottajaa turvaamaan tilaajien tarpeet, jollei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia tai hyväksyttäviä tarjouksia ole vähemmän. Tällä tarjouspyynnöllä pyydettyjen asiakirjojen hinnat ovat perusasiakirjoille. TILAUKSET: Alle kynnysarvon (60 000 €) tilaukset tehdään vapaasti sopimuksella mukana olevilta palveluntuottajilta. Tilaaja voi myös halutessaan tehdä minikilpailutuksen alle kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa. Kynnysarvon ylittävät hankinnat minikilpailutetaan. MINIKILPAILUTUS: Tilaaja määrittelee minikilpailutuksessa/hintatiedustelussa hankinnan sisällön ja vaatimukset sekä tekee vertailun ja valinnan niiden perusteella. Minikilpailutuksessa tilaaja erikseen määrittelee tarjottavat hinnat, esim. matkakulujen kuulumisen tarjoushintaan. Minikilpailutus voidaan tehdä hintavertailuna, kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuna, käänteisenä kilpailutuksena, neuvottelumenettelynä tai muulla tilaajan määrittelemällä menettelyllä tai tavalla.

Tässä osiossa mainitut asiakirjat ovat vain esimerkkejä sopimukselle kuuluvista asiakirjoista. Alla olevien asiakirjaesimerkkien sisällöt voivat olla tapauskohtaisesti myös erilaisia sisällöiltään. Rakennusluvat: Yhdessä rakennuslupa arkistokotelossa on keskimäärin 10 – 20 kpl lupanippuja ja jokaisessa lupanipussa keskimäärin 4 – 8 skannattavaa asiakirjaa. Asiakirjojen koot ovat A4 kerrannaisia (A4 – A0, osa myös isompia) ja ne voivat olla myös kaksipuoleisia ja/tai taiteltuja. Asiakirjat saattavat olla myös nidottuja tai sidottuja, jolloin ne täytyy avata ja sulkea uudelleen skannauksen jälkeen. Niittejä ei tarvitse laittaa takaisin. Tilaaja pääsääntöisesti järjestää arkistokotelojen sisällön ennalta sovitun mukaisesti, jotta palveluntuottajalla on helppo käsitellä kotelojen sisältöä. Toimituskartat: Yleisten alueiden toimituskartat ovat riippukansioissa & suorina karttoina, paperisina ja kokoa A2-A4. Osa on mahdollisesti vanhoja karttoja, suorina karttoina koissa A0-A2, materiaalina pahvi/paperi, joissa peltireunat. Karttamateriaali: Vanhaa karttamateriaalia ja havainnekuvia, jotka ovat rullalla tai putkiloissa koossa A0-A1. Materiaalina paperi tai muovi. Vesihuollon liitoslausunnot ja karttaotteet: Aineisto on vuosilta 1978-2010. Aineisto on pääsääntöisesti A4-kokoa. Suurin osa vanhimmista lausunnoista on tehty jäljentäville lomakkeille, joista alkaa tietosisältö hävitä. Lomakkeet ovat enimmäkseen ohutta paperia, mikä saattaa vaatia varovaisen käsittelyn skannattaessa. Lausunnoissa ja karttaotteissa voi olla värillisiä merkintöjä, joilla on olennainen merkitys tietosisällön kannalta. Aineiston osittainen väriskannaus on siten tarpeen. Aineiston säilytysaika on 150 vuotta. Vanhat LVI-asemapiirrokset: Aineiston laatu ja koko vaihtelee. Piirroskoot A4-A0. Monet piirrokset ovat 2- puoleisia, jolloin leima, päiväys ja kohdetiedot on merkitty piirrosten toiselle puolelle. Aineistoa on vuosilta n. 1940-1992. Aineiston tietosisällön säilyttäminen vaatii osittain mustavalko-skannauksen lisäksi myös harmaa- ja väriskannausta. Suunnitelmapiirustukset: Liikenneväylien, siltojen, venesatamien, puistojen ja leikkipuistojen piirustusarkisto on tarkoitus skannata PDF/A-muotoon. Piirustukset ovat kokoa A4 – A0 (on myös isompiakin). Skannattava aineisto on piirustusmuoveina ja paperitulosteina.