Palkkahallintopalvelut VR-konsernille

Palkkahallintopalvelun piiriin kuuluvat VR-Yhtymä Oy ja sen suomalaiset konserniyhtiöt, jotka ovat sopimuksen tekohetkellä seuraavat: VR Kunnossapito Oy, Avecra Oy, Oy Pohjolan Liikenne Ab, Karelian Trains Oy, Transpoint International Oy. VR-konsernilla tarkoitetaan VR-Yhtymä Oy:tä sekä tässä hankintailmoituksessa tai muualla hankinta-asiakirjoissa määriteltyjä konserniyhtiöitä. Palkkahallintopalvelut sisältävät laajamittaisesti manuaaliseen ja sähköiseen palkanlaskentaan liittyvät toiminnot, niissä käytettävät tietojärjestelmät ja liittymät, palvelun kontrollit ja hallintaprosessit palvelutasosopimuksineen ja -raportointeineen, sekä asiakaspalvelun VR-konsernin henkilöstölle tiketöintijärjestelmineen sekä sovitut tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät toimintamallit. Hankittavan palvelun tavoitteena on tuottaa VR-konsernin palkanlaskenta sovitussa laajuudessaan korkealaatuisesti ja kustannustehokkaasti sekä hyvän kumppanuuden hengessä.

VR-Konsernin palkkahallintopalvelut, jotka sisältävät muun muassa seuraavat asiat: - palvelussa tarvittavat tietojärjestelmät (esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmä, toimihenkilöiden lomasuunnittelujärjestelmä, liittymät, asiakaspalveluun liittyvä tiketöintijärjestelmä sekä mahdollinen rajattuun toiminnallisuuteen perustuva työaikatulkinta) - manuaalinen palkanlaskennan aineiston käsittely ja tulkinta, - sähköinen palkanlaskennan aineiston käsittely ja tulkinta (työaikatapahtumia siirtyy liittymällä useista eri työaikajärjestelmistä), - palkanlaskennan vaatimien tietojen ylläpito henkilön tiedoissa palkanlaskentajärjestelmässä (henkilö- ja työsuhdetiedot välitetään pääsääntöisesti sähköisesti liittymällä VR:n HR Master data –järjestelmästä), - lomaoikeuksien laskenta ja ylläpito, lomalaskenta ja lomien korjaukset, - sairaus- ja tapaturma-ajan palkanlaskenta ja tulkinta, tapaturmailmoitusten tekeminen, - Pitkien poissaolojen käsittely, - Lomautusten käsittely, - Kela-hakemukset, - Luontoisetujen ja vähennysten käsittely, - Palkanlisien käsittely, - Palkkioiden käsittely, - Palkkionsaajien manuaalinen tallennus palkanlaskentajärjestelmään, palkkioiden maksu, - Yleiskorotukset, - Takautuvat palkanmuutokset ja -korjaukset, - KTA-laskenta, palvelusvuosi/kokemusvuosikorotukset, - Yrityskauppatilanteisiin liittyvät palvelut, - palkka-ajot ja maksutiedoston tuottaminen, - palkkalaskelmien toimittaminen kirjepostina ja verkkopalkkana tai muulla sähköisellä tavalla, - kirjanpito- ja lomapalkkavarausaineistojen tuottaminen huomioiden mahdolliset yhtiökohtaiset eroavaisuudet, - Viranomaisilmoitukset ja tilitykset, - Tilastot kolmansille osapuolille, esim. Tilastokeskus ja EK, - Ay-jäsenmaksujen ja ulosottojen käsittely ja tilitys, - Eläkesäätiöön, vakuutus-, avustus- ja sairaskassoihin ja henkilöstörahastoon liittyvät palvelut, - Palkanlaskennan kontrollit ja laadunseuranta, - Raportointi, - Lakisääteisesti arkistoitavan materiaalin toimittaminen VR:lle tai palveluun liitettävä sähköinen arkistointi, - Palkkatodistusten laatiminen, - asiakaspalvelu VR konsernin henkilöstölle.