Asiakirjojen digitointipalvelut

Hankintayksikkö pyytää tarjouksia paperilla toimitettujen verotusasiakirjojen digitoinnista kokonaispalveluna. Digitoinnilla tarkoitetaan (1) paperisten lomakkeiden sähköistämistä kuvaksi, (2) käsin tai koneella kirjoitetun tekstin tunnistamista kuvasta, (3) kuvasta tunnistetun tekstin sekä sisällön oikeellisuuden tarkistamista ja (4) kuvan ja tekstin toimittamista sähköisessä rakenteellisessa muodossa hankintayksikölle. Tekstin tunnistuksen tulee olla korkealaatuista ja jatkuvan toiminnan kehittämisen kautta tulee pyrkiä nollavirhetasoon. Palvelun laatutason tulee tuotantovaiheen alusta lähtien olla sellainen, että 99% digitoiduista lomakemuotoisista sivuista on tulkittu kokonaan automaattisesti tai manuaalisen lisätarkistusvaiheen jälkeen virheettömästi. Digitoitavia asiakirjoja on vuosittain paperisessa muodossa arviolta 1,5 miljoonaa ( 5 miljoonaa sivua), sisältäen usein monia sivuja. Digitoitavat asiakirjat jakautuvat Verohallinnon liiketoimintojen mukaisesti 13 eri prosessiin. Kukin prosessi sisältää useita erilaisia lomakkeita. Yhteensä erilaisia digitoitavia lomakkeita on noin 200kpl 2-5 eri kielellä. Lomaketyyppejä voi tulla sopimuskauden aikana lisää, niiden määrä vähentyä tai sisältö muuttua. Arviolta 5% asiakirjojen liitteistä täytyy ennen skannausvaihetta muuttaa esikäsittelyn aikana skannauskelpoiseksi (esim. kuitit kopioidaan A4-kokoon). Osa asiakirjojen sivuista tulee erikoiskäsitellä laadun parantamiseksi ennen skannausvaihetta, onnistuneen tekstintunnistamisen edellytyksenä. Palvelun automaation toteutustavasta ja laadusta riippuen, palvelun vähäinen virhevaatimus voi vaatia merkittävissäkin määrin manuaalista työtä palvelun tuottajalta. Verohallinnolle annettavien ilmoitusten ja muiden asiakirjojen vastaanotto, lajittelu sekä asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen tallentaminen on Verohallintolain 2 b §:n mukaista työtä ja siten tehtävä virkavastuulla siten, että työtä tekevään henkilöön voidaan kohdistaa Suomen rikosoikeudellinen vastuu. Asiakirjojen käsittelyyn tarvittavat tietojärjestelmät ja niiden hallintaan liittyvät työt voivat sijaita EU/ETA-alueella. Asiakirjojen sisällön tunnistamisen automaation luominen (säännöstöt) ja aineiston käsittely on tehtävä Verohallintolain 2 b §:n mukaisesti siten, että tehtävästä vastuussa olevaan henkilöön voidaan kohdistaa Suomen rikosoikeudellinen virkavastuu.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteissä: liitteessä 1, hankinnan kohteen kuvaus liitteissä, 2.1-2.13, Vaatimukset-Vero-xxx liitteessä 3, turvallisuuden ja varautumisen vaatimukset Digitointipalvelussa liitteessä 4, sopimusluonnos ja sen alaliitteissä 4.1-4.5 liitteessä 5, prosessit