Lempäälän kunnan strategiaprosessin fasilitoinnin ja visualisoinnin asiantuntijapalvelu

Pyydämme tarjousta strategiaprosessin fasilitoinnin ja visualisoinnin asiantuntijapalvelusta ajanjaksolla 1.6.2021 - 30.4.2022. Aikataulu tarkentuu neuvottelujen kuluessa. Hankinta alittaa kansallisen kynnysarvon, joten hankinta ei kuulu hankintalain soveltamisalaan. Kunnanvaltuusto on 13.12.2017 hyväksynyt Lempäälän kuntastrategian vuosille 2018-2025. Lempäälän kuntastrategian visiona on ”Kunta, joka sanoo kyllä”. Kuntastrategia on luettavissa kunnan verkkosivuilla ja on myös tämän tarjouspyynnön liitteenä. Olemme uudistamassa kuntastrategiaa vuoden 2021 kuluessa niin, että kunnanvaltuusto voi päättää uudesta strategiasta alkuvuodesta 2022. Haemme luotettavaa ja innovatiivista sekä osaamisensa jo käytännössä osoittanutta yhteistyökumppania strategiaprosessimme tueksi.

Tilaaja: Lempäälän kunta on kasvava ja kehittyvä noin 23 000 asukkaan kunta Tampereen eteläpuolella hyvien liikenneyhteyksien varrella. Lisätietoa kunnasta www.lempaala.fi. Hankinnan kohde: Pyydämme tarjousta strategiaprosessin fasilitoinnin ja visualisoinnin asiantuntijapalvelusta ajanjaksolla 1.6.2021 - 30.4.2022. Aikataulu tarkentuu neuvottelujen kuluessa. Hankinta alittaa kansallisen kynnysarvon, joten hankinta ei kuulu hankintalain soveltamisalaan. Kunnanvaltuusto on 13.12.2017 hyväksynyt Lempäälän kuntastrategian vuosille 2018-2025. Lempäälän kuntastrategian visiona on ”Kunta, joka sanoo kyllä”. Kuntastrategia on luettavissa kunnan verkkosivuilla ja on myös tämän tarjouspyynnön liitteenä. Olemme uudistamassa kuntastrategiaa vuoden 2021 kuluessa niin, että kunnanvaltuusto voi päättää uudesta strategiasta alkuvuodesta 2022. Haemme luotettavaa ja innovatiivista sekä osaamisensa jo käytännössä osoittanutta yhteistyökumppania strategiaprosessimme tueksi. Käytämme hankintaan enintään 20 000 euroa (alv 0 %), jota tarjottava ratkaisu ei saa ylittää. Tarjoussumman tulee sisältää tarjoajan kaikki kustannukset ml. esimerkiksi matkakustannukset. Palvelun laskutus toteutetaan 2 - 3 erässä eri vaiheiden toteutumisen jälkeen. Tilaaja pidättää oikeuden tehdä valitulta toimittajalta suorahankintana erillisiä lisätilauksia, mikäli tilaaja katsoo ne tarpeelliseksi esimerkiksi myöhemmin esiin tulleiden tarpeiden toteuttamiseksi. Valitsemme kumppanin vaiheittain seuraavasti: 1. Kaikki halukkaat toimittajat voivat jättää tarjouksen ilmoittamalla aikomuksesta jättää tarjous tässä tarjouspyynnössä ilmoitettuun määräaikaan mennessä. 2. Tilaaja valitsee tarjouksen määräaikaan mennessä jättäneiden joukosta enintään viisi toimittajaa, joita pyydetään esittelemään ehdotuksensa tilaajalle. 3. Tilaaja valitsee esittelyn ja muiden valintaan vaikuttavien seikkojen perusteella yhden toimittajan, jonka kanssa käydään lopullinen hankintaneuvottelu ja tehdään hankintasopimus. Valinta perustuu tässä tarjouspyynnössä asetettuihin vaatimuksiin ja tilaajan tekemään kokonaisarviointiin. Hankintapäätöksen tekee kunnanjohtaja. Tilaaja varaa oikeuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta. Haemme raikkaita ja ennakkoluulottomia ideoita prosessin toteuttamiseksi sekä selkeää visuaalisuutta strategian raportoinnin osalta. Strategiaprosessin lähtökohtana on erikseen kevään 2021 aikana toteutettava laaja nykytilan kartoitus ja toimintaympäristön analyysi, joka ei kuulu tämän tarjouspyynnön piiriin. Pyydämme tekemään tarjouksessa ehdotuksen asiantuntijatyön tarkemmasta sisällöstä, alustavasta aikataulusta ja ratkaisuista. Ehdotuksen tulee sisältää vähintään suunnitelma sidosryhmien osallistamisesta strategiatyöhön sekä kunnanvaltuuston strategiaseminaarin (2 päivää) suunnittelun ja toteuttamisen syys-lokakuussa (tarkentuu neuvottelujen kuluessa) 2021. Tarjouksessa tulee esittää tilaajan mahdollisesti tekemien erillisten lisätilausten hinta ja kustannusten määräytymisperusteet. Tarjoukseen liittyvät määräajat esitetään tarjouspyynnössä.

Tarjoukseen liittyvät määräajat: Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan 17.3.2021 kunnan verkkosivulla, Cloudiassa (tarjouspalvelu) ja Hilma:ssa. Tilaaja voi myös lähettää tarjouspyynnön suoraan soveliaiksi katsomilleen toimittajille. Tarjoajan tulee ilmoittaa aikomuksestaan jättää tarjous 29.3.2021 klo 08.00 mennessä sähköpostitse osoitteella sanna.nokelainen@lempaala.fi. Mahdolliset tarkentavat kysymykset tulee esittää em. sähköpostiosoitteeseen 31.3.2021 klo 12.00 mennessä (viesti otsikoituna: Lempäälän kunnan strategiaprosessin fasilitoinnin ja visualisoinnin asiantuntijapalvelu - tarkentava kysymys). Vastaukset kysymyksiin välitetään samansisältöisinä kaikille, jotka ovat määräaikaan mennessä ilmoittaneet jättävänsä tarjouksen. Allekirjoitetut tarjoukset tulee toimittaa sähköpostitse (viesti otsikoituna: Lempäälän kunnan strategiaprosessin fasilitoinnin ja visualisoinnin asiantuntijapalvelu) 12.4.2021 klo 14.00 mennessä osoitteeseen sanna.nokelainen@lempaala.fi. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous on määräaikaan mennessä tilaajan saatavilla. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei huomioida. Tarjousten tulee olla voimassa 31.5.2021 saakka ja tarjous tulee tehdä suomen kielellä.  Tilaaja päättää enintään viisi jatkoneuvotteluihin etenevää tarjoajaa viimeistään 16.4.2021. Valitut toimijat esittelevät ehdotuksensa tilaajalle viikoilla 16-17/ 2021. Esitykset on toteutettava suomen kielellä. Kunnanjohtaja tekee päätöksen yhteistyökumppanin valinnasta viimeistään viikolla 18/2021.

Haemme raikkaita ja ennakkoluulottomia ideoita prosessin toteuttamiseksi sekä selkeää visuaalisuutta strategian raportoinnin osalta. Strategiaprosessin lähtökohtana on erikseen kevään 2021 aikana toteutettava laaja nykytilan kartoitus ja toimintaympäristön analyysi, joka ei kuulu tämän tarjouspyynnön piiriin.