Tietojärjestelmäkokonaisuus asiakas- ja koulutushallinnan sekä myynnin ja markkinoinnin tukemiseksi

Hankinnan kohteena on ICT järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna kohdassa II.2.4 mainituille liiketoiminnan prosesseille ja prosessien kyvykkyyksille. Tavoitteena on yhtenäinen kokonaisuus, joka tukee kokonaisten liiketoimintaprosessien alusta loppuun suorittamista ja automatisointia sekä mahdollistaa nykyaikaiset sähköiset palvelut HAUSin asiakkaille ja kumppaneille. Järjestelmäkokonaisuus voi koostua yhdestä tai useammasta keskenään integroidusta sovelluksesta.

HAUS kehittämiskeskus Oy työllistää 40 henkilöä ja liikevaihto vuonna 2020 oli 8,5 milj. euroa. Pääliiketoiminta koostuu kotimaan osaamisen kehittämispalveluista, HAUS Collegesta ja kansainvälisestä projektitoiminnasta. HAUS kehittämiskeskus Oy järjestää vuosittain n. 400 koulutustilaisuutta, joissa on n. 8000 osallistujaa. eOppiva verkkokoulutusympäristöön on rekisteröitynyt n. 50000 käyttäjää. HAUS kehittämiskeskuksen toteuttamat osaamisen kehittämispalvelut koostuvat avoimista lyhytkestoisista koulutuksista, avoimista pitkistä koulutusohjelmista, organisaatiokohtaisista koulutuksista ja valmennuksista, jotka räätälöidään loppuasiakkaan toiveiden mukaan, ammattitutkinnoista, konsultoinnista sekä eOppiva verkkokoulutusympäristöstä. Koulutuksia toteutetaan sekä lähi- että etätoteutuksina ja verkkokoulutuksena. HAUS Kehittämiskeskus Oy on hankkimassa järjestelmäkokonaisuutta, jonka käyttäjinä toimivat pääsääntöisesti HAUSin omat asiantuntijat (n. 40 henkilöä), mutta tavoitteena on järjestelmäkokonaisuuden avulla toteuttaa sähköisiä palveluja myös HAUSin asiakkaille (koulutuksiin osallistujat ja asiakasorganisaatioiden kehittämisestä vastaavat henkilöt) (n. 2000 henkilöä/vuosi ja asiakasrekisterissä n. 28000 henkilöä) ja kumppaneille (n. 500 henkilöä). Tavoitteena on hankkia järjestelmäkokonaisuus, joka tarjoaisi tuen mahdollisimman kattavasti seuraaville liiketoiminnan prosesseille ja prosessien kyvykkyyksille: 1. Myynti (myyntiprosessin seuranta ja johtaminen, tarjouksien laatiminen ja säilytys, sopimuksien laatiminen ja säilytys, sähköiset allekirjoitukset, tilauskannan hallinta) 2. Markkinointi ja ulkoinen viestintä (verkkosivut, uutiskirjeen laatiminen ja lähettäminen, markkinointiautomaatio, asiakaspalvelu, integraatiot asiakkaiden koulutusjärjestelmiin ja –ympäristöihin) 3. Asiakkuuksien hallinta (asiakasrekisterin hallinta: henkilöitä n. 28000, asiakasorganisaatioita/asiakasnumeroita n. 2100, asiakkaiden yhteys-, laskutus- ja suoritetietojen hallinta, asiakkaiden itsepalveluportaalit) 4. Koulutusten laatiminen ja hallinta (koulutuskuvauksien laatiminen ja julkistaminen koulutuskalenteriin, koulutuskalenterin ylläpito, kouluttajien ja koulutustilojen hallinta) 5. Koulutuspalvelujen toimittamisen tukeminen (avoimet koulutukset, organisaatiokohtaiset koulutukset ja valmennukset, digitaaliset koulutukset, koulutus- ja valmennusprojektit) 6. Johtaminen ja tehtävien hallinta (projektien hallinta, töiden suunnittelu, etenemisen seuranta ja raportointi, liiketoiminnan ennustaminen) 7. Laskutus (laskutustiedon kerääminen, ylläpito ja valmistelu laskutusta varten, tiedon siirtäminen taloushallinnon järjestelmään) 8. Raportointi (liiketoiminnan ennuste, toteuman raportointi, ajantasainen seuranta dashboard-näkymässä) 9. Yhteinen käyttövaltuushallinta sovelluksille Ratkaisun toimittajaksi etsitään ensisijaisesti yhtä toimittajaa, joka vastaa järjestelmäkokonaisuuden toimittamisesta SaaS-palveluna. Palvelu sisältää: 1. Järjestelmäkokonaisuuden sovellukset HAUSin asiantuntijoiden käyttöön 2. Sovellusten ylläpidon ja kehittämisen 3. Uusien ominaisuuksien käyttöönoton tuen 4. Integraatioiden toteuttamisen uusiin, myöhemmin hankittaviin sovelluksiin tai ulkoisiin palveluihin 5. Palvelun käyttöön ja häiriöihin liittyvän palvelutuen ja vikatilanteiden korjauksen Lisäksi toimittajan vastuulla on toteuttaa, yhdessä HAUSin asiantuntijoiden kanssa, järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojekti. Projekti sisältää ainakin seuraavat kokonaisuudet: 1. Projektisuunnitelma yhteistyössä tilaajan kanssa 2. Sovellusten käyttömallien määrittely 3. Käyttömallien perusteella sovelluksiin tarvittavien konfigurointien, räätälöintien ja integraatioiden toteuttaminen 4. Kokonaisuuden testaaminen 5. Tiedon siirtäminen nykyisin käytössä olevista sovelluksista 6. Käyttäjäkoulutusten laatiminen ja toteuttaminen Alustava luonnos hankinnan kohteen kuvauksesta on luettavissa täältä: https://drive.google.com/file/d/1CslO--XSJL2vmbejcPIDoG8u8tHUBGmw/view

HAUS kehittämiskeskus Oy tulee käynnistämään asiakas- ja koulutustenhallinnan järjestelmää koskevan hankinnan syksyn 2021 aikana. Kiinnostuneita toimittajia pyydetään ilmoittautumaan viimeistään 6.4.2021 täyttämällä yhteystiedot oheiselle lomakkeelle: https://bit.ly/3quw3bF Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista tarjouskilpailua. Hansel Oy toimii kilpailutuksessa konsultoivassa roolissa.