Kokous- ja fasilitointipalvelut

Hankinnan kohteena oleva kokouspalvelut pitää sisällään kokonaispalvelua mm. seminaarien ja kokoustapahtumien järjestämistä. Vuonna 2021 kyseeseen tulevat erityisesti European Green Leaf 2021 voittovuoden kokous- ja seminaaritapahtumien tuottaminen. Kokouspalvelu voi sisältää esimerkiksi seuraavia palveluita: Kokousten/ seminaarien käsikirjoitus, 1-3 päiväisten konferenssien järjestäminen ja tuotanto, moderointi, puhujien kiinnittäminen, ilmoittautumisten hoitaminen, vastaanottaminen, tarjoilut ja somistukset, opastus, tilojen ja ständialueiden varaukset ja jälkityöt kuten purku ja palaute. Tilaajan palvelukokonaisuustarpeet vaihtelevat, eli välillä tarvitaan useampien tehtävien hoitamista ja välillä vain jonkun yksittäisen tehtävän. Tilaaja määrittelee esim. kokouspalveluiden sisällön tilauskohtaisesti. Kokouspalveluun liittyy myös sen vaatiman tekniikan tuominen, asentaminen, hyödyntäminen ja käyttö tarvittaessa. Tilaajan tilaisuuksissa/ tapahtumissa voidaan tarvita tekniikan hyödyntämistä, jota Tilaajalla ei välttämättä ennestään ole omasta takaa. Tarjoajalla ei välttämättä tarvitse olla olemassa olevaa tekniikkaa vaan Tarjoaja voi hankkia sen alihankintana, mutta vastaa tekniikan järjestämisestä ja mutkattomasta käytöstä kaikissa Tilaajan Tarjoajalta tilaamissa tapahtumissa ja tilaisuuksissa. Tekniikka pitää sisällään: paikan päällä toteutettavan tapahtuman vaatiman tekniikan ja virtuaalitapahtuman tekniikan. Tällaista tarvittavaa tekniikkaa voi olla esim. kamerat, äänituotanto, miksaus ja virtuaalialustat. Tekniikan osalta tarjouspyynnössä pyydetään teknisen henkilökunnan tuntihintaa, joka vaikuttaa vertailuun. Teams-/meets-/zoom-neuvottelualustan tai muun vastaantasoisen virtuaalialustan käytön kustannukset tulee sisällyttää tarjouspyynnössä pyydettyyn kokous-ja fasilitointipalveluiden tuntihintaan. Tilaajan kanssa etukäteen sovittujen käytettävien teknisten laitteiden ja muiden kuin edellä mainittujen virtuaalialustojen osalta pyydetään erittelemään laskuun niiden käytöstä aiheutuvat kustannukset kuten esim. vuokra. Tarjoaja vastaa virtuaalialustojen tietoturvasta. Muiden virtuaalialustojen käytöstä sovitaan tilauskohtaisesti. Lisäksi näiden kokouspalveluiden osalta pyydämme ilmoittamaan viestinnälle ja markkinoinnille hinnan eri tehtäville kuten internetsivujen muokkaus, lehdistötiedotteet, markkinointi, newsletter. Kokouspalvelua tulee pystyä tarjoamaan Tilaajan tarpeiden mukaisesti joko olemalla fyysisesti tapahtumapaikalla Lappeenrannassa tai virtuaalisesti virtuaalisia alustoja hyödyntäen.

Hankinnan kohteena on fasilitointipalvelu. Fasilitointia tarvitaan esim. projektikokouksissa, kehittämiskokouksissa, henkilöstötilaisuuksissa ja asukastilaisuuksissa. Fasilitointi tarkoittaa ryhmän yhteistoiminnan suunnittelua ja tavoitteellista ohjaamis­ta erilaisissa tilaisuuksissa, kuten palavereissa ja työpajoissa niin, että kaikki osallistuvat aktiivisesti ja tasapuolises­ti työskentelyyn. Fasilitointi tapahtuu huolellisen suunnittelun ja erilaisten ryhmätyöskentelymenetelmien avulla, turvallisen ja osallistuvan ilmapiirin muodostamisen sekä eri vaikuttamisen keinoin. Fasilitoinnin tarkoitus on hyödyntää ryhmässä piilevä viisaus, sekä samalla edistää ryhmän jäsenten sitoutumista yhteisten päämäärien saavuttamiseksi. Fasilitointia tulee pystyä tarjoamaan Tilaajan tarpeiden mukaisesti joko olemalla fyysisesti tapahtumapaikalla Lappeenrannassa tai virtuaalisesti tarvittaessa erilaisia virtuaalisia-alustoja hyödyntäen. Teams-, meets-, zoom-neuvottelualustan tai vastaavantasoisen virtuaalialustan käytön kustannukset tulee sisällyttää tarjouspyynnössä pyydettyyn tuntihintaan. Tilaajan kanssa etukäteen sovittujen muiden mahdollisten virtuaalialustojen osalta pyydetään erittelemään laskuun niiden käytöstä aiheutuvat kustannukset. Tarjoaja vastaa muiden käytettävien virtuaalialustojen tietoturvasta. Muiden virtuaalialustojen käytöstä sovitaan tilauskohtaisesti.