Digiosaajan sparraustuki hankintayksiköille

Digisparraus on osa Kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen verkostomaisen osaamiskeskus KEINOn työtä (hankintakeino.fi). Hankinnan kohteena on palvelu, jonka tavoitteena on • sparrata käynnistymässä olevia merkittäviä ja/tai muille julkisille toimijoille hyviksi esimerkeiksi sopivia toimintoja ja palveluita digitalisoivia hankintoja. • analysoida sparrattavaksi valittujen julkisten hankintojen keskeiset mahdollisuudet, haasteet ja riskit. Tarkastelun näkökulmana on hankintojen elinkaarenaikainen onnistuminen sekä muun muassa alusta- ja rajapintaratkaisujen hyödyntäminen. Onnistumisen edellytyksenä on tarkastella sekä tilaajien, toimittajien että käyttäjien näkökulmaa hankintaan. • järjestää webinaari ja koota yhteenveto sparrauksen tuloksista julkaistavaksi KEINO-verkoston nettisivuille. Palveluntarjoaja ja tilaaja tarkentavat yhdessä toimintasuunnitelman, jolla yllä esitellyt tavoitteet saavutetaan mahdollisimman tehokkaasti. Palvelun puitteissa sparrausta ja tukea hankintayksiköille toteutetaan sillä tasolla, että työn jälkeen hankintayksiköillä on hyvät edellytykset laatia itse tai tarvittaessa ostaa ulkopuolisia palveluita mahdollisten hankinta-asiakirjojen laatimiseksi. Juridiset kysymykset eivät kuulu toimeksiannon piiriin. Tässä ”hankintayksikkö” tarkoittaa niitä organisaatioita, jotka ovat velvoitettuja noudattamaan hankintalakia. Hankinnan tulokset ovat julkisia. Palvelu tuotetaan pääosin suomen kielellä. Osa tuotettavasta materiaalista voi olla myös englanniksi. Kilpailutus tehdään kiinteähintaisena eli ns. ranskalaisena urakkana. Business Finland on varannut ”Digiosaajan sparraustuki hankintaan” -palvelulle kolmen (3) kuukauden ajalle yhteensä 40 000 €. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset: Tarjouspyynnöstä voi kysyä lisätietoja 9.3.2021 klo 16 saakka vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus@businessfinland.fi Kysymysviesti tulee otsikoida ”Kysymykset 1/25/2021”. Business Finland kokoaa kysymykset yhteen ja vastaa niihin viimeistään 11.3.2021. Kysymykset ja vastaukset näkyvät Hilmassa. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin.

Digisparraus on osa Kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen verkostomaisen osaamiskeskus KEINOn työtä (hankintakeino.fi). Hankinnan kohteena on palvelu, jonka tavoitteena on • sparrata käynnistymässä olevia merkittäviä ja/tai muille julkisille toimijoille hyviksi esimerkeiksi sopivia toimintoja ja palveluita digitalisoivia hankintoja. • analysoida sparrattavaksi valittujen julkisten hankintojen keskeiset mahdollisuudet, haasteet ja riskit. Tarkastelun näkökulmana on hankintojen elinkaarenaikainen onnistuminen sekä muun muassa alusta- ja rajapintaratkaisujen hyödyntäminen. Onnistumisen edellytyksenä on tarkastella sekä tilaajien, toimittajien että käyttäjien näkökulmaa hankintaan. • järjestää webinaari ja koota yhteenveto sparrauksen tuloksista julkaistavaksi KEINO-verkoston nettisivuille. Palveluntarjoaja ja tilaaja tarkentavat yhdessä toimintasuunnitelman, jolla yllä esitellyt tavoitteet saavutetaan mahdollisimman tehokkaasti. Palvelun puitteissa sparrausta ja tukea hankintayksiköille toteutetaan sillä tasolla, että työn jälkeen hankintayksiköillä on hyvät edellytykset laatia itse tai tarvittaessa ostaa ulkopuolisia palveluita mahdollisten hankinta-asiakirjojen laatimiseksi. Juridiset kysymykset eivät kuulu toimeksiannon piiriin. Tässä ”hankintayksikkö” tarkoittaa niitä organisaatioita, jotka ovat velvoitettuja noudattamaan hankintalakia. Odotukset palveluntuottajalle: KEINO-verkosto valitsi sparrattavat hankinnat avoimella haulla. Valitut hankinnat koskevat etävastaanottoratkaisuja, työn monipaikkaisuutta ja opetustoimea. Palveluntuottajalta odotetaan, että se pystyy: • vastaamaan selkeästi sparrattavien hankintojen kysymyksiin ja haasteisiin, jotka liittyvät palveluiden ja toimintojen digitalisointiin ja alusta-, ohjelmisto- ja rajapintaratkaisuihin. • tukemaan ja motivoimaan hankintayksiköitä palveluiden ja toimintojen digitalisointityössä sekä api- ja alustatalouden strategiatyössä. • dokumentoimaan vastaukset ja/tai ohjeita sparrattavien hankintojen keskeisten kysymysten ratkaisemiseksi. Valitun toimittajan tulee raportoida sopimusneuvotteluissa tarkemmin sovittavalla tavalla ja laajuudella kirjallisesti ja suullisesti työn etenemisestä ja tuloksista Business Finlandin nimeämälle vastuussa olevalle asiantuntijalle. Yhteydenpitoa hoidetaan etätapaamisin, puhelimitse ja sähköpostilla. Tämän hankintailmoituksen liitteenä olevassa tarjouspyynnössä kerrotaan vähimmäisvaatimukset ja vertailukriteerit. Alihankkijat: Alihankinnan käyttö on mahdollista.

Alla saadut kysymykset ja niihin vastaukset: KYSYMYS: Hankinta toteutetaan käänteisenä kilpailutuksena ja sille annettu maksimibudjetti on 40 000 euroa. Tarjouspyynnöstä ei kuitenkaan käy selkeästi ilmi hankinnan laajuus. a) Millaista työmäärää hankintayksikkö arvioi hankkeen toteutukselle (tunneissa/henkilötyöpäivissä)? b) Tarjouspyynnön kohdassa 2 Hankinnan kohde ja laajuus on ilmoitettu, kuinka palvelun tavoitteena on ”Sparrata käynnistymässä olevia merkittäviä ja/tai muille julkisille toimijoille hyviksi esimerkeiksi sopivia toimintoja ja palveluita digitalisoivia hankintoja". Kuinka montaa hanketta valitun palveluntuottajan tulee sparrata? Onko sparrattavia hankkeita yhteensä kolme, kuten kohdassa 2.1 on kuvattu seuraavasti: ”Valitut hankinnat koskevat etävastaanottoratkaisuja, työn monipaikkaisuutta ja opetustoimea.”? VASTAUS: a) Valittavan toimittajan kanssa tehtävässä sopimuksessa tarkennetaan sparrattavat hankinnat, sparraustilaisuuksien määrä, webinaarit sekä tuotettavien materiaalien laajuus. Olemme arvioineet, että työpäiviä on tarpeen varata yhteensä noin 42 seuraavasti: • Aloitus- ja päätöspalaverit, yksi (1) työpäivä per hankinta-case. • Kutakin sparrattavaa hanketta (todennäköisesti kolme) sparrataan 4-5 kertaa, esimerkiksi muutaman tunnin jaksoissa. Asiantuntija valmistautuu sparrauksiin perehtymällä asiakkaan hankintaan ja kysymyksiin, joissa asiakas tarvitsee tukea. Taustatyöhön ja valmistautumiseen kuluva aika riippuu sparraajan kokemuksesta. Karkea arvio on, että aikaa kuluu yhteensä noin 9-12 työpäivää per hankinta-case. • Näiden lisäksi sparraaja tukee ja valmistelee webinaariin oman puheenvuoronsa, joka pidetään sparrauksen pohjalta. Arviolta 1 työpäivä per hankinta-case. • Materiaalien koostaminen KEINOn verkkosivuille 1-2 työpäivä per hankinta-case. b) Sparrattavia hankintoja on arviolta kolme (3).