Tietopyyntö: Tila- ja resurssienhallintajärjestelmä

Etsimme tietoa älytoimistoratkaisusta toimistotilojen, työpisteiden, neuvottelutilojen ja henkilöstökapasiteetin hallintaan. Organisaatiomme on korona-aikana työskennellyt etänä, ja nyt tietopyynnön kohteena olevan ratkaisun avulla on tavoitteena mahdollistaa hallittu toimistolle paluu ja siihen liittyvät tila- ja henkilöstökapasiteetin hallinta. Ratkaisun avulla on tarkoitus hallinnoida tilojen täyttöastetta ja ammattikuntien/osaajaryhmien sijoittelua ja aikatauluttamista siten, että organisaatiomme säilyttää toimintakykynsä myös mahdollisen altistumistapauksen jälkeen. Ratkaisun ensisijainen tarve on siis mahdollistaa turvallinen toimistolle paluu, mutta samaa alustaa voidaan ominaisuuksien salliessa käyttää myös muihin toimitilojen hallintaan liittyen. Tällä tietopyynnöllä selvitämme tarpeisiimme sopivien järjestelmien markkinatilannetta, toiminnallisia ja teknisiä ominaisuuksia, toimittajien hinnoitteluperiaatteita sekä hintatasoa. Haemme tietoa käyttötarkoitukseemme soveltuvista ratkaisuista toteutustapariippumattomasti. Olemme kiinnostuneet kuulemaan sekä toiminnallisuuksiltaan laajoista että suppeammista ratkaisuista, ja niiden kustannuksista. Mikäli teillä on tarjolla useampia vaihtoehtoisia, laajuudeltaan eroavia ratkaisuja, otamme mielellään vastaan tietoja niistä kaikista. Tietopyynnön tarkemmat kysymykset löytyvät liitteeltä. Alla alustavaa kuvausta hakemamme ratkaisun ominaisuuksista. Etsimme tietoa ratkaisuista, joilla on mahdollista seurata tilavarauksia reaaliaikaisesti. Järjestelmässä tulisi olla mahdollista mallintaa organisaation toimitilojen tiedot paikkamäärineen ja kerroksineen. Olemme kiinnostuneet myös mahdollisuudesta työpistekohtaiseen mallinnukseen pohjakuvien perusteella. Varattavissa olevien tilojen määrittely ja varattavien tilojen listalta poistaminen tapahtuisi vapaasti organisaation omana työnä. Järjestelmä käsittelee tilavarausten lisäksi läsnäolokuittauksia, joita varauksen tehneet henkilöt voivat tehdä sovelluksessa. Varausten tekemisen tulisi olla joustavaa siten, että tilavarauksen voi tehdä tunneiksi tai päiviksi. Järjestelmästä on mahdollisuus raportoida tilojen käyttöastetta, varausmääriä ja tarvittaessa selvittää yksittäisen henkilönkin varaus ja sitä kautta muut samaan aikaan samoissa tiloissa oleskelleet. Näin järjestelmää voidaan käyttää hyödyksi mahdollisten tartuntaketjujen jäljittämisessä. Käyttäjien varausten ja läsnäolokuittausten seuraaminen edellyttää käyttäjien tunnistamista esimerkiksi AD-tunnuksella. Etsimäämme ratkaisun tulisi toimia sekä mobiililaitteella että työasemalla. Ratkaisu voi olla sovellus ja/tai selainpohjainen.