PRH:n sähköinen arkistointipalvelu (PRH/1736/28/2020)

Tavoitteena oli hankkia palveluna (SaaS) käyttäjäystävällinen arkistojärjestelmäratkaisu, joka sisältää kaikki hankintamenettelyn aikana määritellyt arkistojärjestelmän toiminnallisuudet. Tavoitetilassa arkistojärjestelmäratkaisu kokoaa PRH:n säilytettävän aineiston digitaaliseen muotoon, josta voidaan jatkossa siirtää aineistoja Kansallisarkiston pitkäaikaissäilytykseen (SAPA). Hankittava ratkaisu tukee osaltaan toimintatapojen yhtenäistämistä, mm. aineistojen siirtämistä säilytykseen tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja aineistojen metatietojen käsittelyä. Tarkemmat tiedot järjestelmästä on esitetty tarjouspyynnön liitteissä 1.1 – 1.10. Hankinta kattaa tarjouspyynnössä määritellyn kokonaisuuden käyttöönottoprojektin transitioineen, jatkuvat palvelut sekä jatkokehityspalvelut, joilla palveluun voidaan lisätä uusia ominaisuuksia.

Hankinnan kohteena palveluna (SaaS) toimitettava käyttäjäystävällinen arkistojärjestelmäratkaisu, joka sisältää kaikki hankintamenettelyn aikana määritellyt arkistojärjestelmän toiminnallisuudet. Tavoitetilassa arkistojärjestelmäratkaisu kokoaa PRH:n säilytettävän aineiston digitaaliseen muotoon, josta voidaan jatkossa siirtää aineistoja Kansallisarkiston pitkäaikaissäilytykseen (SAPA). Hankittava ratkaisu tukee osaltaan toimintatapojen yhtenäistämistä, mm. aineistojen siirtämistä säilytykseen tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja aineistojen metatietojen käsittelyä. Tarkemmat tiedot järjestelmästä on esitetty tarjouspyynnöstä liitteineen. Arkistonninkohteena oleva tämän hetkinen kokonaisuus koostuu sähköisistä asiointipalveluista (YTJ sähköinen asiointi, Yhdistysrekisterin sähköinen asiointi Syke), operatiivisista käsittelyjärjestelmistä (YTJ operatiivinen järjestelmä, Kaupparekiserin operatiivinen käsittelyjärjestelmä Rekku, Yhdistysrekisterin operatiivinen käsittelyjärjestelmä Aate) sekä tietopalvelujärjestelmistä (Kauppa- Säätiö- ja Yrityskiinnitysrekisterin tietopalvelu Virre, Yhdistysrekisterin tietopalvelu Yrtti sekä kansainväliset tietopalvelut EBR ja BRIS). Selvyyden vuoksi todetaan, että edellä PRH voi jatkossa laajentaa tai supistaa palveluiden kohdetta siten, että esimerkiksi jokin sen yksittäinen osa lisätään tai poistetaan. Hankintayksikkö harkitsee tilinpäätösten arkistotarpeen myöhemmin. Hankinta kattaa tarjouspyynnössä määritellyn kokonaisuuden käyttöönottoprojektin transitioineen, jatkuvat palvelut sekä jatkokehityspalvelut, joilla palveluun voidaan lisätä uusia ominaisuuksia.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska taloudellisista, teknisistä ja tuotannollisista syistä yhden kokonaisuuden malli on hankintayksikön kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin.