Verkkoajanvarauspalvelun suorahankinta (Covid-19) / SAG Flowmedik Oy / 26.2.2021 alkaen toistaiseksi

Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä tekee suorahankinnan Siun soten käyttöön tulevasta verkkoajanvarauspalvelusta SAG Flowmedik Oy:n kanssa sopimuskaudelle 26.2.2021 alkaen jatkuen toistaiseksi voimassaolevana. Siun soten potilastietojärjestelmätoimittajan tuottamassa ajanvarausohjelmassa on todettu 11.2.2021 ja 19.2.2021 sellaisia äkillisiä teknisiä ongelmia, joita on yritetty ratkaista yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa ja joihin hankintayksikkö ei ole voinut vaikuttaa, eikä hankintayksikkö ole voinut kohtuudella niitä ennakoida. Koronarokotuksien verkkoajanvaraus -toiminnallisuus on kahdesti osoittautunut viikon aikana toimintakelvottomaksi siihen kohdistuneen poikkeuksellisen suuren kuorman vuoksi. Tekninen ongelma on luonteeltaan sellainen, että sitä ei voida korjata suurta kuormitusta kestäväksi palvelulta vaadittavassa ajassa vaan vaatisi pitkäkestoista tuotekehitystä ja ohjelmiston rakenteen muutoksia. 26.2.2021 tehdyssä palvelujen kuormitustesteissä ei nykyinen ajanvarausohjelma ole kyennyt toimimaan tehtyjen korjaustenkaan jälkeen useiden samanaikaisten käyttäjien aikana. Verkkoajanvarausohjelmiston toimimattomuus on johtanut suureen määrään puheluita. Puhelinpalveluun on jouduttu osoittamaan kymmeniä sote-ammattilaisia, mistä puolestaan on aiheutunut kuntayhtymälle kohtuutonta haittaa. Koska koronarokotuksien ajanvarauksen sujuva hoitaminen on merkityksellistä sekä alueen asukkaiden sujuvan ja yhdenvertaisen palveluvelvoitteenkin toteuttamiseksi, mutta myös kustannusten hallinnan vuoksi, on korvaava järjestelmä hankittava suorahankintana, siten että palvelu olisi käytettävissä viimeistään viikon kuluttua. Ajanvarausjärjestelmän toteuttaminen ja käyttäminen nopeuttaa olennaisesti rokotusten antamista. Ainoa keino toteuttaa ajanvarausjärjestelmä koronavirusepidemian edellyttämässä aikataulussa on tehdä suorahankinta SAG Flowmedik Oy:n kanssa. Hankittavalta palvelulta edellytetään erityistä toimintavarmuutta ja suurta samanaikaisten käyttäjien kuorman sietokykyä, sekä kokemusta sosiaali- ja terveydenhuollon ajanvarauspalvelujen tuottamisesta, mutta myös GDPR:n ja henkilötietojen käsittelystä annettujen normien mukaista palvelua. Hankintaa tehdessä on huomioitu edellä mainitut rajoitteet, minkä vuoksi tarjousta on pyydetty SAG Flowmedik Oy:lta. SAG Flowmedik ePalvelut ovat verkkoselaimen kautta käytettävissä olevia palveluja, jotka tuotetaan SaaS -palveluna (ei vaadi erillistä asennusta tai integraatiota). Tiedot säilytetään kryptatussa formaatissa. Palvelua voidaan käyttää tietokoneen, tabletin tai älypuhelimen kautta. Palvelun raporttinäkymät voidaan tuoda mm. asiakkaan Intranettiin tai julkisille verkkosivuille näkyväksi ja on ajanvarauksia tekevälle kuntalaiselle helppokäyttöinen. Flowmedik noudattaa ICT- toimialan hyväksyttyjä käytäntöjä tietoturvaan ja tietosuojaan liittyen. Toimintamallit ja käytännön tekeminen ovat suunniteltu siten, että niiden avulla varmistetaan toiminta mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti (2016/679 GDPR) soveltaen erityisesti oikeaoppista toimintaa henkilötietojen käsittelyssä. Flowmedik käsittelee asiakkaiden henkilötietoja ainoastaan asiakkaan pyynnöstä tukipalvelun, järjestelmäpäivitysten ja käyttöönoton sitä edellyttäessä. Flowmedikin pilvipalvelut täyttävät kaikilta osa-alueiltaan PiTuKri:n (Pilvipalveluiden turvallisuuden arviointikriteeristö) asettamat vaatimukset TL IV tietotyypin ja Salassa pidettävät henkilötiedot -tietotyypin vaatimuksia noudattaen. Flowmedikin sovelluskehityksen elinkaaren hallinta noudattaa IEC 62304 standardia.

Hankintayksiköllä on oikeus tehdä suorahankinta seuraavin perustein: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 5 luku 40 § Suorahankinta Sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.